De 8 belangrijke stappen in de boekhoudcyclus

De acht-staps boekhoudcyclus is belangrijk om bewust te zijn voor alle soorten boekhouders. Het verdeelt het hele proces van de verantwoordelijkheden van een boekhouder in acht basisstappen. Veel van deze stappen worden vaak geautomatiseerd via boekhoudsoftware en technologieprogramma's. Het handmatig kennen en gebruiken van de stappen kan echter essentieel zijn voor accountants in kleine bedrijven die met minimale technische ondersteuning aan de boeken werken.

Wat is de boekhoudcyclus?

De boekhoudcyclus is een basisproces in acht stappen voor het voltooien van de boekhoudingstaken van een bedrijf. Het biedt een duidelijke gids voor de registratie, analyse en eindrapportage van de financiële activiteiten van een bedrijf.

De boekhoudcyclus wordt volledig gebruikt gedurende één volledige rapportageperiode. Dus georganiseerd blijven gedurende het tijdsbestek van het proces kan een belangrijk element zijn dat helpt om de algehele efficiëntie te handhaven. Boekhoudcyclusperioden verschillen per rapportagebehoefte. De meeste bedrijven proberen hun prestaties op maandelijkse basis te analyseren, hoewel sommige zich mogelijk meer richten op kwartaal- of jaarresultaten. Hoe dan ook, de meeste boekhouders zullen zich van dag tot dag bewust zijn van de financiële positie van het bedrijf. Over het algemeen is het bepalen van de hoeveelheid tijd voor elke boekhoudcyclus belangrijk omdat het specifieke datums bepaalt voor het openen en sluiten. Zodra een boekhoudcyclus wordt afgesloten, begint een nieuwe cyclus, waarbij het achtstaps boekhoudproces opnieuw wordt gestart.

Belangrijkste leerpunten

• De boekhoudcyclus is een proces dat is ontworpen om de financiële boekhouding van bedrijfsactiviteiten voor ondernemers gemakkelijker te maken.
• Er zijn meestal acht stappen te volgen in een boekhoudcyclus.
• Het afsluiten van de boekhoudcyclus biedt bedrijfseigenaren uitgebreide rapportage van financiële prestaties die wordt gebruikt om het bedrijf te analyseren.

Inzicht in de 8-staps boekhoudcyclus

De acht-staps boekhoudcyclus begint met het individueel registreren van elke bedrijfstransactie en eindigt met een uitgebreid rapport van de activiteiten van het bedrijf voor de aangegeven cyclustijd. Veel bedrijven gebruiken boekhoudsoftware om de boekhoudcyclus te automatiseren. Hierdoor kunnen accountants cyclusdatums programmeren en geautomatiseerde rapporten ontvangen. Afhankelijk van het systeem van elk bedrijf kan meer of minder technische automatisering worden gebruikt. Doorgaans zal boekhouding enige technische ondersteuning inhouden, maar een boekhouder kan nodig zijn om op verschillende punten in te grijpen in de boekhoudcyclus.

Elk individueel bedrijf zal gewoonlijk de achtstaps boekhoudcyclus op bepaalde manieren moeten aanpassen om te passen bij het bedrijfsmodel en de boekhoudprocedures van hun bedrijf. Wijzigingen voor boekhouding op transactiebasis versus boekhouding in contanten zijn meestal een belangrijk punt van zorg. Bedrijven kunnen ook kiezen tussen single-entry accounting en double-entry accounting. Dubbele boekhouding is vereist voor bedrijven die alle drie de belangrijkste financiële overzichten, de resultatenrekening, balans en kasstroomoverzicht samenstellen.

8 stappen van de boekhoudcyclus

De acht stappen van de boekhoudcyclus omvatten het volgende:

1. Identificeer transacties: de eerste stap in de boekhoudcyclus is het identificeren van transacties. Bedrijven zullen gedurende de hele boekhoudcyclus veel transacties hebben. Elk exemplaar moet correct worden vastgelegd in de boeken van het bedrijf. Administratie is essentieel voor het registreren van alle soorten transacties. Veel bedrijven zullen point-of-sale-technologie gebruiken die gekoppeld is aan hun boeken om verkooptransacties te registreren. Naast de verkoop zijn er ook uitgaven die in veel variëteiten kunnen voorkomen.

2. Registreer transacties in een journaal: de tweede stap in de cyclus is het maken van journaalboekingen voor elke transactie. Point-of-sale technologie kan helpen stappen één en twee te combineren, maar bedrijven moeten ook hun uitgaven bijhouden. De keuze tussen opbouw en kasboekhouding bepaalt wanneer transacties officieel worden geregistreerd. Houd er rekening mee dat bij boekhouding op transactiebasis inkomsten en uitgaven moeten worden gekoppeld, dus beide moeten op het moment van verkoop worden geboekt. Cash accounting vereist dat transacties worden geregistreerd wanneer contant geld wordt ontvangen of betaald. Bij dubbele boekhouding moeten bij elke transactie twee boekingen worden geregistreerd om een ​​grondig ontwikkelde balans te beheren, samen met een winst- en verliesrekening en een kasstroomoverzicht. Bij dubbele boekhouding heeft elke transactie een debet en een krediet gelijk aan elkaar. Eenmalige boekhouding is vergelijkbaar met het beheren van een chequeboek. Het geeft een rapport van saldi maar vereist geen meerdere invoer.

3. Boeking: zodra een transactie als journaalboeking is geregistreerd, moet deze op een rekening in het grootboek worden geboekt. Het grootboek geeft een overzicht van alle boekhoudactiviteiten per account. Hiermee kan een boekhouder financiële posities en statussen per account volgen. Een van de meest voorkomende rekeningen in het grootboek is de contantrekening die aangeeft hoeveel contant geld beschikbaar is.

4. Niet-aangepast proefsaldo: aan het einde van de boekhoudperiode wordt een proefsaldo berekend als de vierde stap in de boekhoudcyclus. Een proefsaldo vertelt het bedrijf zijn niet-gecorrigeerde saldi in elke account. Het niet-gecorrigeerde proefevenwicht wordt vervolgens overgedragen naar de vijfde stap voor testen en analyse.

5. Werkblad: het analyseren van een werkblad en het identificeren van bijgestelde invoer vormt de vijfde stap in de cyclus. Er wordt een werkblad gemaakt en gebruikt om ervoor te zorgen dat afschrijvingen en credits gelijk zijn. Als er verschillen zijn, moeten er aanpassingen worden gedaan. Naast het identificeren van fouten, kunnen aanpassingen nodig zijn voor het afstemmen van opbrengsten en kosten bij het gebruik van boekhouding op transactiebasis.

6. Journaalboekingen aanpassen: in de zesde stap maakt een boekhouder aanpassingen. Aanpassingen worden waar nodig als journaalboekingen geregistreerd.

7. Jaarrekening: nadat het bedrijf alle aanpassingen heeft gemaakt, genereert het vervolgens zijn jaarrekening in de zevende stap. Voor de meeste bedrijven bevatten deze overzichten een winst- en verliesrekening, balans en kasstroomoverzicht.

8. De boeken sluiten: ten slotte beëindigt een bedrijf de boekhoudcyclus in de achtste stap door zijn boeken aan het einde van de dag te sluiten op de opgegeven sluitingsdatum. De slotverklaringen bieden een rapport voor analyse van de prestaties over de periode. Na sluiting begint de boekhoudcyclus opnieuw vanaf het begin met een nieuwe rapportageperiode. Bij het sluiten is meestal een goed moment om papierwerk in te dienen, de volgende rapportageperiode te plannen en een kalender met toekomstige gebeurtenissen en taken te bekijken.

Het komt neer op

Het acht-staps boekhoudproces maakt boekhouding eenvoudiger voor boekhouders en drukke ondernemers. Het kan helpen om het giswerk uit de weg te ruimen voor het omgaan met boekhoudactiviteiten. Het helpt ook om consistentie, nauwkeurigheid en efficiënte analyse van financiële prestaties te garanderen.