Klein geld
Een kleingeldfonds is een kleine hoeveelheid contant geld dat voorhanden is om kleine kosten te betalen, zoals kantoorbenodigdheden of vergoedingen. Een kleingeldfonds zal periodieke afstemmingen ondergaan, waarbij transacties ook worden opgenomen in de jaarrekening. Er kan in elke afdeling een klein geldfonds zijn, wat een lade of doos kan zijn voor grotere bedrijven.
Belangrijkste leerpunten
- Klein geld of het kleine geldfonds is een kleine hoeveelheid contant geld dat wordt gebruikt om onkosten te betalen om een cheque te kunnen schrijven.
- Er is mogelijk een kleine kassalade of -box in elke afdeling voor grotere bedrijven.
- Een klein geldfonds kan worden gebruikt voor kantoorbenodigdheden, kaarten voor klanten, bloemen, het betalen van een verzorgde lunch voor werknemers of het vergoeden van onkosten aan werknemers.
Petty Cash begrijpen
Kleine contante transacties bieden gemak voor kleine transacties waarvoor het uitgeven van een cheque onredelijk of onaanvaardbaar is. De kleine hoeveelheid contant geld die een bedrijf als klein beschouwt, zal variëren, waarbij veel bedrijven tussen $ 50 en $ 200 houden als een klein geldfonds. Voorbeelden van transacties waarvoor een klein geldfonds wordt gebruikt, zijn onder meer:
- Kantoor artikelen
- Kaarten voor klanten
- bloemen
- Betalen voor een verzorgde lunch voor een kleine groep werknemers
- Een werknemer vergoeden voor kleine werkgerelateerde kosten
Er worden kleine beheerders van kasgeldfondsen aangesteld om toezicht te houden op het fonds. De bewaarplicht omvat over het algemeen de handhaving van regels en voorschriften voor kleine geldbedragen, het aanvragen van aanvullingen en het verstrekken van geld.
Speciale overwegingen
Het kleine kasfonds wordt periodiek verzoend om te controleren of het saldo van het fonds correct is. Doorgaans, als het kleine kassaldo naar een vooraf ingesteld niveau daalt, vraagt de bewaarder om extra contant geld van de kassier. Op dit moment wordt het totaal van alle ontvangsten berekend om ervoor te zorgen dat het overeenkomt met de uitbetaalde middelen uit de kleine kassalade. Als er nieuw geld nodig is, schrijft de kassier een nieuwe cheque om de kleine kassalade te financieren en neemt in ruil daarvoor de ontvangsten van de aankopen die het geld hebben opgebruikt.
Het afstemmingsproces zorgt ervoor dat het resterende saldo van het fonds gelijk is aan het verschil tussen het oorspronkelijke saldo minus kosten vermeld op ontvangsten en facturen. Als het resterende saldo kleiner is dan het zou moeten zijn, is er een tekort. Als het resterende saldo meer is dan het zou moeten zijn, is er een overschot. Hoewel er kleine variaties kunnen zijn, moet de bron van de discrepantie worden geïdentificeerd en gecorrigeerd wanneer deze onevenwichtig is.
De Internal Revenue Service (IRS) beveelt aan om kleine kasbonnen in te dienen en aan kwitanties toe te voegen om kleine kaskosten te registreren en te documenteren.
Vereisten voor kleine contanten
Het gebruik van een kleingeldfonds omzeilt bepaalde interne controles. De beschikbaarheid van klein geld betekent niet dat het voor elk doel en voor iedereen toegankelijk is. Veel bedrijven hanteren strikte interne controles om het fonds te beheren. Vaak zijn beperkte personen gemachtigd om uitbetalingen goed te keuren en kunnen dit alleen doen voor kosten die verband houden met legitieme bedrijfsactiviteiten of -activiteiten.
Een kleine kassier kan worden toegewezen om de cheque uit te geven om de kleine kassalade te financieren en de juiste boekhoudkundige gegevens in te voeren. De kleine geldbewaarder is belast met het verdelen van de contanten en het verzamelen van ontvangsten voor alle aankopen of elk gebruik van de fondsen. Naarmate het kleine contante totaal daalt, moeten de inkomsten toenemen en gelijk zijn aan het totale opgenomen bedrag.
Door een kleine geldkassier en een kleine geldbewaarder te hebben, helpt het dubbele proces om de fondsen veilig te houden en ervoor te zorgen dat alleen degenen die bevoegd zijn er toegang toe hebben.
Klein geld opnemen
Wanneer een kleingeldfonds wordt gebruikt, worden kleingeldtransacties nog steeds opgenomen in de jaarrekening. Er worden geen journaalboekingen geboekt wanneer aankopen worden gedaan met kleine contanten, het is alleen wanneer de bewaarder meer contant geld nodig heeft - en in ruil voor de ontvangsten, nieuwe middelen ontvangt - dat de journaalboekingen worden geregistreerd. De journaalboeking voor het geven van meer geld aan de bewaarder is een debet aan het kleingeldfonds en een tegoed aan contant geld.
Als er een tekort of een overschot is, wordt een journaalregelboeking geregistreerd op een over / short-account. Als het kleingeldfonds voorbij is, wordt een krediet ingevoerd om een winst te vertegenwoordigen. Als het kleingeldfonds kort is, wordt een debet ingevoerd om een verlies te vertegenwoordigen. De boven- of korte rekening wordt gebruikt om het fonds geforceerd in evenwicht te brengen na afstemming.
Vergelijk beleggingsrekeningen Aanbieder Naam Beschrijving Adverteerder Openbaarmaking × De aanbiedingen die in deze tabel worden weergegeven, zijn afkomstig van samenwerkingsverbanden waarvan Investopedia een vergoeding ontvangt.