Boekhoud Informatie Systeem (AIS)

Wat is een Accounting Information System (AIS)?

Een boekhoudinformatiesysteem (AIS) omvat het verzamelen, opslaan en verwerken van financiële en boekhoudgegevens die door interne gebruikers worden gebruikt om informatie aan investeerders, crediteuren en belastingautoriteiten te rapporteren. Het is over het algemeen een computermethode voor het volgen van boekhoudactiviteiten in combinatie met IT-bronnen. Een AIS combineert traditionele boekhoudmethoden, zoals het gebruik van algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes (GAAP), met moderne informatietechnologiebronnen.

Hoe een Accounting Information Systems (AIS) wordt gebruikt

Een boekhoudinformatiesysteem bevat verschillende elementen die belangrijk zijn in de boekhoudcyclus. Hoewel de informatie in een systeem varieert per branche en bedrijfsgrootte, bevat een typische AIS gegevens met betrekking tot inkomsten, uitgaven, klantinformatie, werknemersinformatie en belastinginformatie. Specifieke gegevens omvatten verkooporders en analyserapporten, inkoopaanvragen, facturen, chequeregisters, inventaris, loonlijst, grootboek, proefsaldo en informatie over de financiële overzichten.

Een boekhoudinformatiesysteem moet een database-structuur hebben om informatie op te slaan. Deze databasestructuur is meestal geprogrammeerd met query-taal die tabel- en gegevensmanipulatie mogelijk maakt. Een AIS heeft talloze velden om gegevens in te voeren en om eerder opgeslagen gegevens te bewerken. Bovendien zijn boekhoudinformatiesystemen vaak zeer beveiligde platforms met preventieve maatregelen tegen virussen, hackers en andere externe bronnen die proberen informatie te verzamelen. Cybersecurity wordt steeds belangrijker omdat steeds meer bedrijven hun gegevens elektronisch opslaan.

De verschillende uitgangen van een boekhoudinformatiesysteem illustreren de veelzijdigheid van zijn datamanipulatiemogelijkheden. Een AIS produceert rapporten met inbegrip van verouderingsrapporten van debiteuren op basis van klantinformatie, afschrijvingsschema's voor vaste activa en proefsaldi voor financiële rapportage. Klantenlijsten, belastingberekeningen en voorraadniveaus kunnen ook worden gereproduceerd. Correspondenties, memo's of presentaties zijn echter niet opgenomen in de AIS omdat deze items niet direct gerelateerd zijn aan de financiële rapportage of boekhouding van een bedrijf.

Voordelen van boekhoudinformatiesystemen

Interdepartementale interface

Een boekhoudinformatiesysteem streeft naar een interface tussen meerdere afdelingen. Binnen het systeem kan de verkoopafdeling het verkoopbudget uploaden. Deze informatie wordt door het voorraadbeheersteam gebruikt om voorraadtellingen uit te voeren en materialen te kopen. Bij aankoop van inventaris kan het systeem de afdeling crediteuren op de hoogte brengen van de nieuwe factuur. Een AIS kan ook informatie over een nieuwe bestelling delen, zodat de afdelingen productie, verzending en klantenservice op de hoogte zijn van de verkoop.

Interne controles

Een integraal onderdeel van boekhoudinformatiesystemen heeft betrekking op interne controles. Beleid en procedures kunnen in het systeem worden geplaatst om ervoor te zorgen dat gevoelige klant-, verkoper- en bedrijfsinformatie binnen een bedrijf wordt onderhouden. Door het gebruik van fysieke toegangsgoedkeuringen, inlogvereisten, toegangslogboeken, autorisaties en functiescheiding kunnen gebruikers worden beperkt tot alleen de relevante informatie die nodig is om hun zakelijke functie uit te voeren.

Vergelijk beleggingsrekeningen Aanbieder Naam Beschrijving Adverteerder Openbaarmaking × De aanbiedingen die in deze tabel worden weergegeven, zijn afkomstig van samenwerkingsverbanden waarvan Investopedia een vergoeding ontvangt.

Gerelateerde termen

Hoe grootboeken werken Een grootboek vertegenwoordigt het archiveringssysteem voor de financiële gegevens van een bedrijf met debet- en creditaccountgegevens gevalideerd door een proefsaldo. meer Wat is cybersecurity? Cybersecurity verwijst naar de maatregelen die zijn genomen om elektronische informatie privé te houden, variërend van persoonlijke bescherming tot complexe overheidsbescherming. meer Data Warehousing: elektronische opslag begrijpen Datawarehousing is de elektronische opslag van een grote hoeveelheid informatie door een bedrijf, op een manier die veilig, betrouwbaar, gemakkelijk op te halen en gemakkelijk te beheren is. meer Managementadministratie Definitie Managementadministratie is de praktijk van het analyseren en communiceren van financiële gegevens aan managers, die de informatie gebruiken om zakelijke beslissingen te nemen. meer Facturen begrijpen Een factuur is een handelsdocument dat een transactie specificeert en registreert tussen een koper en een verkoper. Als goederen of diensten op krediet zijn gekocht, vermeldt de factuur meestal de voorwaarden van de deal en geeft informatie over de beschikbare betaalmethoden. meer Interne auditdefinitie Een interne audit biedt risicobeheer en evalueert de effectiviteit van de interne controles, corporate governance en boekhoudprocessen van een bedrijf. meer partnerlinks