Opgelopen kosten versus te betalen rekeningen: wat is het verschil?

Bedrijven moeten uitgaven die ze in het verleden hebben gedaan of die in de toekomst verschuldigd zijn, verwerken. Boekhouding op transactiebasis is een methode om dergelijke geaccumuleerde betalingen te volgen, hetzij als te betalen kosten of te betalen rekeningen. Overlopende kosten zijn verplichtingen die zich in de loop van de tijd hebben opgebouwd en die moeten worden betaald. Te betalen rekeningen zijn daarentegen kortlopende schulden die in de nabije toekomst zullen worden betaald. Hieronder gaan we dieper in op elk type balanspost.

Belangrijkste leerpunten

• Overlopende kosten zijn verplichtingen die zich in de loop van de tijd hebben opgebouwd en die moeten worden betaald.
• Overlopende kosten worden beschouwd als kortlopende verplichtingen, omdat de betaling meestal binnen één jaar na de transactiedatum moet worden betaald.
• Te betalen rekeningen zijn kortlopende verplichtingen die in de nabije toekomst zullen worden betaald.

Opgelopen kosten

Overlopende kosten (ook wel overlopende passiva genoemd) zijn betalingen die een bedrijf in de toekomst moet betalen waarvoor reeds goederen en diensten zijn geleverd. Deze soorten uitgaven worden op de balans gerealiseerd en zijn meestal kortlopende verplichtingen. Overlopende passiva worden aangepast en op de balans opgenomen aan het einde van elke boekhoudperiode; aanpassingen worden gebruikt om goederen en diensten te documenteren die zijn geleverd maar nog niet zijn gefactureerd.

Voorbeelden van lopende kosten zijn:

• Hulpprogramma's gebruikt voor de maand maar een factuur is nog niet ontvangen voor het einde van de periode
• Lonen die zijn gemaakt, maar betalingen moeten nog aan werknemers worden gedaan
• Diensten en goederen verbruikt, maar er is nog geen factuur ontvangen

De term "opgebouwd" betekent verhogen of accumuleren. Wanneer een bedrijf kosten maakt, betekent dit dat het aandeel onbetaalde rekeningen toeneemt. Volgens de boekhoudmethode op transactiebasis worden uitgaven opgenomen wanneer ze worden gemaakt, niet noodzakelijk wanneer ze worden betaald.

Accounts te betalen

Schulden (AP), soms eenvoudigweg aangeduid als "schulden", zijn doorlopende kosten van een bedrijf, meestal kortlopende schulden die in een bepaalde periode moeten worden afbetaald om wanbetaling te voorkomen. Ze worden beschouwd als kortlopende verplichtingen omdat de betaling meestal binnen een jaar na de datum van de transactie moet worden betaald. Schulden worden op de balans opgenomen wanneer het bedrijf goederen of diensten op krediet koopt.

Opgelopen kosten worden op de balans aan het einde van de boekhoudperiode van een bedrijf gerealiseerd wanneer ze worden opgenomen door journaalposten in het grootboek aan te passen.

Te betalen rekeningen is het totale bedrag aan kortlopende verplichtingen of schulden die een bedrijf aan zijn crediteuren moet betalen voor goederen of diensten die op krediet zijn gekocht. Anderzijds zijn opgebouwde kosten de totale verplichting die verschuldigd is voor goederen en diensten die door het bedrijf zijn verbruikt of ontvangen maar nog niet zijn gefactureerd.

Opgelopen kosten versus te betalen rekeningen: voorbeeld

Overweeg bijvoorbeeld een bedrijf dat op de eerste dag van de volgende maand salarissen betaalt aan zijn werknemers voor de diensten die in de voorgaande maand zijn ontvangen. Dus, een werknemer die heel juni in het bedrijf werkte, wordt in juli uitbetaald. Aan het einde van het jaar op 31 december, als de winst-en-verliesrekening van de onderneming alleen de uitbetalingen van het salaris erkent, zullen de te betalen kosten uit de diensten van de medewerkers voor december worden weggelaten.

Stel je daarentegen voor dat een bedrijf een factuur van $ 500 krijgt voor kantoorbenodigdheden. Wanneer de AP-afdeling de factuur ontvangt, registreert deze een debet van $ 500 in het veld crediteuren en een tegoed van $ 500 aan kantoorkosten. Dientengevolge, als iemand naar het saldo in de categorie te betalen rekeningen kijkt, ziet hij het totale bedrag dat het bedrijf aan al zijn leveranciers en kortlopende geldschieters verschuldigd is. Het bedrijf schrijft vervolgens een cheque uit om de rekening te betalen, dus de accountant voert een $ 500 debitering op de betaalrekening in en voert een tegoed van $ 500 in de kolom crediteuren in.