Het W-9-formulier invullen

Als u werkt als freelancer of onafhankelijke aannemer, zouden de meeste van uw klanten u moeten vragen om IRS-formulier W-9 in te vullen, Verzoek om belastingidentificatienummer en certificering. Dit formulier helpt bedrijven belangrijke informatie van hun leveranciers te ontvangen om informatierendementen voor de IRS voor te bereiden. Bedrijven moeten informatieretournering indienen met Form 1099-MISC wanneer ze een freelancer of onafhankelijke contractant in totaal $ 600 of meer betalen gedurende het jaar (zie Het doel van 1099 formulieren ).

Uw klanten zullen de informatie op uw W-9 gebruiken om uw naam, bedrijfsnaam, adres en belastingbetaleridentificatienummer (TIN) op de 1099-MISC te zetten die zij over u bewaren. Zij sturen eind januari een kopie van 1099-MISC naar de IRS en een andere kopie naar u toe, na het einde van het belastingjaar.

Andere omstandigheden waarvoor u mogelijk wordt gevraagd om een ​​W-9 in te vullen, zijn onder meer:

• bepaalde onroerendgoedtransacties
• betaalde hypotheekrente
• verwerving of afstand van beveiligd eigendom
• kwijtschelding van schulden
• bijdragen aan een individuele pensioenregeling (IRA)

(Lees het doel van het W-9-formulier voor meer informatie over het gebruik ervan - en wanneer u zich moet afvragen of u er een moet ondertekenen.)

Stapsgewijze aanwijzingen

Formulier W-9 is een van de gemakkelijkste in te vullen IRS-formulieren, maar als u zich nerveus maakt, hoeft u zich geen zorgen te maken. We helpen u op de juiste manier om het te voltooien.

Stap 1: Voer uw naam in zoals weergegeven op uw belastingaangifte. Makkelijk toch?

Stap 2: Voer uw bedrijfsnaam of de naam 'genegeerde entiteit' in, indien deze afwijkt van de naam die u hebt ingevoerd voor stap 1. U bent bijvoorbeeld een eenmanszaak, maar voor marketingdoeleinden gebruikt u uw persoonlijke naam niet als uw Bedrijfsnaam; in plaats daarvan "doet u zaken als" een andere naam. Je zou die naam hier invoeren. Wat betreft het deel van de genegeerde entiteit, als u niet weet wat het is, bent u waarschijnlijk niet één. Het meest voorkomende genegeerde entiteitstype is een naamloze vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Eenmanszaken en S-vennootschappen worden nooit geclassificeerd als genegeerde entiteiten.

Stap 3: Welk type bedrijfsentiteit bent u voor federale belastingclassificatie: eenmanszaak, vennootschap, C-vennootschap, S-vennootschap, trust / estate, vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of “andere”? Vink het juiste vakje aan. Als u niet zeker bent, bent u waarschijnlijk een eenmanszaak, omdat u veel papierwerk had moeten indienen om een ​​van de andere entiteiten te worden.

Stap 4: Vrijstellingen. De kans is groot dat u deze vakken leeg laat. Hier zijn een paar uitzonderingen:

1. Ontvangers die zijn vrijgesteld van het inhouden van back-ups, zoals bedrijven (in de meeste gevallen), moeten mogelijk een code invoeren in het vak 'Code vrijgestelde begunstigde'. In de instructies op het formulier W-9 staan ​​de vrijgestelde begunstigden en hun codes en de soorten betalingen waarvoor deze codes moeten worden gebruikt. Bedrijven die een W-9 invullen voor ontvangst van rente- of dividendbetalingen, voeren bijvoorbeeld code "5" in.

2. Ontvangers die zijn vrijgesteld van rapportage op grond van de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) moeten mogelijk een code invoeren in het vak "Vrijstelling van FATCA-meldingscode". Geen van deze vakken is van toepassing op de typische onafhankelijke aannemer of freelancer.

Stap 5: Geef uw adres, woonplaats, staat en postcode op. Wat als uw thuisadres verschilt van uw bedrijfsadres? Welk adres moet u opgeven op formulier W-9? Gebruik het adres dat u zult gebruiken op uw belastingaangifte. Als u bijvoorbeeld een eenmanszaak bent die kantoorruimte huurt, maar u uw belastingaangifte indient met uw thuisadres, voert u uw thuisadres in op formulier W-9 zodat de IRS geen problemen heeft om uw 1099's te matchen met uw 1040-formulier .

Stap 6: In deze optionele stap kunt u de naam en het adres van de aanvrager opgeven. Misschien wilt u dit vak invullen om bij te houden aan wie u uw fiscaal identificatienummer hebt verstrekt.

Stap 7: De IRS noemt deze sectie deel I, waardoor u zich moet afvragen wat al die stappen zijn die u zojuist hebt uitgevoerd. Hier moet u het belastingidentificatienummer van uw bedrijf opgeven, ofwel uw individuele sofi-nummer (SSN) als u een eenmanszaak bent, of uw werkgeveridentificatienummer (EIN) als u een ander type bedrijf bent. Nu hebben sommige eenmanszaken ook EIN's, maar de IRS geeft er de voorkeur aan dat eenmansbedrijven hun SSN's gebruiken op formulier W-9. Nogmaals, als u dit doet, wordt het eenvoudiger om 1099's die u ontvangt te koppelen aan uw belastingaangifte, die u onder uw SSN zult indienen.

Wat als uw bedrijf nieuw is en geen EIN heeft? U kunt nog steeds formulier W-9 invullen. De IRS zegt dat u uw nummer moet aanvragen en in de ruimte voor het TIN 'aangevraagd' moet schrijven. U wilt dit nummer zo snel mogelijk krijgen, want totdat u dit doet, wordt u onderworpen aan het inhouden van back-ups. U kunt een EIN aanvragen op de IRS-website. Zie de onderstaande instructies voor stap 8, deel II, voor meer informatie over het achterhouden van back-ups.

Stap 8: In deel II moet u de waarheid van al uw informatie bevestigen voordat u formulier W-9 kunt ondertekenen. Opzettelijk liegen op een belastingformulier kan betekenen dat u een boete moet betalen of naar de gevangenis moet gaan; de IRS rotzooit niet. Voordat u formulier W-9 ondertekent, zijn de verklaringen die u moet certificeren waar, op straffe van meineed:

1. Het nummer op dit formulier is mijn juiste identificatienummer van de belastingbetaler (of ik wacht op een nummer dat aan mij wordt verstrekt).

Als u overweegt een 'geleend', gestolen of verzonnen btw-nummer te gebruiken, denk dan twee keer na voordat u onder ede ligt.

2. Ik ben niet onderworpen aan back-upinhouding omdat: (a) ik ben vrijgesteld van back-upinhouding, of (b) ik niet door de Internal Revenue Service (IRS) op de hoogte ben gebracht dat ik onderworpen ben aan back-upinhouding als gevolg van een verzuim om alle rente of dividenden te melden, of (c) de IRS heeft me laten weten dat ik niet langer onderworpen ben aan back-up.

De meeste belastingbetalers zijn vrijgesteld van het inhouden van back-ups. Als je geen idee hebt waar de IRS het hier over heeft, ben je waarschijnlijk vrijgesteld. Als u niet bent vrijgesteld, heeft de IRS u hiervan op de hoogte gesteld en moet het bedrijf dat u betaalt weten, omdat het verplicht is inkomstenbelasting in te houden op uw loon tegen een vast tarief van 28% en dit naar de IRS te sturen. Overigens, nu weet je nog een goede reden om niet te bedriegen met je belastingaangifte: je moet er misschien een toekomstige klant over vertellen, en dat kan het bedrijf misschien twee keer over je laten nadenken. Item (c) zegt eigenlijk dat als je ooit te maken had met back-uponderhoud, maar dat nu niet meer bent, niemand het hoeft te weten.

3. Ik ben een Amerikaans staatsburger of een andere Amerikaanse persoon.

Als je een inwonende alien bent, ben je vrij. De IRS beschouwt ook het volgende als een "Amerikaanse persoon": een partnerschap, bedrijf, bedrijf of vereniging opgericht of georganiseerd in de Verenigde Staten of onder de wetten van de Verenigde Staten; een binnenlands landgoed; en een binnenlands vertrouwen. Als uw bedrijf een partnerschap is met een buitenlandse partner, zijn er speciale regels van toepassing; lees erover in de instructies om W-9 te vormen. Als u geen Amerikaans staatsburger bent, moet u mogelijk in plaats daarvan formulier W-8 of formulier 8233 invullen.

4. De FATCA-code (s) die op dit formulier zijn ingevuld (indien aanwezig) die aangeven dat ik vrijgesteld ben van FATCA-rapportage is correct.

U hoeft zich hier waarschijnlijk geen zorgen over te maken, wat te maken heeft met de Tax Account Compliance Act.

Nog een paar punten voordat u zich aanmeldt

Formulier W-9 vertelt u om punt 2 hierboven te schrappen als u door de IRS bent geïnformeerd dat u momenteel onderworpen bent aan reserve-inhouding omdat u niet alle rente en dividenden op uw belastingaangifte hebt gemeld.

U kunt item 2 doorhalen als u formulier W-9 invult in verband met een onroerendgoedtransactie. Item 2 is in dit geval niet van toepassing, dus het maakt niet uit of u back-uponderhoud hebt.

Als u de kleine lettertjes in de W-9-instructies aandachtig leest, lijkt dit erop te wijzen dat de meeste mensen dit formulier helemaal niet hoeven te ondertekenen. Over het algemeen hoeft u dit alleen te ondertekenen als de IRS u heeft gemeld dat u eerder een onjuist TIN heeft opgegeven. Technische details opzij, echter, de persoon die u heeft gevraagd om formulier W-9 in te vullen, zal het waarschijnlijk als onvolledig of ongeldig beschouwen als u het niet hebt ondertekend, en veel geluk proberen ze anders te overtuigen.

Retourneren van het formulier

Stuur uw ingevulde formulier W-9 terug naar het bedrijf dat u heeft gevraagd het in te vullen. In het ideale geval levert u het persoonlijk op om uw blootstelling aan identiteitsdiefstal te beperken, maar deze methode is vaak niet praktisch. Mail wordt als relatief veilig beschouwd. Als u het formulier moet e-mailen, codeert u zowel het document als uw e-mailbericht en controleert u driemaal of u het juiste e-mailadres van de ontvanger hebt voordat u uw bericht verzendt. Gratis diensten zijn online beschikbaar om u hierbij te helpen, maar controleer hun reputatie voordat u uw documenten aan hen vertrouwt.

Het komt neer op

Door nauwkeurige informatie over uw formulier te verstrekken, zal W-9 ervoor zorgen dat betalingen die u ontvangt - of andere transacties waarvoor dit formulier nodig is - correct worden gemeld aan de IRS. Als u niet zeker bent van sommige items, zoals de juiste classificatie van uw bedrijf, neemt u contact op met uw accountant of andere financieel adviseur.