Het doel van IRS-formulier 941

Als u werknemers hebt, inclusief uzelf, hebt u verschillende verplichtingen op het gebied van arbeidsbelasting. Deze omvatten bronbelasting en sociale zekerheid en Medicare (VAIS) belastingen op loonstrookjes van werknemers en het betalen van het werkgeversaandeel van VAIS. Behalve voor zeer kleine werkgevers, moeten de loonheffingen elektronisch worden gestort volgens een schema (meestal maandelijks of semi-wekelijks). Deze belastingbetalingen worden driemaandelijks gerapporteerd aan de belastingdienst op formulier 941, de federale belastingaangifte voor de werkgever.

Formulierbeginselen

Formulier 941 is een formulier met twee pagina's dat uit vijf delen bestaat:

• Werkgever informatie. Bovenaan pagina één van het formulier wordt de naam van de werkgever (inclusief een handelsnaam, zo niet de naam van de werkgever), het adres en het identificatienummer van de werkgever (EIN) vermeld. De werkgever moet ook het kwartaal aangeven waarvoor het formulier wordt ingediend: eerste kwartaal (januari, februari en maart), tweede kwartaal (april, mei en juni), derde kwartaal (juli, augustus en september) en vierde kwartaal (oktober, November en december).
• Deel 1. Dit is de kern van het formulier, omdat het het aantal werknemers, de betaalde vergoeding en de verschuldigde belastingen weergeeft. Een uitgebreide beschrijving hiervan vindt u hieronder. Dit deel laat zien of de werkgever belasting verschuldigd is (saldo) of te veel betaalde loonbelasting heeft. Een teveel kan in de loop van het volgende kwartaal worden toegepast of als restitutie worden ontvangen (de keuze wordt in dit deel van het formulier aangegeven).
• Deel 2. Dit deel, bovenaan pagina 2, geeft uitleg over het schema van de belastingdeposito's voor loonheffingen. Het depositoschema voor de meeste werkgevers is ofwel maandelijks (hier wordt een uitsplitsing van de belastingverplichting per maand opgenomen) of halfweekelijks. (Er is de volgende dag een aanbetaling vereist voor belastingen van meer dan $ 100.000; belastingen van minder dan $ 2.500 kunnen worden betaald met het formulier en hoeven niet te worden gestort.) Werkgevers die belastingen storten, leggen hun belastingverplichting voor hun deposito's op schema B van formulier 941 semi-wekelijks uit.
• Deel 3. Dit deel wordt gebruikt om twee vragen over het bedrijf van de werkgever te beantwoorden: of het loon is gesloten of gestopt (en de datum waarop dit gebeurde) en of er seizoensarbeiders zijn (zodat een kwartaalformulier niet voor elk kwartaal vereist is) .
• Deel 4. Als de werkgever wil dat de IRS met een derde spreekt, zoals een CPA, wordt dit deel gebruikt om het telefoonnummer en een zelf gekozen vijfcijferig persoonlijk identificatienummer van de derde in te voeren (aangestelde).
• Deel 5. Dit deel is voor de handtekening van de werkgever. Het bevat ook de datum van ondertekening en een telefoonnummer overdag.

Als een betaalde opsteller het formulier heeft ingevuld, wordt de informatie van de opsteller aan het einde van het formulier opgenomen, waaronder:

• naam
• handtekening
• bedrijfsnaam (of de naam van de opsteller als zelfstandige zonder bedrijfsnaam)
• adres
• BTW-nummer van de voorbereider
• datum van ondertekening
• Werkgever Identificatienummer (EIN) van de opsteller of het bedrijf
• telefoonnummer

Als de aanbetaling niet overeenkomt met het bedrag van de verschuldigde loonbelasting voor het kwartaal, kan een betaling bij het formulier worden gevoegd. Wanneer u een betaling uitvoert met Formulier 941, neemt u Formulier 941-V, Betalingsvoucher, op waarmee de IRS de betaling correct kan verwerken.

Belastingen gerapporteerd op het formulier

Zoals eerder vermeld, wordt deel 2 gebruikt om het bedrag aan belastingen op lonen, fooien en andere vergoedingen te rapporteren. Er zijn vier soorten belastingen:

• inkomstenbelastingen ingehouden op salaris van werknemers (regel 3).
• Sociale lasten op lonen (lijn 5a) of fooien (lijn 5b). Het belastingtarief hierop is 12, 4% (voor zowel het werknemers- als het werkgeversaandeel van deze belasting).
• Medicare belastingen (regel 5c). Het belastingtarief hierop is 2, 9 procent (voor zowel het werkgevers- als werknemersaandeel van deze belasting).
• Aanvullende Medicare-belastingen op belastbare compensatie van meer dan $ 200.000. Het belastingtarief hierop is 0, 9%; het wordt uitsluitend door werknemers betaald.

Voor kleine werkgevers

Een werkgever die voor het jaar loonbelasting van $ 1.000 of minder verschuldigd is (een loonlijst van niet meer dan ongeveer $ 6.000) kan Formulier 944, de jaarlijkse federale belastingaangifte van de werkgever, indienen als hij daartoe IRS toestemming heeft gekregen. Bel 800-829-4933 of stuur een schriftelijk verzoek, want u moet toestemming krijgen voordat u dit formulier in plaats van Formulier 941 indient.

Gewijzigde vormen

Als u Formulier 941 moet corrigeren, gebruikt u Formulier 941-X, Aangepaste werkgever driemaandelijkse belastingaangifte of Claim voor terugbetaling. Als het loon bijvoorbeeld te laag was of de belasting op fooien te hoog was en u ontdekt de fout, wordt dit formulier gebruikt om het te corrigeren.

Het komt neer op

Loonbelasting is een grote verantwoordelijkheid. Meer informatie over welke betalingen aan werknemers belastbaar zijn en hoe u loonbelasting kunt berekenen in IRS-publicaties 15 (circulaire E) en 15-B.

Mogelijk bent u ook geïnteresseerd in lezen Belastingverplichtingen voor kleine bedrijven: loonheffingen, het doel van IRS-formulier 1065 en het doel van het W-9-formulier.