Inzicht in de DOL-regel voor meerdere werkgeversplannen

Een nieuwe, voorgestelde Department of Labor (DOL) -regel kan werknemers die geen toegang hebben tot door de werkgever verstrekte pensioenplannen helpen, behalve voor hun pensioen.

De openbare commentaarperiode van een voorgestelde regel van het Department of Labour (DOL) met als titel "Definitie van 'Werkgever' onder Sectie 3 (5) van ERISA — Pensioenregelingen voor werknemers en andere plannen voor meerdere werkgevers" was gepland op 24 december 2018, met implementatie verwacht begin 2019.

De regel werd opgesteld naar aanleiding van een uitvoerend bevel van president Donald Trump in augustus. Het is ontworpen om de pensioenzekerheid te verbeteren door werkende Amerikanen zonder werkgerelateerd pensioenspaarplan, zoals een 401 (k), toegang te geven tot een daarvan via een entiteit die bekend staat als een pensioenplan voor verenigingen.

Achter de drang naar actie schuilt het feit dat slechts 53% van de werknemers bij kleine bedrijven met minder dan 100 werknemers toegang hebben tot een pensioenregeling op de werkplek, vergeleken met 89% van de werknemers bij bedrijven met 500 of meer werknemers. Volgens de Pew Charitable Trust noemen de meeste kleine bedrijven die geen pensioenspaarplan aanbieden hoge kosten en de complexiteit van het beheer van een pensioenplan als de belangrijkste redenen.

'Werkgever' opnieuw gedefinieerd

De nieuwe regel definieert een groep werkgevers als een "enkele werkgever" in het kader van een type meervoudig werkgeversplan (MEP), ook wel een ARP (Association Pension Plan) genoemd. Volgens de voorgestelde regel kunnen individuele bedrijven met werknemers, evenals zelfstandige ondernemers die minimaal 20 uur per week werken of voldoende verdienen om de kosten van een ziektekostenverzekering te dekken, deelnemen aan een pensioenplan via een ARP.

De regel biedt een manier voor bedrijven en zelfstandigen om lid te worden van een MEP met een andere connectie of gemeenschappelijke band, bijvoorbeeld als ze deel uitmaken van dezelfde industrie of zich bevinden in een geografisch gebied dat onder één Kamer van Koophandel valt.

Dit verschilt van een 'open multiple employer plan', waarbij de enige connectiebedrijven lidmaatschap van het plan hebben. Wetgeving die open Europarlementariërs toestaat, is in behandeling in het Congres, maar er is nog niet over gestemd door de voltallige kamer.

Regels voor ARP's

Naast de bepaling "gemeenschappelijke obligatie" bepaalt de DOL-regel dat een ARP:

• een formele organisatiestructuur hebben
• worden gecontroleerd door aangesloten bedrijven (met name niet door een bank, verzekeraar of financiële dienstverlener)
• deelname beperken tot werknemers en voormalige werknemers van aangesloten bedrijven

Bovendien moet elk lid-bedrijf de directe werkgever zijn van ten minste één werknemer die deelneemt aan het ARP.

PEO-deelname bevestigd

De DOL-regel voorziet ook in professionele werkgeversorganisaties (PEO's), zijnde human resource-bedrijven die gezamenlijke werkgeversdiensten verlenen, zoals salarisadministratie, belastinginhouding en rapportagefuncties aan bedrijven, om 401 (k) s voor hun klanten te sponsoren.

In feite bieden de meeste PEO's al EP-leden aan hun klanten. De nieuwe regel bevestigt alleen dat recht voor PEO's die deelnemen aan het IRS-gecertificeerde PEO-programma of meer dan de helft van de diensten leveren die doorgaans door PEO's worden geleverd. (Zie 'Criteria voor wezenlijke arbeidsfuncties' hieronder.)

Een PEO die optreedt als werkgever moet:

• ten minste enkele van de belangrijkste werkgeversrollen van hun klanten op zich nemen
• controleer de MEP en vervul een ERTAA-rol
• bevestig dat ten minste één medewerker van elk bedrijf deelneemt aan het MEP
• ervoor zorgen dat alleen huidige en voormalige werknemers en hun begunstigden deelnemen

Criteria voor "substantiële arbeidsfuncties"

Om te voldoen aan de eis dat het 'substantiële arbeidsfuncties' vervult, moet een PEO een gecertificeerde professionele werkgeversorganisatie (CPEO) zijn in de definitie van Internal Revenue Code 7705 of voldoen aan vijf of meer van de volgende criteria:

• werknemers betalen ongeacht of het geld al dan niet door hun klant is gedekt
• alle loonheffingen voor hun klant beheren
• deelnemen aan de werving en beëindiging van werknemers
• helpen bij het toezicht op werknemers en het handhaven van het bedrijfsbeleid
• de werkgever helpen bij het vaststellen van de lonen, salarissen en
• dekking voor werknemersvergoeding bieden
• functioneren als of assisteren bij de personeelsafdeling van het bedrijf
• toezicht houden op compliance-kwesties, waaronder discriminatie, FMLA, OSHA-vereisten en de status van werknemersburgerschap
• blijven werknemers voordelen bieden, zelfs als het contract van het bedrijf eindigt

Fiduciair toezicht verminderd

Een belangrijk onderdeel van de voorgestelde DOL-regel vermindert (maar elimineert niet) de fiduciaire verplichtingen van aangesloten bedrijven van de ARP of PEO. De onderliggende sponsor van de ARP of PEO zou de genoemde fiduciaire zijn, waardoor individuele werkgevers worden ontslagen van de meeste fiduciaire verplichtingen en administratieve taken. De primaire rol van aangesloten bedrijven zou zijn om deel te nemen aan de selectie en monitoring van de sponsor en, natuurlijk, om werkgevers- en werknemersbijdragen tijdig aan het EP-lid te leveren.

"Bad Apple" -regel niet aangepakt

Niet behandeld in de DOL-regel is de zogenaamde "bad apple rule", die de MEP kan verstoren of alle aangesloten bedrijven kan diskwalificeren om deel te nemen als een lid een regel overtreedt of een administratieve fout begaat. Ontlasting kan echter komen van wetgeving die in het Congres in behandeling is en deze kwestie aanpakt. Verder heeft de IRS gezegd dat het verwacht een kennisgeving van voorgestelde regelgeving voor "bad apple" uit te brengen tegen april 2019, en Trump's uitvoeringsbesluit van augustus geeft de secretaris van de Schatkist specifiek opdracht om wijzigingen of richtlijnen voor deze regel voor te stellen.

In afwachting van wetgeving

Het Amerikaanse Huis van Afgevaardigden heeft in september de Family Savings Act en de Retirement Enhancement and Savings Act (RESA) aangenomen. Beide stukken wetgeving gaan verder dan de DOL-regel om open Europarlementariërs toe te staan, slechte appelproblemen aan te pakken en extra prikkels te geven die andere problemen oplossen. Deze nieuwe wetgeving kan bijvoorbeeld alleen door het Congres worden ingetrokken, terwijl de DOL-regel door een toekomstige regering kan worden weggevaagd.

Het komt neer op

De DOL zegt dat het verwacht dat zijn nieuwe regel "de administratieve kosten vermindert door schaalvoordelen en de hand van kleine bedrijven versterkt bij onderhandelingen met financiële instellingen en andere dienstverleners." geloof dat de regel niet ver genoeg gaat. In plaats daarvan suggereren ze dat uiteindelijk de doorgang van de wetgeving in het Congres nodig is.