Een zakelijke creditcard gebruiken

Als u de eigenaar van een klein bedrijf bent, heeft u waarschijnlijk talloze aanbiedingen en toepassingen voor een creditcard voor een klein bedrijf ontvangen. Ze kunnen een handige manier zijn om de koopkracht van uw bedrijf te vergroten en toegang te bieden tot een doorlopende kredietlijn.

Kredietkaarten voor kleine bedrijven bieden ondernemers gemakkelijk toegang tot een doorlopende kredietlijn met een ingestelde kredietlimiet om aankopen te doen en contant geld op te nemen. Net als een consumentencreditcard brengt een creditcard voor kleine bedrijven rentekosten met zich mee als het saldo niet volledig wordt terugbetaald bij elke factureringscyclus. Mogelijk kunt u via uw bank een creditcard krijgen, of u kunt de voorwaarden en functies van kaarten vergelijken - en online aanvragen - via onze creditcardtool.

Een zakelijke creditcard kan een handige manier zijn om snel toegang te krijgen tot financiering voor kortetermijnbehoeften en kan de koopkracht van uw bedrijf vergroten. Ze worden vaak op de markt gebracht als een aantrekkelijk alternatief voor een traditionele kredietlijn. Zoals elke financieringsbron, brengt een zakelijke creditcard kosten met zich mee en moet deze zorgvuldig worden beheerd.

Gebruik van een zakelijke creditcard

Als er geen goed systeem is, kan het moeilijk zijn om creditcarduitgaven bij te houden - en in de gaten te houden -, wat uiteindelijk van invloed is op uw bedrijfsresultaten. Bepaalde strategieën kunnen worden gebruikt om goede creditcardpraktijken te garanderen.

Zorgen voor verantwoording

"De belangrijkste stap die een klein bedrijf kan nemen om ervoor te zorgen dat creditcards effectief worden gebruikt, is het opzetten van een bombestendig verantwoordingssysteem, " zegt John Burton, oprichter van Moonshadow Leadership Solutions in Bryson City, NC. "Dit kan alles betekenen van het vooraf goedkeuren van alle creditcarduitgaven tot het streng eisen van bonnen, tot het trekken van creditcards van degenen die niet volledig en op tijd met bonnen rapporteren, "zegt Burton. Zorg voor een systeem voordat de eerste creditcard arriveert en, zegt Burton, consistent, rigoureus en eerlijk zijn en geen uitzonderingen tolereren.

Beslissen wie een kaart ontvangt

Burton erkent de uitdagingen waarmee werkgevers kunnen worden geconfronteerd bij de beslissing wie een creditcard krijgt. "Ik heb bedrijven gezien die de controle over creditcarduitgaven verloren door te veel kaarten aan te veel mensen uit te geven en dachten dat alle belangrijke officieren en reizigers het gemak van een bedrijfscreditcard nodig hadden", zegt Burton. Hoewel iedereen een creditcard lijkt te geven, lijkt het de juiste of gemakkelijke manier om te doen, maar het kan leiden tot een "disfunctioneel, duur systeem en een ernstig gebrek aan controle en verantwoording", legt hij uit.

Gebruik alternatieven en stel regels vast. "Veel bedrijven, vooral met verkopers, vergoeden bedrijfsuitgaven aan persoonlijke creditcards met uitstekende verantwoording - dat wil zeggen, geen ontvangstbewijs, geen terugbetaling", zegt Burton. Het is echter handig om duidelijke regels te hebben over wie een kaart krijgt, of deze is gebaseerd op anciënniteit, positie of een andere factor (en). Dit kan verwarring helpen voorkomen en slechte gevoelens verminderen van werknemers die een kaart willen, maar niet in aanmerking komen.

Creditcardlimieten instellen

Elk bedrijf moet een duidelijk beleid hebben over uitgaven, inclusief welke uitgaven op kaarten kunnen worden geplaatst, hoeveel werknemers kunnen uitgeven en hoe vaak ze hun kaarten kunnen gebruiken. Het is belangrijk om het beleid op schrift te stellen en elke medewerker die een kaart heeft gekregen deze te laten lezen en ondertekenen. Nadat ze dat hebben gedaan, geeft u elke kaarthouder een exemplaar dat als referentie kan worden gebruikt.

Afhankelijk van het visitekaartje kunt u mogelijk beperkingen instellen die transacties beperken tot een bepaald dollarbedrag, bestedingscategorie en zelfs bepaalde dagen en tijden. Met sommige kaarten kunt u individuele beperkingen instellen voor elke werknemer. U kunt bijvoorbeeld een medewerker beperken tot $ 50 per dag elke dag van de week voor gasaankopen, terwijl u een andere kunt beperken tot $ 100 voor gas en $ 50 voor maaltijden per dag, maar alleen op werkdagen.

Waakzaam zijn voor gebruik

Met veel zakelijke creditcards kunt u activiteitswaarschuwingen instellen die binnenkomen als tekst- of e-mailberichten. De waarschuwingen kunnen worden ingesteld om u op de hoogte te stellen telkens wanneer een transactie plaatsvindt, of alleen als een werknemer een kaart op een niet-goedgekeurde manier gebruikt (of probeert te gebruiken). U kunt ook profiteren van online en / of mobiel bankieren om de nieuwste accountactiviteit te bekijken. Uw boekhoudafdeling moet elk overzicht controleren om te controleren of elk regelitem een ​​vergoeding is die u heeft geautoriseerd.

Het visitekaartje verstandig gebruiken

Hoewel creditcards gemakkelijk te gebruiken zijn, zijn ze niet altijd de beste keuze, vooral voor grote uitgaven die niet volledig kunnen worden betaald voordat de rente begint. Ook al kost het extra moeite om een ​​lening van een bank of een andere lening te verkrijgen instelling, is het vaak financieel zinvol om dit te doen, omdat de rente op creditcards doorgaans veel hoger is dan voor dergelijke beveiligde schuldinstrumenten. Het is ook mogelijk dat een grote aankoop - of een paar grote uitgaven - uw creditcard maximaal kan benutten en u helemaal zonder een geldbron kunt laten.

Voordelen van zakelijke creditcards

Naast het bieden van de nodige cashflow om uw bedrijf te helpen onderhouden en uit te bouwen, kunnen creditcards deze voordelen bieden:

• Gemakkelijkere kwalificatie: het kan gemakkelijker zijn voor bedrijfseigenaren die geen gevestigde kredietgeschiedenis hebben om in aanmerking te komen voor een doorlopende kredietlijn met een creditcard, in plaats van een traditionele kredietlijn of banklening.
• Gemak: Creditcards zijn het ultieme financieringsgemak. Ondernemers hebben snel toegang tot fondsen voor aankopen of geldopname, veel gemakkelijker dan dat ze contant geld moeten vinden en / of een chequeboek moeten gebruiken.
• Financieel kussen: een creditcard kan bedrijfseigenaren voorzien van een broodnodig financieel "kussen" wanneer de debiteuren achterlopen, of de verkoop traag is en het bedrijf een tekort aan contanten heeft.
• Online gemak: in toenemende mate doen bedrijfseigenaren aankopen en doen ze online zaken met leveranciers, aannemers en leveranciers. Het gebruik van een creditcard maakt online transacties eenvoudiger.
• Hulp bij financiële boekhouding: naast het ontvangen van een maandoverzicht, bieden de meeste kaarten houders van kleine visitekaartjes online hulpmiddelen voor het bijhouden van hun rekeningen, inclusief een rekeningoverzicht aan het einde van het jaar, waarmee een boekhouder uitgaven kan bijhouden, categoriseren en beheren. Het kan de boekhouding vereenvoudigen, helpen bij het gebruik van externe professionals om een ​​audit te doorlopen en belastingen te betalen, en een gemakkelijke manier bieden om de uitgaven van de werknemers te controleren.
• Beloningen en incentives: veel kaarten bieden beloningsprogramma's voor bedrijfseigenaren - waaronder miles van luchtvaartmaatschappijen en winkelkortingen - voor het gebruik van de kaart. Sommige bieden ook "cash back" -prikkels, waardoor kaarthouders een percentage van hun aankopen terugbetalen. Kortom, het kan lonen om zorgvuldig te kiezen.
• Een hulpmiddel om krediet op te bouwen: op verantwoorde wijze gebruik maken van een creditcard van een klein bedrijf - wat betekent dat de rekening op tijd moet worden betaald, meer moet worden betaald dan het verschuldigde minimum en de kredietlimiet niet overschrijdt (wat een overschrijding van de kosten kan veroorzaken) - kan een gemakkelijke manier om een ​​positief kredietrapport voor uw bedrijf op te bouwen. Dat kan u op zijn beurt weer helpen om in de toekomst in aanmerking te komen voor een lening of kredietlijn en tegen een mogelijk lagere rente. Houd er echter rekening mee dat onverantwoord gebruik van een zakelijke creditcard uw tegoed kan beschadigen.

Nadelen van zakelijke creditcard

Voordat u zich haast om een ​​zakelijke creditcard aan te vragen, is het belangrijk om rekening te houden met deze mogelijke nadelen:

• Duurder: het gemak en gemak van creditcards voor kleine bedrijven heeft een prijs: ze rekenen meestal een veel hogere rente (1-3% boven prime) dan een lening voor kleine bedrijven of een vaste kredietlijn aangeboden door een bank. Die rente kan snel oplopen als kaartactiviteit niet elke maand op tijd en volledig wordt terugbetaald. Bovendien, zonder een systeem om het kaartgebruik regelmatig en zorgvuldig te controleren, kan het gemakkelijk zijn om uw bedrijf per ongeluk financieel te verlengen door de kredietlimiet van uw bedrijf te overschrijden of late vergoedingen of boetes op te lopen.
• Persoonlijke wettelijke aansprakelijkheid: de meeste kleine zakelijke creditcards vereisen een persoonlijke aansprakelijkheidsovereenkomst (uw persoonlijke veiligheid) om schulden terug te betalen. Dit betekent dat een late of niet-betaling kan resulteren in een negatief persoonlijk kredietrapport en het onvermogen om persoonlijk geld te lenen. Mogelijk moet u ook meer betalen met een hogere rente.
• Beveiligingsproblemen: er moeten beveiligingsmaatregelen worden getroffen om ervoor te zorgen dat kaarten of kaartinformatie niet worden gestolen door werknemers, leveranciers, aannemers en anderen die door de kantoorruimte komen. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat werknemers die bevoegd zijn om de kaart te gebruiken, ze niet gebruiken voor persoonlijke uitgaven en dat ze voorzorgsmaatregelen nemen bij het maken van online transacties om te voorkomen dat ze worden gehackt.
• Minder bescherming: Vaak hebben kleine zakelijke creditcards niet dezelfde bescherming als consumentencreditcards. Veel kaarten bieden bijvoorbeeld niet hetzelfde niveau van gegarandeerde services bij het betwisten van factureringsfouten of het moeten retourneren van merchandise. Zorg ervoor dat u nagaat welk beschermingsniveau en welke services een kaart biedt voordat u zich aanmeldt.
• Fluctuerende rentetarieven : in tegenstelling tot een lening of een vaste kredietlimiet, kan het bedrijf dat uw creditcard uitgeeft de rentevoet op uw creditcard opnieuw instellen, afhankelijk van hoe u uw account gebruikt en beheert. Als zodanig kan het lonen om te weten hoe tarieven werken en kunnen veranderen.