Bedrijfscreditcard
Bedrijfscreditcards zijn creditcards die worden uitgegeven aan werknemers van gevestigde bedrijven en die hen in staat stellen hun geautoriseerde zakelijke kosten, zoals hotelovernachtingen en vliegtickets, in rekening te brengen zonder hun eigen kaart of contant geld te hoeven gebruiken. Deze kaarten, ook bekend als commerciële creditcards, kunnen het voor werknemers (en werkgevers) gemakkelijker maken om uitgaven te beheren, en veel bieden voordelen zoals frequent flyer miles en toegang tot lounges op luchthavens.
Hoe een bedrijfscreditcard werkt
Bedrijfskredietkaarten zijn ontworpen om te voldoen aan de behoeften van gevestigde bedrijven - meestal bedrijven met een jaarlijkse omzet van minimaal $ 4 miljoen, meer dan 15 kaartgebruikers en een verwachte kosten van $ 250.000 of meer per jaar. Hoewel de meeste bedrijven, waaronder eenmanszaken en DBA's, een creditcard voor kleine bedrijven kunnen krijgen, zijn bedrijfskaarten (zoals de naam al aangeeft) voorbehouden aan bedrijven. Dat betekent dat het bedrijf gestructureerd en geregistreerd moet zijn als een S- of C-bedrijf om in aanmerking te komen.
Grote creditcarduitgevers, zoals American Express, Capital One, Citibank, Chase en Wells Fargo, bieden zakelijke creditcards aan. De kaarten worden uitgegeven op basis van de financiële gezondheid van het bedrijf en niet op de persoonlijke financiën van de eigenaren. Kaartenuitgevers kunnen bijvoorbeeld eisen dat het bedrijf een sterke financiële positie heeft, plus een goede liquiditeit en cashflow.
Bedrijven die creditcardgegevens uitgeven, willen doorgaans de recente gecontroleerde financiële overzichten van een bedrijf, details over de structuur en organisatie van het bedrijf, belastinginformatie (inclusief een federaal belastingnummer) en contactinformatie voor een bedrijfsfunctionaris die bevoegd is om zaken te doen namens de onderneming. bedrijf, zoals een eigenaar, president of penningmeester.
Belangrijkste leerpunten
- Bedrijfskredietkaarten maken het werkgevers en werknemers gemakkelijker om uitgaven te beheren.
- Bedrijfskaarten worden uitgegeven aan grotere, gevestigde bedrijven en verschillen van visitekaartjes die beschikbaar zijn voor eenmanszaken en DBA's.
- Het is belangrijk voor werknemers om te leren en het bedrijfscreditcardbeleid van hun bedrijf te volgen alvorens kosten in rekening te brengen.
- Afhankelijk van de kaart is een werknemer of de werkgever verantwoordelijk voor het betalen van de creditcardrekening.
Een werkgever kan bepaalde werknemers een bedrijfskaart verstrekken zodat ze goedgekeurde zakelijke uitgaven, zoals hotels, maaltijden, huurauto's en vluchten, kunnen betalen en ook toegang hebben tot contant geld bij geldautomaten - allemaal zonder eigen geld of een bedrijfsvoorschot te gebruiken. De naam van het bedrijf staat op de kaart, samen met de naam van de werknemer als een aangewezen kaarthouder. De handtekening van de werknemer staat op de achterkant van de kaart, net zoals op een persoonlijke creditcard.
Soorten bedrijfscreditcards
Afhankelijk van het type zakelijke creditcard, is de werknemer of de werkgever verantwoordelijk voor het betalen van de creditcardrekening. Met een individuele aansprakelijkheidskaart is de werknemer verantwoordelijk voor het rechtstreeks betalen van de creditcardmaatschappij voor eventuele kosten, plus het indienen van een onkostennota en het ontvangen van een vergoeding van de werkgever. De creditcardmaatschappij controleert het tegoed van de werknemer voordat hij hen een kaart geeft, maar het is een "zachte pull" die geen invloed heeft op hun credit score.
Als het een bedrijfsaansprakelijkheidskaart is, betaalt de werkgever de rekening voor eventuele goedgekeurde kosten (hoewel de werknemer mogelijk klaar staat om de uitgever rechtstreeks te betalen voor ongeautoriseerde of persoonlijke uitgaven). Omdat het bedrijf verantwoordelijk is voor het betalen van de rekening, controleert de creditcardmaatschappij meestal niet het krediet van de werknemer, maar die persoon zal waarschijnlijk verantwoordelijk zijn voor het indienen van periodieke onkostennota's, zodat het bedrijf de kaartafschriften elke maand kan afstemmen.
Voordat een werknemer een bedrijfscreditcard gebruikt, moet hij erachter komen wie verantwoordelijk is voor het betalen van de factuur elke maand. Als ze verantwoordelijk zijn, moeten ze een systeem opzetten om ervoor te zorgen dat betalingen op tijd zijn en dat ze de middelen bij de hand hebben om het saldo te dekken.
Voordelen van een bedrijfscreditcard
Een belangrijk voordeel van een bedrijfscreditcard is dat het eenvoudiger wordt om uitgaven te beheren, zowel voor werknemers als voor werkgevers. Vanuit een zakelijk perspectief stelt een bedrijfskaart werkgevers in staat limieten te stellen aan hoeveel kaarthouders per transactie, per bestedingscategorie of algemeen kunnen uitgeven. Het bedrijf kan ook bepalen waar een kaart kan worden gebruikt, door aankopen te beperken tot specifieke verkopers, soorten verkopers en locaties.
Vanuit het oogpunt van de werknemer kan een bedrijfsaansprakelijkheidskaart financiële verlichting betekenen, omdat het de noodzaak elimineert om vooraf zakelijke kosten te betalen en vervolgens op terugbetalingen te wachten. Een ander voordeel is dat sommige bedrijfskredietkaarten elektronische onkostendeclaraties bieden die automatisch onkostendeclaraties vullen met aankoopinformatie - een functie die het gemakkelijker (dwz minder gedoe) maakt om tijdige en nauwkeurige rapporten in te dienen.
Een ander groot voordeel is dat kaarthouders, afhankelijk van de werkgever, eventuele beloningen kunnen behouden die ze verdienen bij het gebruik van een zakelijke creditcard. Ze kunnen bijvoorbeeld beloningen verdienen en inwisselen voor een frequent flyer-programma of een frequent-gastprogramma van een hotel. Natuurlijk kan de werkgever besluiten de beloningen te behouden om de jaarlijkse bedrijfskosten te compenseren of om stimulerende maatregelen te bieden aan de best presterende werknemers. Toch laten veel grotere bedrijven werknemers toe om van de voordelen van beloningsprogramma's te profiteren, omdat dit het moreel van de werknemers kan verbeteren.
Naast beloningsprogramma's bieden veel zakelijke creditcards voordelen die frequente reizigers zullen waarderen, zoals toegang tot luchthavenlounges (een groot pluspunt als een reiziger een lange tussenstop heeft), reis- en noodhulpdiensten, noodkaartvervanging en contante betaling, en autohuur botsing schadevergoedingen. Lees de kleine lettertjes op de creditcardovereenkomst om er zeker van te zijn dat u begrijpt hoe deze voordelen werken. Als u bijvoorbeeld autodekking bij het huren van een auto wilt activeren, moet u waarschijnlijk de hele transactie met de gedekte creditcard voltooien en de vrijstelling van aanrijschade door de verhuurder weigeren. Bel bij twijfel het nummer op de achterkant van de kaart.
Bedrijfsbeleid voor bedrijfscreditcards
Werknemers moeten vanaf het begin het beleid van hun bedrijf met betrekking tot bedrijfskaarten kennen om fouten te voorkomen die kunnen leiden tot boekhoudkundige nachtmerries - of erger. Kaarthouders moeten zich vertrouwd maken met de algemene uitgaven- en rapportagevereisten van hun bedrijf en nagaan of ze uitgavenlimieten hebben die van toepassing zijn op bepaalde categorieën. Het is ook belangrijk om meer te weten te komen over afdelings- of functiespecifieke regels. Bedrijfsleiders zullen bijvoorbeeld waarschijnlijk andere bestedingsprofielen hebben dan bijvoorbeeld het middenmanagement.
Zodra een kaarthouder het beleid van zijn bedrijf leert, moet hij zich hieraan houden. Als ze hun kaart gebruiken om iets te kopen dat geen goedgekeurde bedrijfskosten is, kunnen ze er in de ogen van hun werkgever slecht uitzien - zelfs als het een eerlijke vergissing is. Wat meer is, veel grote bedrijven hebben een reis- en entertainmentkaartmanager in dienst die de uitgaven van werknemers op elk moment kan controleren. Het is belangrijk voor kaarthouders om gezond verstand te gebruiken om te beslissen of een betaling die ze gaan doen 100% werkgerelateerd is. Zo niet, dan moeten ze het op hun persoonlijke kaart zetten en het later uitzoeken als ze zich recht hebben op een volledige of gedeeltelijke terugbetaling.
Om boekhoudkundige nachtmerries te voorkomen - of erger - meng persoonlijke uitgaven niet met zakelijke uitgaven.
Voordat een bedrijfscreditcard wordt geactiveerd, kan een werkgever persoonlijke of online bedrijfscreditcard-trainingssessies aanbieden (of vereisen) die zijn ontworpen om werknemers te helpen het beleid te leren. Bovendien kan een werkgever beleid plaatsen en bijwerken op zijn intranetsite. Het is altijd een goed idee om op de hoogte te blijven, de regels te volgen en niets te doen dat kan leiden tot extra papierwerk of kan worden opgevat als fraude. Kaarthouders die vragen hebben over het beleid van hun werkgever, moeten contact opnemen met de persoon (of afdeling) die het programma beheert.
Speciale overwegingen voor bedrijfscreditcards
Naast het begrijpen en naleven van bedrijfsbeleid met betrekking tot bestedingslimieten, soorten uitgaven die zijn toegestaan en hoe onkostendeclaraties worden afgehandeld, is het belangrijk voor werknemers om te weten dat als zij - en niet hun werkgever - verantwoordelijk zijn voor het betalen van de creditcardrekening, hun credit score zou kunnen dalen als ze achterlopen op betalingen. AmEx rapporteert bijvoorbeeld accounts aan een kredietbureau als het account 180 dagen achterstallig wordt. Het is een goed idee om een e-mailwaarschuwing in te stellen als herinnering aan wanneer deze betalingen moeten worden betaald.
Net als elke andere creditcard moeten werknemers hun zakelijke creditcard zorgvuldig behandelen en op een veilige plaats bewaren om diefstal of verlies te voorkomen. Als een kaart verloren of gestolen is, moet deze zo snel mogelijk worden gemeld, zodat de kaart kan worden geannuleerd en vervangen.