Electronic Meeting System (EMS)
Een elektronisch vergadersysteem (EMS) is software die bedoeld is om problemen binnen een groep op te lossen en beslissingen te nemen. Standaardfuncties van elektronische vergaderingssystemen zijn onder andere elektronische brainstorming (meestal in een anoniem formaat), parallelle verwerking, discussiehulpmiddelen en stemmen. De unieke kenmerken van een EMS overwinnen de beperkingen van traditionele face-to-face vergaderingen zoals gebrek aan participatie, kritiek en dominantie van de procedure door slechts enkele leden.
Een e-vergadering is elke vergadering die online plaatsvindt. Elektronische vergadersystemen (EMS) kunnen het softwareplatform bieden om e-vergaderingen te vergemakkelijken, waardoor een grotere participatie mogelijk is van werknemers die geografisch of terughoudend zijn om deel te nemen aan een traditionele bedrijfsvergadering.
Elektronische vergadersystemen begrijpen
Elektronische vergadersystemen (EMS) onderscheiden zich van vergadersystemen voor web- of videoconferenties, hoewel beide functies gemeenschappelijk zijn en elkaar aanvullen op de moderne werkplek. Een EMS biedt vele voordelen voor organisaties en gebruikers, zoals een vermindering van reiskosten, verhoogde participatie, vanwege de anonimiteit die het systeem biedt, minder verstoringen vergeleken met vergaderen in een druk kantoor, en betere beschikbaarheid van deelnemers.
Deze voordelen compenseren ruimschoots het grote nadeel van dergelijke systemen, namelijk een gebrek aan persoonlijk contact en menselijke interactie. Er zijn duidelijke voordelen verbonden aan het kunnen lezen van lichaamstaal en oogcontact maken bij communicatie met andere mensen. Een EMS blokkeert dit type interactie meestal of beperkt het op zijn minst. Een ander nadeel van een EMS is het risico van technologische of elektronische onderbrekingen, mocht de digitale connectiviteit onstabiel worden of zelfs uitvallen.
Belangrijkste leerpunten
- Een elektronisch vergadersysteem (EMS) is een softwareplatform dat onder andere een digitale vergaderruimte biedt voor groepssamenwerking, probleemoplossing en anonieme feedback.
- Elektronische vergadersystemen helpen bedrijven door de reiskosten te verlagen en deelname gemakkelijker te maken, omdat alles anoniem en toegankelijk is, waar de werknemer zich ook bevindt.
- Een EMS kan nooit het persoonlijke contact vervangen dat een meer traditionele vergadering zou kunnen vergemakkelijken; een EMS is ook kwetsbaar als een faciliteit verbindingsproblemen heeft, waardoor online communiceren moeilijk zou zijn.
Voorbeeld van elektronische vergadersystemen
Een EMS kan worden ontworpen voor beperkte of specifieke doeleinden, zoals training en verkooppresentaties. Een voorbeeld van potentieel gebruik voor een EMS zou zijn wanneer een bedrijf van plan is een nieuw product te lanceren en de potentiële aantrekkingskracht wil testen bij werknemers die over de achtergrond en kennis beschikken om objectief te zijn over het voorgestelde aanbod. Met behulp van een elektronisch vergadersysteem kunnen deelnemers meningen en kritiek vrij van potentiële conflicten en groepsdenken delen die anders de reacties zouden kunnen beïnvloeden.
Vergelijk beleggingsrekeningen Aanbieder Naam Beschrijving Adverteerder Openbaarmaking × De aanbiedingen die in deze tabel worden weergegeven, zijn afkomstig van samenwerkingsverbanden waarvan Investopedia een vergoeding ontvangt.