Verlovingsbrief
Een opdrachtbevestiging is een schriftelijke overeenkomst waarin de zakelijke relatie wordt beschreven die een klant en een bedrijf moeten aangaan. In de brief worden de reikwijdte van de overeenkomst, de voorwaarden en kosten vermeld. Het doel van een opdrachtbevestiging is verwachtingen te stellen aan beide kanten van de overeenkomst.
Een opdrachtbevestiging is minder formeel dan een contract, maar nog steeds een juridisch bindend document dat kan worden gebruikt in een rechtbank.
Hoe een opdrachtbrief werkt
Een opdrachtbevestiging dient hetzelfde doel als een contract tussen twee partijen. Het formaat is minder formeel dan een contract en vermijdt over het algemeen juridisch jargon. De brief is bedoeld om in het kort maar nauwkeurig de te leveren diensten, de algemene voorwaarden, de deadline of deadlines en de vergoeding te beschrijven. Een opdrachtbevestiging is een juridisch document en bindend in een zakelijke deal.
Belangrijkste leerpunten
- Een opdrachtbevestiging definieert een zakelijke relatie tussen twee partijen.
- Een opdrachtbevestiging beperkt de verantwoordelijkheden van het bedrijf, rechtstreeks of per gevolgtrekking.
- Een breed scala aan bedrijven, waaronder advocaten, auditors, accountants en consultants, gebruiken routinematig engagement-brieven, of hun klanten nu particulieren of grote bedrijven zijn.
Een opdrachtbevestiging dient ook om de reikwijdte van de diensten van het bedrijf te beperken. Wanneer een persoon of bedrijf bijvoorbeeld de diensten van een advocaat beveiligt, kan de brief het specifieke doel of gebied van expertise beschrijven waarin zijn diensten kunnen worden gebruikt.
Een aannemer die een advocaat inhuurt om een grondaankoop op te stellen, kan de advocaat niet om advies vragen over zijn scheiding. De verlovingsbrief zal dat feit niet zo kaal vermelden, maar de betekenis zal duidelijk zijn.
Voordelen van een Engagement Letter
Het stellen van verwachtingen is belangrijk. De klant krijgt de zekerheid dat hij weet wanneer een service wordt voltooid en hoeveel het kost. De brief maakt ook duidelijk of het andere kosten betreft die niet in de overeenkomst zijn opgenomen, zoals vereiste software die apart door de klant moet worden gekocht.
Het bedrijf heeft grenzen gesteld aan het werk dat naar verwachting zal worden uitgevoerd. Dit is bedoeld om 'scope creep' te voorkomen, iets waar elke belastingaccountant en advocaat tegenop ziet. In de brief kunnen ook diensten worden genoemd die buiten de huidige overeenkomst vallen maar in de toekomst kunnen worden toegevoegd indien nodig, met een schatting van de kosten van deze toevoegingen.
Een opdrachtbevestiging kan een clausule bevatten betreffende bemiddeling of bindende arbitrage voor de relatie. Deze clausule biedt richtlijnen voor het beheer van eventuele geschillen tussen de partijen.
Als de relatie een langdurige relatie heeft, vereisen veel bedrijven dat hun opdrachtbrief jaarlijks wordt bijgewerkt en opnieuw ondertekend door de klant. Dit maakt wijzigingen in de zakelijke relatie in de loop van de tijd mogelijk en versterkt de juridische status van het document. Het herinnert de klant ook aan de reikwijdte van de overeenkomst, waarbij wellicht "reikwijdte kruip" wordt voorkomen.
Vergelijk beleggingsrekeningen Aanbieder Naam Beschrijving Adverteerder Openbaarmaking × De aanbiedingen die in deze tabel worden weergegeven, zijn afkomstig van samenwerkingsverbanden waarvan Investopedia een vergoeding ontvangt.