Time Management Tips voor financiële professionals

De financiële wereld heeft zich ontwikkeld tot een zeer competitieve werkplek. Hoewel er slechts 24 uur per dag zijn, zoals het gezegde luidt, is tijd geld. Daarom is effectief tijdbeheer een concurrentievoordeel voor elke financiële professional die productiever wil worden en de kwaliteitstijd wil verbeteren zonder werk.

Er zijn echter veel afleidingen die u langer aan het werk kunnen houden dan nodig. Lees verder om meer te weten te komen over enkele van deze veel voorkomende tijdverspillers en ontdek een aantal tips voor tijdbeheer waarmee u meer werk in minder tijd kunt doen.

Het zwarte gat

Er zijn verschillende tijdverspillers die de productiviteit kunnen verminderen. Financiële professionals worden bijvoorbeeld voortdurend verleid om te multitasken. Stel dat u een adviseur bent en op woensdagochtend tussen 8.30 en 10.00 uur het volgende voor elkaar krijgt:

• Je werkt op een spreadsheet,
• Maar stop nadat je bent onderbroken door twee nieuwe e-mailberichten,
• Stuur vervolgens zes e-mails achter elkaar,
• Gevolgd door de trouwfoto's van een studievriend op Instagram te bekijken,
• Accepteer vervolgens een bedrijfsuitje-uitnodiging via een Slack-bericht,
• Voordat u twee onverwachte oproepen van potentiële klanten afhandelt, en
• Eindelijk worden ze gedwongen om abrupt op te hangen als uw manager langskomt om u eraan te herinneren dat u vijf minuten te laat bent voor de personeelsvergadering.

Klinkt dit als een typische ochtend voor jou? Als dat zo is, en vooral als u in een moordende bedrijfsomgeving werkt, zoals een private equity-onderneming of investeringsbank, bevindt u zich waarschijnlijk in de laagst presterende categorie in vergelijking met uw collega's.

Over vijf of tien jaar zal niemand je herinneren, om je geven of je promoten voor al het drukke werk dat je hebt volbracht. Zou de wereld er iets om gegeven hebben als Thomas Jefferson veel geschud had maar nooit geholpen had de Onafhankelijkheidsverklaring te schrijven? Hetzelfde geldt voor uw werk - uw organisatie waardeert noodzakelijk werk en meesterwerken, geen druk werk.

Planning

Beëindig elke zondagmiddag de takenlijst van de aankomende week, bij voorkeur met een applicatie of webservice die op al uw apparaten wordt gesynchroniseerd. Markeer de items die absoluut cruciaal zijn voor uw succes op het werk en in uw persoonlijke leven. Degenen die niet zijn gemarkeerd, zijn waarschijnlijk dingen die u kunt delegeren, uitstellen of helemaal kunt vermijden.

In de financiële sector omvatten kritieke resultaten rapporten of onderzoek dat nauwkeurig moet zijn en vóór een deadline moet worden ingediend. Uw organisatie wordt beter bediend als u zich richt op het verbeteren van de kwaliteit van deze rapporten, in plaats van er alleen maar fatsoenlijk werk aan te doen, zodat u tijd kunt vrijmaken voor niet-belangrijke items (zoals het beantwoorden van e-mails met lage prioriteit of het deelnemen aan een lange -winded vergadering).

Evenzo moet u tien minuten voordat u elke dag het werk verlaat, de actiepunten van de volgende dag opsommen en deze nummeren in volgorde van belangrijkheid en prioriteit. Nogmaals, vraag jezelf voortdurend alle dingen af ​​die je niet echt hoeft te doen - de dingen die niet aan een bepaalde productiviteitsdrempel voldoen.

(Lees ook Find Your Niche in de financiële sector.)

Multitasking

Succes in financiën komt neer op iemands vermogen om altijd kritieke en onmiddellijke resultaten te leveren. Op welke cruciale informatie- en datapunten vertrouwen uw financiële managers? Wat kunt u leveren om uw organisatie en / of uw klanten te helpen winnen? Betreft het de tijdige indiening van een auditrapport, nauwkeurige berekeningen van de netto contante waarde van een voorgesteld project of ervoor zorgen dat de formules in Excel tot de juiste totale totalen leiden?

Aan het einde van de dag maakt niemand zich druk om alle e-mails die u uitwisselt, de vergaderingen van de sociale club die u hebt bijgewoond of het chronologisch archiveren van mappen in uw kast. Multitasking voorkomt voortdurend dat individuen hun best doen op de weinige kritische resultaten die hun werkgevers echt van hen verwachten.

Doe eerst de belangrijke, moeilijke, urgente en meest waardevolle actie-items. Succes in financiën kan eenvoud in methoden met zich meebrengen over hoe u uw taken benadert. Dit lijkt misschien brutaal eenvoudig voor de goed gelezen en niet-geïnitieerde pas afgestudeerde, maar doe een ding tegelijk en stop niet voordat het is voltooid. Als uw taken betrekking hebben op een langetermijnproject, snijd het dan in mijlpalen op kortere termijn en eindig van tevoren. Zoals Henry Ford zei: "Niets is bijzonder moeilijk als je het in kleine banen verdeelt." Dingen van begin tot eind doen, elimineert kostbare inefficiënties, omdat u niet steeds opnieuw hoeft te beginnen en opnieuw moet kalibreren op verschillende, niet-gerelateerde items.

Als u elke week drie uur besteedt aan nutteloze taken, komt dit neer op ongeveer 150 uur per jaar. Uw medewerker heeft een paar bureaus van u, die efficiënter zijn en 150 uur meer per jaar inzetten, zullen waarschijnlijk genieten van een paar promoties en salarisverhogingen die anderen niet hebben gekregen.

(Ontdek de soorten banen in de financiële sector met financiële carrièreopties voor professionals.)

Postvak IN

Je inbox is een grote tijdverspiller. Als het merendeel van uw e-mails niet relevant is voor uw directe taken, dan vult u uw dag sporadisch met afvalinformatie.

Om dit te voorkomen:

• Stel vooraf bepaalde tijden in voor het controleren van uw e-mail en controleer uw inbox niet meer dan drie of vier keer per dag.
• Maak een map na uren voor e-mails waar u naartoe moet, maar die niet urgent zijn. Deze map is met name handig voor u om terug te gaan naar belangrijke verzoeken die een paar werkdagen kunnen wachten voordat u een reactie van u ontvangt.
• Stuur alleen de meest kritische e-mails tijdens uw werkdag. Hoewel het belangrijk is om binnen je groep op de hoogte te blijven, kan een groot deel van je tijd worden verspild door onervaren of minder gedisciplineerde collega's die je inbox overspoelen met irrelevante berichten. U kunt dit soort e-mails verminderen door niet te reageren op e-mails die niet werkgerelateerd zijn.
• Leeg uw inbox voordat u het werk verlaat. U kunt dit bereiken door projectgerelateerde mappen te maken waarin u e-mails met betrekking tot specifieke problemen kunt parkeren. Door je inbox leeg te houden, bespaar je tijd door niet-kernboodschappen uit je aandacht te halen. Als er items zijn die absoluut aandacht vereisen binnen de komende uren of de volgende dag, plaats ze dan in een urgente map.

Andere tijdbesparende tips

Houd bij hoeveel tijd u echt verspilt

Maak een eenvoudige spreadsheet waarmee u de geschatte tijd kunt invoeren die u aan triviale zaken hebt verspild. Doe dit dagelijks. Naarmate je deze gewoonte ontwikkelt en handhaaft, zul je jezelf trainen om onbelangrijke zaken te herkennen wanneer je ze tegenkomt.

Verwerk papieren documenten slechts eenmaal

Nadat ze zijn verwerkt, kunt u ze indienen, indienen of verwijderen.

Direct bericht aan uw collega's

Rondlopen op kantoor of tussen afdelingen kan je een paar uur per week kosten - en we weten hoe duur dat op jaarbasis is. Tenzij het een belangrijke of gecompliceerde zaak is, is het gebruik van directe berichten via een zakelijk berichtensysteem of goedgekeurde webservice vaak een efficiëntere manier om snel antwoorden te krijgen op een verscheidenheid aan vragen.

Weet waar alles is op een gegeven moment

Dit omvat zowel elektronische als papieren informatie. Als u uw tijd op prijs stelt, verspil het dan niet aan het zoeken naar dingen.

Verdeel uw taken in vier categorieën:

1. Dringend en belangrijk - zoals financiële en boekhoudkundige rapporten met strikte en naderende deadlines.

2. Niet urgent en belangrijk - zoals netwerken binnen uw financiële groep, trainingslessen, enz.

3. Dringend en niet belangrijk - zoals sporadische berichten uit uw inbox en "melddatums aan" voor clubvergaderingen.

4. Niet urgent en niet belangrijk - zoals gesprekken van tien minuten door de automaat, het bekijken van fantasievoetbal, enz.

(Uiteraard moet u zoveel mogelijk van uw dag besteden aan de eerste categorie.)

Delegate, Delegate, Delegate

Dit is wat je van het pakket zal scheiden als je hogerop komt in de organisatie. Taken afhandelen die alleen u kunt uitvoeren. Terwijl u uw vaardigheden voor tijdbeheer aanscherpt, krijgt u binnenkort directe rapporten toegewezen. Wijs taken toe die u niet nodig hebt om uzelf zoveel mogelijk te behandelen. Je moet alleen de dingen doen die absoluut je aandacht of expertise vereisen.

Beheer uw persoonlijkheid niet

Financiële professionals moeten over tijdmanagementvaardigheden beschikken, maar ze moeten ook een goede verstandhouding hebben met interne collega's en de externe gemeenschap. Als u zich uitsluitend op tijd concentreert, kunt u schurend lijken, waardoor veel mensen worden afgeschrikt wanneer ze bij u in de buurt zijn, ook in instellingen voor sociale en zakelijke ontwikkeling. Als je niet voorzichtig bent, denk je dat je de goeroe voor tijdbeheer bent, maar je bent je helemaal niet bewust van de stempel 'sociaal idioot' op je voorhoofd.

Communicatie, leiderschap en business development vaardigheden zijn net zo belangrijk als time management vaardigheden. Naarmate financiële professionals meer carrière maken, zijn tijdmanagementvaardigheden alleen niet langer voldoende om hen te helpen het volgende niveau (het uitvoerende niveau) te bereiken.

Het komt neer op

Als je je leven waardeert, waardeer je je tijd. Werkleven is een subcomponent van het grotere beeld van uw leven - het niveau van bijdrage en service dat u anderen kunt bieden, hangt af van uw vermogen om het maximale uit de eindige hoeveelheid tijd te halen die u wordt toegewezen. Onthoud: het is de belangrijke dingen die uw werkgever van u verwacht te leveren. Je werkgever zal niet veel om al het andere geven, en jij ook niet.

(Lees voor meer informatie Financiële efficiëntie: de analistenhandleiding voor tijdbeheer.)