Definitie grootboek
Een grootboek vertegenwoordigt het archiveringssysteem voor de financiële gegevens van een bedrijf met debet- en kredietrekeningen die zijn gevalideerd door een proefsaldo. Het grootboek geeft een overzicht van elke financiële transactie die plaatsvindt tijdens de levensduur van een werkmaatschappij.
Het grootboek bevat rekeninginformatie die nodig is om de financiële overzichten van de onderneming op te stellen, en transactiegegevens worden per type gescheiden in rekeningen voor activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven.
01:37Grootboek
Hoe een grootboek werkt
Een grootboek is de basis van een systeem dat door accountants wordt gebruikt om financiële gegevens op te slaan en te organiseren die worden gebruikt om de financiële overzichten van de onderneming te maken. Transacties worden geboekt naar afzonderlijke grootboekrekeningen, zoals gedefinieerd in de rekeningschema van het bedrijf.
De transacties worden vervolgens afgesloten of samengevat in het grootboek en de accountant genereert een proefsaldo, dat dient als een rapport van het saldo van elke grootboekrekening. Het proefsaldo wordt gecontroleerd op fouten en gecorrigeerd door extra noodzakelijke posten te boeken en vervolgens wordt het aangepaste proefsaldo gebruikt om de financiële overzichten te genereren.
Hoe een grootboek werkt met dubbele boekhouding
Een grootboek wordt gebruikt door bedrijven die de dubbele boekhoudmethode toepassen, wat betekent dat elke financiële transactie ten minste twee grootboekrekeningen beïnvloedt en elke boeking ten minste één debet- en één credit-transactie heeft. Transacties met dubbele invoer, journaalboekingen genoemd, worden in twee kolommen geboekt, met debetboekingen links en creditboekingen rechts en het totaal van alle debet- en creditboekingen moet in evenwicht zijn.
De boekhoudkundige vergelijking, die ten grondslag ligt aan dubbele boekhouding, is als volgt:
Activa − Liabilities = Aandeelhoudersvermogen \ text {Assets} - \ text {Liabilities} = \ text {Aandeelhoudersvermogen} Activa − Liabilities = Aandeelhoudersvermogen
De balans volgt dit formaat en toont informatie op gedetailleerd rekeningniveau. De balans toont bijvoorbeeld verschillende activarekeningen, waaronder contanten en vorderingen, in de sectie kortlopende activa.
De dubbele boekhoudmethode werkt op basis van de eis van de boekhoudkundige vergelijking dat transacties die zijn geboekt op de rekeningen links van het gelijkteken in de formule gelijk moeten zijn aan het totaal van de transacties die zijn geboekt op de rekening (of rekeningen) aan de rechterkant. Zelfs als de vergelijking anders wordt gepresenteerd (zoals Activa = Verplichtingen + Eigen vermogen), is de evenwichtsregel altijd van toepassing.
Wat vertelt een grootboek u?
De transactiegegevens in het grootboek worden op verschillende niveaus verzameld en samengevat om een proefsaldo, winst- en verliesrekening, balans, kasstroomoverzicht en vele andere financiële rapporten te produceren. Dit helpt accountants, bedrijfsmanagement, analisten, investeerders en andere belanghebbenden om de prestaties van het bedrijf continu te beoordelen.
Wanneer de kosten in een bepaalde periode stijgen, of een bedrijf andere transacties registreert die zijn inkomsten, netto-inkomsten of andere belangrijke financiële gegevens beïnvloeden, vertellen de gegevens van de financiële overzichten vaak niet het hele verhaal.
In het geval van bepaalde soorten boekhoudfouten wordt het noodzakelijk om terug te gaan naar het grootboek en de details van elke geregistreerde transactie te bekijken om het probleem te vinden. Soms kan dit gepaard gaan met het controleren van tientallen journaalposten, maar het is noodzakelijk om betrouwbaar foutloze en geloofwaardige financiële overzichten van bedrijven te handhaven.
Belangrijkste leerpunten
- Het grootboek is de basis van het dubbele boekhoudsysteem van een bedrijf.
- Grootboekrekeningen omvatten alle transactiegegevens die nodig zijn om de winst- en verliesrekening, balans en andere financiële rapporten op te stellen.
- Grootboektransacties zijn een overzicht van transacties die zijn gemaakt als journaalboekingen naar grootboekrekeningen.
- Het proefsaldo is een rapport dat elke grootboekrekening en het saldo weergeeft, waardoor aanpassingen gemakkelijker kunnen worden gecontroleerd en fouten gemakkelijker kunnen worden gevonden.
Het balanstransactievoorbeeld
Als een bedrijf bijvoorbeeld een betaling van een klant ontvangt voor een factuur van $ 200, verhoogt de bedrijfsaccountant de contante rekening met een debet van $ 200 en voltooit de boeking met een tegoed of een korting van $ 200 op te ontvangen rekeningen. De geboekte debet- en creditbedragen zijn gelijk.
In dit geval wordt één activarekening (contant) met $ 200 verhoogd, terwijl een andere activarekening (vorderingen) met $ 200 wordt verminderd. Het netto resultaat is dat zowel de toename als de afname slechts één kant van de boekhoudkundige vergelijking beïnvloeden. De vergelijking blijft dus in evenwicht.
Voorbeeld van een transactie in de resultatenrekening
De resultatenrekening volgt zijn eigen formule, die als volgt kan worden geschreven:
Inkomsten − uitgaven = netto inkomen (NI) of nettowinst \ text {omzet} - \ text {uitgaven} = \ text {netto inkomen (NI) of nettowinst} opbrengsten − uitgaven = netto inkomen (NI) of nettowinst
Het is mogelijk dat een boekhoudkundige transactie tegelijkertijd invloed heeft op zowel de balans als de resultatenrekening.
Stel bijvoorbeeld dat een bedrijf zijn klant $ 500 factureert. De accountant zou deze transactie in het grootboek invoeren door een debet van $ 500 (verhoging) op debiteuren (een balansrekening) en een credit van $ 500 (verhoging) op inkomsten te boeken. Incasso's en credits stijgen beide met $ 500, en de totalen blijven in balans.
Meer informatie over het grootboek
Voor meer informatie over grootboeken kunt u overwegen meer te lezen over dubbele boekhouding.
Vergelijk beleggingsrekeningen Aanbieder Naam Beschrijving Adverteerder Openbaarmaking × De aanbiedingen die in deze tabel worden weergegeven, zijn afkomstig van samenwerkingsverbanden waarvan Investopedia een vergoeding ontvangt.