Hoe budgettering werkt voor bedrijven

Een budget is een voorspelling van inkomsten en uitgaven over een bepaalde toekomstige periode. Budgetten worden gebruikt door bedrijven, overheden en huishoudens. Budgetten zijn een integraal onderdeel van het efficiënt runnen van een bedrijf. Budgettering voor bedrijven dient als een actieplan voor managers en als een vergelijkingspunt aan het einde van een periode.

Het budgetteringsproces voor bedrijven kan een uitdaging zijn, vooral als klanten niet op tijd betalen of inkomsten en verkopen met tussenpozen zijn. Er zijn verschillende soorten budgetten die bedrijven gebruiken, waaronder operationele budgetten en masterbudgetten, evenals statische en flexibele budgetten. In dit artikel onderzoeken we hoe bedrijven met budgettering omgaan en hoe bedrijven omgaan met het missen van hun budgetten.

Belangrijkste leerpunten

• Een budget is een voorspelling van inkomsten en uitgaven gedurende een specifieke periode. Budgetten zijn een integraal onderdeel van het efficiënt runnen van een bedrijf.
• Een statisch budget is een budget met cijfers op basis van geplande outputs en inputs voor elk van de divisies van het bedrijf.
• Een cashflowbudget helpt managers bij het bepalen van de hoeveelheid geld die een bedrijf gedurende een periode genereert.
• Flexibele budgetten bevatten de werkelijke resultaten en worden vergeleken met het statische budget van het bedrijf om eventuele afwijkingen te identificeren.

Hoe budgetten werken

Wanneer de meeste mensen aan budgetten denken, denk ik aan het huishoudbudget. Hoewel het budgetteringsproces voor bedrijven complex kan worden, vergelijkt een budget meestal de inkomsten of winst van een bedrijf versus de kosten of uitgaven in een bepaalde periode.

Natuurlijk is het bepalen en voorspellen hoeveel te besteden aan verschillende uitgaven en het projecteren van verkopen slechts een deel van het proces. Bedrijfsleiders hebben ook te maken met talloze andere factoren, waaronder projectie van kapitaaluitgaven, die grote aankopen van vaste activa zijn, zoals machines of een nieuwe fabriek.

Bedrijven moeten ook rekening houden met hun voortdurende cashbehoeften, omzettekorten en de economische achtergrond. Ongeacht het type bedrijf is de mogelijkheid om de prestaties te meten met behulp van budgetten van cruciaal belang voor de algehele financiële gezondheid van een bedrijf.

Soorten budgetten

Hieronder staan ​​enkele van de meest voorkomende soorten budgetten die bedrijven gebruiken bij het voorspellen van hun aantal.

Hoofdbudget

De meeste bedrijven beginnen met een masterbudget, wat een projectie is voor het hele bedrijf. Hoofdbudgetten voorspellen meestal het hele fiscale jaar. Het hoofdbudget bevat projecties voor posten in de winst- en verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht. Deze projecties kunnen inkomsten, uitgaven, bedrijfskosten, verkoop en kapitaaluitgaven omvatten.

Statische begroting

Een statisch budget is een budget met cijfers op basis van geplande outputs en inputs voor elk van de divisies van het bedrijf. Een statisch budget is meestal de eerste stap van het budgetteren, die bepaalt hoeveel een bedrijf heeft en hoeveel het zal uitgeven. Het statische budget kijkt naar vaste kosten, die niet variabel zijn of afhankelijk zijn van productievolumes en verkopen. Huur zou bijvoorbeeld vaste kosten zijn, ongeacht het verkoopvolume voor een bedrijf.

Sommige bedrijfstakken, zoals non-profitorganisaties, ontvangen donaties en subsidies die resulteren in een statisch budget dat ze niet kunnen overschrijden. Andere industrieën gebruiken statische budgetten als een startpunt of een basislijnnummer, vergelijkbaar met het hoofdbudget, en maken aanpassingen aan het einde van het boekjaar als er meer of minder nodig is in de begroting. Bij het maken van een statisch budget gebruiken managers economische prognosemethoden om realistische cijfers te bepalen.

Operationeel budget

Het operationele budget omvat de kosten en opbrengsten die worden gegenereerd door de dagelijkse bedrijfsvoering van het bedrijf. Het operationele budget is gericht op de bedrijfskosten, inclusief de kosten van verkochte goederen (COGS) en de inkomsten of inkomsten. COGS zijn de kosten van directe arbeid en directe materialen die gebonden zijn aan productie.

Het operationele budget vertegenwoordigt ook de overhead- en administratiekosten die rechtstreeks verband houden met de productie van de goederen en diensten. Het operationele budget zou echter geen items bevatten zoals kapitaaluitgaven en langlopende schulden.

Cash-flow budget

Een cashflowbudget helpt managers bij het bepalen van de hoeveelheid geld die een bedrijf gedurende een periode genereert. De instroom en uitstroom van contanten voor een bedrijf zijn belangrijk omdat uitgaven moeten worden betaald uit de gegenereerde contanten. Het monitoren van de inning van debiteuren, wat geld is dat door klanten verschuldigd is, kan bedrijven bijvoorbeeld helpen om de verschuldigde contanten in een bepaalde periode te voorspellen. Het voorspellen van contant geld kan een uitdaging zijn als klanten een termijn van 30 dagen krijgen om een ​​factuur te betalen, maar in plaats daarvan binnen 90 dagen betalen.

Cashflowbudgetten helpen om praktijken uit het verleden te onderzoeken om te onderzoeken wat werkt en wat niet en om aanpassingen te maken. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een kortlopende werkkapitaallijn van een bank aanvragen om ervoor te zorgen dat ze contant betalen in het geval dat een klant te laat betaalt. Ook kunnen bedrijven vragen om flexibelere opties voor hun crediteuren, wat geld is dat aan leveranciers verschuldigd is, om te helpen bij eventuele cashflowbehoeften op korte termijn.

Een budget gebruiken om prestaties te evalueren

Na afloop van een periode moet het management de voorspellingen uit het statische of masterbudget vergelijken met de prestaties van het bedrijf. In dit stadium berekenen bedrijven of het budget in lijn was met de geplande uitgaven en inkomsten.

Flexibel budget

Een flexibel budget is een budget met cijfers op basis van werkelijke output. Het flexibele budget wordt vergeleken met het statische budget van het bedrijf om eventuele afwijkingen (of verschillen) tussen de voorspelde uitgaven en de werkelijke uitgaven te identificeren.

Met een flexibel budget worden gebudgetteerde dollarwaarden (dat wil zeggen kosten of verkoopprijzen) vermenigvuldigd met werkelijke eenheden om te bepalen welk bepaald aantal wordt gegeven aan een niveau van output of verkoop. De berekening levert de totale variabele kosten op voor de productie. Het tweede onderdeel van het flexibele budget zijn de vaste kosten. Doorgaans verschillen de vaste kosten niet tussen statische en flexibele budgetten.

Omdat flexibele budgetten de cijfers van de huidige periode (omzet, omzet en uitgaven) gebruiken, kunnen ze helpen bij het maken van prognoses op basis van meerdere scenario's. Bedrijven kunnen verschillende uitkomsten berekenen op basis van verschillende outputs, zoals verkopen of geproduceerde eenheden. Flexibele of variabele budgetten helpen managers bij het plannen van zowel lage output als hoge output om zichzelf klaar te maken, ongeacht de uitkomst.

Budgetverschillen

Zoals eerder vermeld, kunnen afwijkingen optreden tussen het statische budget en de werkelijke resultaten. De twee veel voorkomende variaties worden de flexibele budgetvariantie en verkoopvolumevariantie genoemd.

De flexibele budgetvariantie vergelijkt het flexibele budget met werkelijke resultaten om de effecten te bepalen die prijzen of kosten hebben gehad op operaties.

De variantie in verkoopvolume vergelijkt het flexibele budget met het statische budget om het effect te bepalen dat het niveau van de verkoopactiviteit van een bedrijf op zijn activiteiten had.

Op basis van deze twee budgetten kan een bedrijf individuele flexibele en statische budgetten ontwikkelen voor elk element van zijn activiteiten. De variaties worden geclassificeerd als gunstig of ongunstig.

Als de variantie in verkoopvolume ongunstig is (flexibel budget is minder dan statisch budget), zal de omzet van het bedrijf (of productie met een variantie in productievolume) lager uitvallen dan verwacht.

Als de flexibele budgetvariantie echter ongunstig was, zou dit het gevolg zijn van prijzen of kosten. Door te weten waar het bedrijf tekortschiet of het doel overschrijdt, kunnen managers de prestaties van het bedrijf efficiënter evalueren en de bevindingen gebruiken om de nodige wijzigingen aan te brengen.

Een flexibel budget kan bedrijven helpen rekening te houden met zowel variabele als vaste kosten, waardoor een dynamischer proces ontstaat en betere voorspellingen kunnen worden gedaan.

Budgetten implementeren

Voor de meeste bedrijven duiken de uitgaven van tijd tot tijd op. Statische budgetten fungeren meestal als een richtlijn, wat betekent dat ze kunnen worden gewijzigd of aangepast zodra de variaties zijn geïdentificeerd via een flexibel budget. Inzicht in de verschillende soorten budgettering, managers kunnen een schat aan informatie verkrijgen door de analyse van budgetafwijkingen die leiden tot beter geïnformeerde zakelijke beslissingen.