Een I-9-formulier invullen (stap voor stap)

Wanneer u een nieuwe werknemer in dienst neemt, moet u controleren of deze persoon wettelijk in aanmerking komt om in de Verenigde Staten te werken. Zodra u een baan hebt aangeboden (maar niet eerder), moet de nieuwe werknemer aantonen in aanmerking te komen om in de VS te werken door het I-9-formulier in te vullen.

Als werkgever is het uw verantwoordelijkheid om te zien dat dit formulier van de Amerikaanse Citizenship and Immigration Services wordt ingevuld door de werknemer en u. Bewaar het formulier bij uw andere arbeidsregisters - sla het niet in bij de overheid.

(Zie "8 dingen die werkgevers u niet mogen vragen" voor meer informatie over de verantwoordelijkheden van werkgevers bij het aannemen van personeel.)

Een I-9-formulier invullen

Het I-9-formulier is ontworpen om informatie van nieuwe werknemers te verkrijgen waaruit blijkt dat zij legaal in de VS kunnen werken. Geen enkele werknemer is vrijgesteld van het invullen van het formulier.

De I-9-vorm bestaat uit drie delen:

1. Deel I: Identiteit vaststellen voor de werknemer

Dit deel van het formulier wordt ingevuld door de werknemer. Het bevat informatie zoals de volledige naam, het adres, de geboortedatum, het sofinummer (indien van toepassing), het e-mailadres en telefoonnummer (het e-mailadres en telefoonnummer zijn optioneel).

Dit deel wordt ook gebruikt om te getuigen - op straffe van meineed - dat de persoon wettelijk in aanmerking komt om in de Verenigde Staten te werken omdat hij:

• Een burger
• Een niet-ingezetene van de Verenigde Staten
• Een wettige permanente inwoner
• Een vreemdeling die bevoegd is om in de VS te werken. De werknemer moet de vervaldatum voor deze machtiging invoeren, indien van toepassing.

Een werknemer die een vreemdeling is en geautoriseerd om te werken, moet het vreemdelingenregistratienummer invoeren (een "A-nummer" dat een uniek 7-, 8- of 9-cijferig nummer is dat aan een vreemdeling is toegekend) of het toegangsnummer van formulier I-94 .

De werknemer moet het formulier ondertekenen en dateren. Valse verklaringen kunnen leiden tot boetes en / of gevangenisstraf.

Sommige werknemers hebben mogelijk hulp nodig om hun deel van het formulier in te vullen. Als de werknemer minderjarig of gehandicapt is (of vertaling nodig heeft), moet de persoon die helpt bij het invullen van het formulier (voorbereiding en / of vertaler) ook zijn / haar naam en adres invoeren, evenals het ondertekenen van het formulier (ook op straffen) van meineed).

2. Deel II: voor de werkgever, het controleren van de documenten van de werknemer

Dit deel van het formulier wordt ingevuld door de werkgever. Het beschrijft de documenten die de werkgever heeft beoordeeld om te verifiëren of hij in dienst is. De werkgever moet deze actie ondernemen binnen drie dagen na de eerste werkdag. De werkgever kan - maar is niet verplicht - een kopie van de gepresenteerde documenten te maken.

Er zijn drie lijsten met documenten die kunnen worden gebruikt. Het soort documenten dat wordt gebruikt, bepaalt het deel van deel II dat de werkgever moet invullen.

Lijst A: De documenten in deze lijst bevatten zowel de identiteit van de werknemer als de arbeidsbevoegdheid. Een werknemer hoeft slechts een van de volgende formulieren te overleggen om aan de documentvereiste te voldoen:

• Amerikaans paspoort (of Amerikaanse paspoortcode)
• Permanente ingezeten kaart ("groene kaart") of ontvangstbewijs voor vreemdelingenregistratie (technisch gezien is de groene kaart formulier I-551)
• Buitenlands paspoort met een tijdelijke I-551-stempel
• Arbeidsvergunningsdocument dat een foto bevat (formulier I-766)
• Voor een niet-immigrerende vreemdeling die is gemachtigd om te werken: een buitenlands paspoort en formulier I-94 (of 94A) en een goedkeuring van de niet-immigrantenstatus van de vreemdeling zolang deze niet is verlopen
• Paspoort van de Federale Staten van Micronesië, Republiek der Marshalleilanden

Lijst B: De documenten in deze lijst tonen de identiteit van de werknemer. Als een werknemer geen document uit lijst A heeft, moet hij of zij één document uit lijst B produceren, plus één document uit lijst C (hieronder).

• Rijbewijs of ID-kaart uitgegeven door een staat (zolang deze een identiteitsbewijs met foto en andere persoonlijke informatie bevat)
• School-ID met een foto
• De registratiekaart van de kiezer
• Amerikaanse militaire kaart of ontwerpverslag
• ID-kaart van militairen
• US Coast Guard Merchant Marine-kaart
• Indiaanse tribale document
• Rijbewijs uitgegeven door een Canadese overheid

Voor minderjarigen (jonger dan 18 jaar) die geen van de documenten in lijst B kunnen overleggen, omvatten alternatieve documenten die aanvaardbaar zijn om de identiteit van de werknemer te bewijzen, een schoolrecord of rapportkaart; klant-, arts- of ziekenhuisrecord; of een kinderdagverblijf of kleuterschoolrecord.

Lijst C: Dit document bevat de autorisatie van de werknemer om in de Verenigde Staten te werken. Nogmaals, als de werknemer geen document uit lijst A kan produceren, moet hij of zij er een uit lijst B en een uit lijst C produceren.

• Rekeningnummer sociale zekerheid (tenzij op de kaart staat: niet geldig voor werk, alleen geldig voor werk met INS-autorisatie of alleen geldig voor werk met DHS-autorisatie)
• Verklaring van geboorte in het buitenland afgegeven door het ministerie van Buitenlandse Zaken (formulier FS-545)
• Certificering van het geboorteverslag afgegeven door het ministerie van Buitenlandse Zaken (formulier DS-1350)
• Originele of gecertificeerde kopie van een geboorteakte uitgegeven door een staat, provincie, gemeentelijke autoriteit of territorium van de VS met een officieel zegel
• Indiaanse tribale document
• Amerikaans staatsbewijs (formulier I-197)
• Identificatiekaart voor gebruik van ingezeten burger in de Verenigde Staten (formulier I-179)
• Arbeidsvergunningsdocument uitgegeven door het Department of Homeland Security

Zoals in het geval van de werknemer, moeten werkgevers op straffe van meineed verklaren dat ze de nodige documenten hebben gecontroleerd, geloven dat ze echt zijn en naar beste weten geloven dat de werknemer bevoegd is om in de VS te werken naast het ondertekenen van de certificeringssectie, moet de werkgever de eerste arbeidsdag van de werknemer noteren, evenals andere werkgeverinformatie (de naam van het bedrijf, de titel van de persoon die het formulier ondertekent en het adres van het bedrijf).

3. Deel III: voor de werkgever bij het opnieuw inhuren

Dit deel van het formulier wordt ook alleen ingevuld door de werkgever, maar wordt alleen gebruikt in het geval van herverificatie bij het opnieuw aannemen van een werknemer. Als een werknemer binnen drie jaar na de datum van de oorspronkelijke I-9 opnieuw wordt aangenomen, kan de werkgever ervoor kiezen om dit gedeelte of een nieuwe I-9 in te vullen.

Als het nodig is om dit deel in te vullen, vermeldt de werkgever alleen de naam van de werknemer (of een nieuwe naam als de werknemer een naamswijziging heeft gehad) en de datum van herhuur. Als de vorige arbeidsvergunning is verlopen maar nu is verlengd, voert u informatie in over het document tot vaststelling van een dergelijke machtiging (titel van het document, nummer en vervaldatum van de nieuwe arbeidsvergunning).

Zoals in het geval van de andere delen, moet de werknemer op straffe van meineed ondertekenen dat hij / zij gelooft dat het gepresenteerde document echt is en dat de werknemer geautoriseerd is om in de Verenigde Staten te werken.

Het komt neer op

Werkgevers moeten I-9 bewaren voor de laatste van drie jaar vanaf de datum van indiensttreding of een jaar na de datum waarop het dienstverband eindigt. Van tijd tot tijd kan de federale overheid uw tewerkstellingsgegevens onderzoeken. Als u geen I-9's produceert, kunt u worden onderworpen aan civiele en / of strafrechtelijke sancties. Meer informatie over de I-9 vindt u in het "Handboek voor werkgevers: instructies voor het invullen van formulier I-9". Voor verdere vragen over de I-9 kunt u ook een arbeidsrechtadvocaat raadplegen.

(Bedrijfseigenaren zijn wellicht ook geïnteresseerd in "1099 formulieren invullen" en "Formulier 4562 invullen, stap voor stap.")