Belastingverplichtingen voor kleine bedrijven: loonheffingen

Een van de problemen waarmee eigenaren van kleine bedrijven te kampen hebben, is actueel blijven met de vele verplichtingen voor lokale, nationale en federale belastingen. Hoewel de meeste bedrijfseigenaren een accountant of belastingdeskundige inhuren om met belastinggerelateerde kwesties om te gaan, is het van belang dat zij het belastingstelsel begrijpen voor degenen die de uiteindelijke verantwoordelijkheid dragen voor het nakomen van alle belastingverplichtingen. Dit artikel richt zich op de verplichtingen van de ondernemer met betrekking tot de loonheffingen. (Leer hoe loonheffingen uw persoonlijke inkomstenbelasting kunnen verlagen in Loonaftrekbetalingen .)

ZIE: Businessplan

Loonbelastingverplichtingen Elk bedrijf met werknemers is verplicht loonheffingen in te houden op de looncheques van werknemers en toepasselijke federale, staats- en lokale belastingen te betalen. De belastingen die gewoonlijk worden ingehouden op loonstrookjes van werknemers omvatten VAIS (Medicare en sociale zekerheidsbelastingen) en federale, staats- en lokale inkomstenbelastingen, indien van toepassing. Andere inhoudingsverplichtingen omvatten FUTA (Federal Unemployment Tax Act) en, in staten zoals Californië, Hawaii, New Jersey, New York en Rhode Island, belastingen op invaliditeitsverzekeringen. Het niet betalen van belastingen of het missen van een betaling kan leiden tot zware boetes en boetes, dus het is belangrijk om het bedrag van de verschuldigde loonheffingen te berekenen en op tijd te betalen. (Goede boekhouding is essentieel voor kleine bedrijven. Lees zes stappen naar een beter bedrijfsbudget om te leren hoe u inkomsten en uitgaven beheert.)

Als de eigenaar van een klein bedrijf geen externe werknemers heeft, maar is opgenomen, zijn de bovenstaande regels ook van toepassing op de loonstrookjes van de eigenaar, omdat hij of zij in wezen de enige werknemer van de onderneming is. Als het bedrijf niet is opgericht en er geen werknemers zijn, moet de eigenaar elk kwartaal belasting betalen over het inkomen uit zelfstandige arbeid. (Lees Moet u uw bedrijf opnemen? Om erachter te komen of deze bedrijfsstructuur voordelig voor u zou zijn.)

Loonheffingen berekenen Er zijn drie stappen voor het berekenen van loonheffingen:

1. Bepaal belastingplichtige werknemers
2. Bepaal belastbaar loon
3. Bereken inhoudingen

Belastbare werknemers Werknemers kunnen werknemers of onafhankelijke contractanten zijn. Werknemers worden behandeld als belastbare werknemers die onderworpen zijn aan loonbelasting, terwijl onafhankelijke contractanten verantwoordelijk zijn voor het betalen van hun eigen belastingen. Gewoonlijk worden werknemers als werknemers beschouwd als u het recht hebt om de manier waarop zij hun werk doen te sturen en te controleren, in plaats van alleen de resultaten van het werk. De lijnen tussen onafhankelijke contractanten en werknemers zijn echter niet altijd duidelijk. Om ondernemers te helpen bepalen welke werknemers belastbare werknemers zijn, heeft de IRS common law-regels, waaronder gedrags-, financiële en relatietests.

Gedragstest Een werknemer is een werknemer wanneer de werkgever het recht heeft om de werknemer te leiden en te controleren. De werkgever hoeft de werknemer niet daadwerkelijk te besturen of te controleren, maar heeft het recht om dit te doen.

Financiële test Deze test kijkt naar de mate van controle die een werkgever heeft over de financiële aspecten van de baan. In sommige beroepen ondersteunt het hebben van een aanzienlijke controle over de benodigdheden die voor het werk worden gebruikt de status van een werknemer als een onafhankelijke aannemer.

Een duidelijke manier om een ​​onafhankelijke aannemer van een werknemer te onderscheiden, is door de beschikbaarheid van diensten. Een onafhankelijke aannemer is niet verbonden aan één bedrijf en kan reclame maken voor diensten; een werknemer kan alleen reclame maken voor diensten als hij of zij buiten het bedrijf werkt als een onafhankelijke contractant.

Relatietest Deze test verwijst naar de manier waarop de werkgever en de werknemer hun relatie ervaren. Als een werkgever-werknemerrelatie naar verwachting zal duren tot het einde van een specifiek project of voor een gespecificeerde periode, dan is de werknemer een onafhankelijke aannemer. Aan de andere kant, als de relatie geen of geen grenzen heeft, is de werknemer een belastbare werknemer. (Lees Small Business: It's All About Relationships voor meer informatie over relaties die essentieel zijn voor een klein bedrijf.)

Belastbaar loon Belastbaar loon is een vergoeding voor verrichte diensten en kan salaris, bonussen of geschenken omvatten. Sommige vormen van compensatie, zoals zakelijke onkostenvergoedingen voor reizen of maaltijden, komen niet in aanmerking als belastbaar loon. Om de kosten niet-belastbaar te maken, moeten werknemers ze verifiëren via kwitanties of onkostendeclaraties. Ze moeten ook noodzakelijk, redelijk en zakelijk zijn. (Als u zakelijke kosten maakt, zorg er dan voor dat u uw bonnen op orde houdt. Lees 10 Stappen om uw belasting voor te bereiden voor informatie over de planning vóór 15 april.)

Inhouding berekenen Nadat u hebt uitgezocht welke werknemers in aanmerking komen als belastbare werknemers en welke lonen belastbaar zijn, is de volgende stap het uitzoeken van het bedrag dat u moet inhouden voor federale, nationale en lokale belastingen, evenals VAIS en FUTA.

Federale belastingen Elke loonstrook moet federale inkomstenbelastingen inhouden voor de toepasselijke periode. De IRS heeft twee sets belastingtabellen die werkgevers kunnen gebruiken om bronbedragen te berekenen: de loonschijftabellen en de percentagetabellen.

De loonschijftabellen zijn gescheiden voor vijf verschillende loonperioden (dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks en maandelijks). Om de inhoudingsbedragen te bepalen, kiezen werkgevers de toepasselijke loonperiode en loonschijf voor werknemers en lezen ze vervolgens in de tabel naar de kolom met het aantal geclaimde vrijstellingen.
De percentagetabellen zijn beschikbaar voor acht loonperioden (dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks, maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks en jaarlijks) en gescheiden naar burgerlijke staat. Werkgevers beginnen met het verlagen van de lonen met de waarde van de geclaimde vrijstellingen. Vervolgens gebruiken ze de tabel die overeenkomt met de burgerlijke staat van de werknemer en zoeken ze naar het bronbedrag op basis van de loonschijf.

Als bedrijfseigenaar is het uw verantwoordelijkheid om de twee sets tabellen te bekijken en te bepalen welke geschikt is voor uw bedrijf. De percentagetabellen zijn meer inclusief, in termen van loonperiode, dus als u zich in een situatie bevindt waarin verschillende werknemers op verschillende loonperioden worden betaald, moet de percentagetabel de tabel van uw keuze zijn. Als uw werknemers bijvoorbeeld driemaandelijks worden betaald, zijn de percentagetabellen geschikter dan de loonschijftabellen. Om deze tabellen te krijgen, bel de IRS of ga naar //www.irs.gov/ en vraag om publicaties 15 en 15-A.
Staatsbelastingen
De meeste staten gebruiken tabellen die vergelijkbaar zijn met federale belastingtabellen, en u kunt ze krijgen door naar het belastinggedeelte van de website van uw staat te gaan of contact op te nemen met de Small Business Administration. U hoeft geen staatsbelasting in te houden in rechtsgebieden die geen staatsbelasting heffen op inkomsten, zoals Alaska, Florida, Texas, Wyoming en Washington. Andere uitzonderingen zijn staten waarvan de inkomstenbelasting een vast percentage van de federale belasting is, zoals Arizona, en waar staatsbelastingen een vast percentage van het brutoloon zijn, zoals Pennsylvania.
VAIS De Federale Verzekeringsbijdragenwet (VAIS) is een federale wet die werkgevers verplicht sociale belastingen en Medicare-belastingen in te houden op het loon dat aan werknemers wordt betaald. Het vereist ook dat de werkgever en werknemer elk de helft van de VAIS-belasting betalen. Sociale zekerheid en Medicare belastingen worden opgelegd aan zowel de werknemer tegen een vast tarief van 4, 2% voor sociale zekerheid en 1, 45% voor Medicare en het enkelvoudige vaste tarief van de werkgever van respectievelijk 6, 2% en 1, 45%, waardoor een gecombineerd VAIS belastingtarief van 15, 3% (12, 4% voor sociale zekerheid en 2, 9% voor medicijnen). Zelfstandigen zijn zelf verantwoordelijk voor het betalen van de volledige belasting van 13, 3%. (Lees meer over hoe de overheid uw belastingtarief bepaalt in Laffer Curve Key To Ideal Tax Rate .)

In tegenstelling tot federale en staatsbelastingen worden VAIS-belastingen niet beïnvloed door het aantal inhoudingsvrijstellingen dat de werknemer claimt. U vermenigvuldigt eenvoudig de brutoloonbetaling van een werknemer met het toepasselijke belastingtarief om te bepalen hoeveel u moet inhouden en hoeveel u als werkgever moet betalen. In 2009 en 2010 is de belasting op de sociale zekerheid alleen van toepassing op de eerste $ 106.800 aan inkomsten, ook wel de loonbasis van de sociale zekerheid genoemd. De loonbasis wordt elk jaar aangepast voor inflatie. De Medicare-belasting kent geen inkomensgrens.
FUTA Werkloosheidsbelasting of FUTA zijn belasting die uitsluitend door de werkgever wordt betaald. U moet werkloosheidsbelasting betalen als een van de volgende situaties van toepassing is:

a) U betaalt een loon van ten minste $ 1500 per kwartaal
b)
U hebt gedurende een periode van 20 weken in een kalenderjaar ten minste één werknemer op een bepaalde dag, ongeacht of de weken opeenvolgend zijn

Het FUTA-belastingtarief is 6, 2% voor 2011, en het wordt opgelegd op de eerste $ 7000 loon voor elke werknemer. U kunt echter credits claimen tegen uw bruto FUTA-belasting om de werkloosheidsbelasting die u betaalt weer te geven. Als u uw werkloosheidsbelasting betaalt wanneer deze verschuldigd zijn, mag u een krediet van 5, 4% claimen, waardoor uw FUTA-belastingtarief effectief wordt verlaagd tot 0, 8%.
Alles bij elkaar brengen
Het berekenen van loonheffingen kan erg ingewikkeld zijn en het is belangrijk om op tijd betalingen te verzenden om boetes en late kosten te voorkomen. Federale belastingbetalingen kunnen online worden gedaan via het elektronische federale belastingbetalingssysteem (EFTPS) of via banken die bevoegd zijn om federale betalingen te accepteren. Als u de laatste methode gebruikt, moet elke betaling vergezeld gaan van formulier 8109, dat u kunt verkrijgen door de IRS te bellen op 1-800-829-4933 of via de IRS-website. FUTA-belastingen worden meestal driemaandelijks betaald en inkomsten- en VAIS-belastingen worden semi-maandelijks of maandelijks gestort. Meestal stuurt de IRS ondernemers aan het einde van elk jaar een kennisgeving waarin staat welke methode ze voor het komende jaar moeten gebruiken.

Over het algemeen wordt de tijdigheid van een aanbetaling bepaald door de datum waarop deze wordt ontvangen. Een gestorte aanbetaling die na de vervaldatum wordt ontvangen, wordt echter als tijdig beschouwd als u kunt vaststellen dat deze ten minste twee dagen vóór de vervaldatum is verzonden. Ga naar //www.irs.gov/ of bel de IRS live hulplijn voor bedrijven op 1-800-829-4933 voor meer informatie over de taken van kleine bedrijven op de loonlijst.

Voor gerelateerde informatie, kijk op Belastingkrediet voor planuitgaven voor kleine bedrijven .