Bent u ERISA-conform? Volg deze checklist

Veel bedrijven bieden een of andere vorm van gekwalificeerd pensioenplan en vallen daarmee onder de governance-richtlijnen van de Employee Retirement Income Security Act van 1974 (ERISA). ERISA stelt richtlijnen en minimumnormen vast ter bescherming van werknemers van bedrijven in de particuliere sector die deelnemen aan pensioen- en welzijnsregelingen. Bedrijven die een gekwalificeerd pensioenplan beheren dat niet volledig voldoet aan ERISA, kunnen worden onderworpen aan dure boetes.

Als uw werknemerspensioenplan een toekomstig pensioeninkomen biedt of werknemers toestaat hun inkomsten voor pensionering uit te stellen, dan is dit een ERISA-plan. Als werkgever die deze ERISA-planvoordelen biedt, wordt u door ERISA ook beschouwd als een genoemde fiduciair die de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het beheer van deze plannen en ook de aansprakelijkheid als uw plannen niet voldoen aan de richtlijnen en normen die zijn opgesteld door ERISA.

Naleving van ERISA

Voldoen aan ERISA-compliancevereisten hoeft niet overdreven omslachtig te zijn. Hoewel er veel vereisten zijn, kan een goede externe beheerder (TPA) veel van de last dragen. Veel van de vereisten zijn kalendergestuurd en vereisen het indienen van formulieren tegen specifieke deadlines. Deze deadline data vormen een checklist die kan worden beheerd door een TPA of een personeelslid van personeelszaken. Aan andere vereisten moet ad hoc worden voldaan, afhankelijk van de omstandigheden.

ERISA Kalender Checklist

Het beheren van 401 (k) -plannen omvat het uitvoeren van bepaalde ERISA-conformiteitstaken volgens een jaarplanning. Dit zijn de meest voorkomende taken die onderdeel moeten uitmaken van de checklists van de meeste bedrijven.

Eerste kwartaal van het planjaar: verstrek de uitkeringen van het vierde kwartaal aan deelnemers aan het plan uiterlijk 45 dagen na het einde van het kwartaal. Doe werkgeversbijdragen van vorig jaar voor een belastingaftrek om in het voorgaande jaar te tellen.

Tweede kwartaal: verstrek voordelen van het eerste kwartaal aan deelnemers aan het plan. Verdeel overtollige opschortingen in 2015 boven de limiet van sectie 402 (g) van de IRC. Voor deelnemers aan het plan die in het voorgaande jaar 70 ½ jaar worden, distribueert u de vereiste minimumverdelingen (RMD's) voor het eerste jaar.

Derde kwartaal: verstrek winstoverzichten voor het tweede kwartaal. Bestandsformulier 5500 voor het voorgaande jaar of bestandsformulier 5558 voor een verlenging van 2, 5 maand. Als het planningsdocument in het voorgaande jaar is gewijzigd, verspreidt u een nieuwe samenvatting van de planbeschrijving onder de deelnemers aan het plan. Verspreid een beknopt jaarverslag over het voorgaande jaar aan deelnemers aan het plan.

Vierde kwartaal: verstrek de winst-en-verliesrekening over het derde kwartaal. Verzend toepasselijke kennisgevingen aan deelnemers, inclusief termijnen van of wijzigingen in een safe harbour 401 (k) -plan, Qualified Default Investment Alternative (QDIA) of automatische inschrijving. Corrigeer eventuele ADP / ACP-testfouten en betaal 10% accijns.

Lopende ERISA-vereisten

Sommige ERISA-vereisten zijn aan de gang als onderdeel van de planadministratie of veroorzaakt door gebeurtenissen.

Naleving van planningsdocument: zorg ervoor dat het planningsbeheer zich voortdurend houdt aan de voorwaarden van het planningsdocument. De IRS beschouwt elke niet-naleving van de voorwaarden van het planningsdocument als een operationeel defect, dat, indien niet verholpen, kan leiden tot diskwalificatie van het plan.

Jaarlijkse deelnemerbijdrage openbaarmaking: Alle in aanmerking komende werknemers, beëindigde werknemers en begunstigden met een rekeningsaldo moeten om de 12 maanden een deelnemerbijdrage openbaar maken.

Kennisgeving van planwijziging: Deelnemers moeten 30 tot 90 dagen vóór de ingangsdatum van de wijziging op de hoogte worden gesteld van wijzigingen in het plan.

Kans om in te schrijven: Alle werknemers die aan de planningsleeftijd en de dienstvereisten hebben voldaan, moeten de mogelijkheid krijgen zich in te schrijven. Ze moeten alle benodigde formulieren en instructies ontvangen, samen met een beknopte planbeschrijving en alle toepasselijke kennisgevingen van deelnemers.

Naleving van leningen: zorg ervoor dat uitstaande leningen worden terugbetaald in overeenstemming met de beleidsvoorwaarden van het plan en de promesse van de leningnemer.

Tijdige stortingen: zorg ervoor dat uitstel van werknemers en uitbetalingen van leningen op tijd worden gestort, meestal tegelijkertijd met stortingen van loonbelasting.

Driemaandelijkse huishouden uitvoeren: verzilver kleine saldi voor beëindigde werknemers. Standaardwaarden van leningen verwerken en niet-toegewezen verbeurdverklaringen gebruiken.

Hoewel de meeste van deze vereisten door een TPA kunnen worden beheerd, heeft de sponsor van het werkgeversplan de fiduciaire plicht om ervoor te zorgen dat deze correct worden nageleefd en uitgevoerd.