bon
Een tegoedbon is een document dat door de afdeling crediteuren van een bedrijf wordt gebruikt om alle bewijsstukken te verzamelen en in te dienen die nodig zijn om de betaling van een verplichting goed te keuren. De voucher is een interne boekhoudcontrole, die ervoor zorgt dat elke betaling naar behoren wordt geautoriseerd en dat de gekochte goederen of diensten daadwerkelijk worden ontvangen.
UITBREIDING Voucher
Elk bedrijf hanteert schriftelijke procedures voor elk van de routinematige boekhoudtaken van het bedrijf. Eén taak is het proces van het goedkeuren en betalen van leveranciersfacturen en kopieën van bepaalde documenten moeten elke betaling ondersteunen.
Voorbeelden van vouchers
Stel dat een restaurant om de paar dagen vlees en vis bestelt bij leveranciers. De restaurantmanager vult een bestelling in voor 30 pond vlees en de eigenaar initialiseert de bestelling om de zending goed te keuren. Wanneer de zending wordt ontvangen, wordt de inhoud van de zending vergeleken met de bestelling om ervoor te zorgen dat de zending overeenkomt met wat is besteld. Het restaurant vult een verzendbon in om het proces te documenteren en de verzendbon wordt vergeleken met de factuur van de verkoper.
De voucher bevat een voorblad waarin elke bijlage wordt uitgelegd. De bestelling, het verzendbewijs en de factuur zijn aan de voucher gehecht. De eigenaar beoordeelt alle voucherinformatie voordat hij een cheque ondertekent. De voucher kan ook de grootboekrekeningen weergeven die zijn gebruikt om de transactie te registreren. Het restaurant kan bijvoorbeeld de vleesvoorraadrekening crediteren (verhogen) en de geldrekening debiteren (verlagen) om de betaling te registreren.
Hoe vouchers een audit ondersteunen
De vouchers van het bedrijf dienen als een belangrijke bewijsbron wanneer een audit wordt uitgevoerd. Een auditor voert een reeks procedures uit om te bepalen of de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten. Een tegoedbon documenteert dat de gekochte goederen daadwerkelijk zijn ontvangen, wat de bewering van de auditor ondersteunt dat de goederen en diensten die in de financiële overzichten zijn geboekt echt bestaan. De voucher rechtvaardigt ook de contante betalingen van het bedrijf aan leveranciers en documenteert de grootboekrekeningen die zijn gebruikt om de transactie te boeken.
Factoring in fraudepreventie
Het gebruik van een tegoedbonsysteem vermindert ook het risico dat werknemers samenspannen om bedrijfsmiddelen te stelen. Bedrijven gebruiken het concept van functiescheiding om diefstal van werknemers te voorkomen, wat betekent dat kritieke taken worden toegewezen aan verschillende mensen binnen de organisatie. Met behulp van het restaurantvoorbeeld vult de manager de inkooporder in, keurt de eigenaar de order goed en vergelijkt een derde de ontvangen items met de leveranciersfactuur. De voucher documenteert dat de taken worden uitgevoerd door drie verschillende personen en creëert een papieren spoor zodat een auditor kan bevestigen dat de taken naar behoren zijn gescheiden.
Vergelijk beleggingsrekeningen Aanbieder Naam Beschrijving Adverteerder Openbaarmaking × De aanbiedingen die in deze tabel worden weergegeven, zijn afkomstig van samenwerkingsverbanden waarvan Investopedia een vergoeding ontvangt.