Definitie filiaaladministratie
Vestigingsboekhouding is een boekhoudsysteem waarin afzonderlijke rekeningen worden bijgehouden voor elke vestiging of bedrijfslocatie van een organisatie. Het wordt meestal aangetroffen in geografisch verspreide bedrijven, multinationals en ketenoperators en zorgt voor meer transparantie in de transacties, kasstromen en de algehele financiële positie en prestaties van elke branche.
Filiaalrekeningen kunnen ook verwijzen naar records die individueel zijn geproduceerd om de prestaties van verschillende locaties weer te geven, waarbij de boekhoudkundige records daadwerkelijk op het hoofdkantoor worden bijgehouden. Maar de term verwijst meestal naar filialen die hun eigen boeken bijhouden en deze later naar het hoofdkantoor sturen om te worden gecombineerd met die van andere eenheden.
Filiaaladministratie is een gebruikelijke praktijk voor bedrijven die op verschillende geografische locaties actief zijn.
De basisprincipes van filiaaladministratie
In filiaaladministratie wordt elk filiaal (gedefinieerd als een geografisch afzonderlijke operationele eenheid) behandeld als een individuele winst- of kostenplaats. Het filiaal heeft een eigen account. In dat account registreert het items zoals inventaris, debiteuren, lonen, apparatuur, uitgaven zoals huur en verzekeringen, en kleine contanten. Zoals elk boekhoudsysteem met dubbele boekhouding, houdt het grootboek een overzicht bij van activa en passiva, debet en credits, en uiteindelijk van winsten en verliezen gedurende een bepaalde periode.
Technisch gezien is de filiaalrekening boekhoudkundig een tijdelijke of nominale grootboekrekening. Het duurt een bepaalde boekhoudperiode. Aan het einde van de periode telt het bijkantoor zijn cijfers op en komt hij aan het einde van de saldi, die vervolgens worden overgebracht naar de juiste hoofdkantoor- of hoofdafdelingsrekeningen. Op de filiaalrekening blijft een nulsaldo staan totdat het boekhoudproces opnieuw begint met de volgende boekhoudperiode of cyclus.
Branch Accounting Methods
Er zijn verschillende methoden om filiaalrekeningen bij te houden, afhankelijk van de aard en complexiteit van het bedrijf en de operationele autonomie van het filiaal. De meest voorkomende zijn:
- Debiteuren systeem
- Inkomstenoverzichtsysteem
- Voorraad- en debiteurenstelsel
- Definitief rekeningensysteem
Waar filiaaladministratie van toepassing is
Filiaaladministratie kan ook worden gebruikt voor de operationele divisies van een bedrijf, die meestal meer autonomie hebben dan filialen, zolang de divisie niet wettelijk is opgezet als dochteronderneming. Een bijkantoor is geen afzonderlijke juridische entiteit, hoewel het (enigszins verwarrend) een "onafhankelijk bijkantoor" kan worden genoemd omdat het zijn eigen boekhouding bijhoudt.
Filiaaladministratie is echter niet hetzelfde als departementale boekhouding. Afdelingen kunnen hun eigen accounts hebben, maar ze opereren meestal vanaf dezelfde fysieke locatie. Een tak is van nature een geografisch gescheiden entiteit.
Geschiedenis van filiaaladministratie
Hoewel het synoniem lijkt met hedendaagse winkelketens en franchiseactiviteiten, gaat filiaaladministratie zelfs een lange weg terug. Venetiaanse oevers hebben er al in de 14e eeuw een vorm van behouden. De grootboeken van een firma van Venetiaanse kooplieden, daterend van 1410-18, tonen ook een vorm ervan om te proberen rekening te houden met overzeese en binnenlandse rekeningen. Luca Pacioli's Summa de Arithmetica ( 1494), het eerste boekhoudkundige handboek, wijdt er een hoofdstuk aan.
In de 17e eeuw werd filiaaladministratie op grote schaal gebruikt door Duitse telhuizen en andere bedrijven. Moravische nederzettingen in de dertien originele kolonies gebruikten het voor hun boeken in het midden van de 17e eeuw.
Voors en tegens van Branch Accounting
De belangrijkste voordelen (en vaak de doelstellingen) van filiaaladministratie zijn betere verantwoording en controle, omdat de winstgevendheid en efficiëntie van verschillende locaties nauwlettend kunnen worden gevolgd.
Aan de andere kant kan filiaaladministratie extra kosten met zich meebrengen voor een organisatie in termen van mankracht, werkuren en infrastructuur. Voor elke bedieningseenheid moet een afzonderlijke accountcoderingsstructuur worden gehandhaafd. Het kan nodig zijn om filiaalaccountants aan te stellen om nauwkeurige financiële rapportage en naleving van hoofdkantoorprocedures en -processen te garanderen.
Belangrijkste leerpunten
- Vestigingsboekhouding is een boekhoudsysteem waarin afzonderlijke rekeningen worden bijgehouden voor elke vestiging of bedrijfslocatie van een organisatie.
- Technisch gezien is de filiaalrekening een tijdelijke of nominale grootboekrekening die een bepaalde boekhoudperiode duurt.
- De primaire doelstellingen van filiaaladministratie zijn betere verantwoordingsplicht en controle, aangezien winstgevendheid en efficiëntie voor afzonderlijke locaties nauwkeurig kunnen worden gevolgd.
- Filiaaladministratie heeft een lange geschiedenis, die teruggaat tot de Venetiaanse oevers van de 14e eeuw.