Hoe credit- en debetsaldi in een grootboek te berekenen

Een grootboek fungeert als een record van alle rekeningen en hun transacties. Het in evenwicht brengen van het grootboek omvat het aftrekken van het totale aantal afschrijvingen van het totale aantal kredieten. Om credits en afschrijvingen correct te berekenen, moeten eerst enkele regels worden begrepen.

Hoe de saldi te berekenen

Voer om te beginnen alle debetrekeningen aan de linkerkant van de balans in en alle creditrekeningen aan de rechterkant. Neem het saldo voor elk op. Bedenk welke debetrekening elke transactie beïnvloedt en of deze uiteindelijk de rekening verhoogt of verlaagt. Verlaagt het bijvoorbeeld de voorraad of verhoogt het de contanten? Bereken ten slotte het saldo voor elke rekening en werk de balans bij.

Wanneer u klaar bent, controleert u of credits gelijk zijn gedebiteerd om ervoor te zorgen dat de boeken in balans zijn. Een andere manier om ervoor te zorgen dat de boeken in balans zijn, is door een proefbalans te creëren. Dit betekent dat alle rekeningen in het grootboek en de saldi van elke debet en credit worden vermeld. Nadat de saldi zijn berekend voor zowel de debitering als de credits, moeten de twee overeenkomen. Als de cijfers niet hetzelfde zijn, is er iets gemist of verkeerd berekend en zijn de boeken niet in balans.

Belangrijke regels om te volgen

Ten eerste moeten debiteringen uiteindelijk gelijk zijn aan credits. Hoewel dit in het begin verwarrend kan zijn en het verleidelijk kan zijn om alleen positieve en negatieve cijfers te gebruiken om transacties te verwerken, geeft de debet- en kredietrelatie uiteindelijk een betere uitdrukking van wat er in het bedrijfsleven gebeurt.

Ten tweede verhogen debiteuren activa, kosten en dividendrekeningen, terwijl credits deze verlagen. Het kan nuttig zijn om de ezelsbruggetje DEAD te gebruiken om dit te onthouden: incasso's verhogen kosten, activa en dividenden.

Ten derde geldt het tegenovergestelde voor aansprakelijkheids-, inkomsten- en aandelenrekeningen. Credits verhogen deze terwijl debits ze verlagen. Het geheugensteuntje voor het onthouden van deze relatie is GIRLS: accounts die toenemen zijn Winsten, Inkomsten, Inkomsten, Verplichtingen en Eigen vermogen.

Omdat deze het tegenovergestelde effect hebben op de complementaire rekeningen, zijn de credits en afschrijvingen uiteindelijk gelijk aan elkaar en tonen ze aan dat de rekeningen in evenwicht zijn. Elke transactie kan worden beschreven met behulp van het debet / credit-formaat, en boeken moeten in balans worden gehouden, zodat elke debet wordt gekoppeld aan een bijbehorend krediet.

Boekhoudpraktijken

Boekhoudsoftware zoals QuickBooks, FreshBooks en Xero zijn nuttig voor het balanceren van boeken, omdat dergelijke programma's automatisch alle gebieden markeren waarin een overeenkomstige creditering of debet ontbreekt. De meeste bedrijven hebben een interne accountant die dit allemaal voor u zal regelen, maar als u met uw eigen financiën omgaat, is het een goed idee om belangrijke nummers door een externe boekhoudconsulent te laten lopen, zoals een Certified Public Accountant (CPA) of ingeschreven Agent (EA).

Een debet zonder het bijbehorende tegoed wordt een bungelende debet genoemd. Dit kan gebeuren wanneer een debetboeking aan de kredietzijde wordt ingevoerd of wanneer een bedrijf wordt overgenomen, maar die transactie wordt niet geregistreerd. Op dezelfde manier kan een creditcard worden ingevoerd in het grootboek wanneer een storting wordt gedaan, maar het heeft een compenserend debetkaartje nodig, tegelijkertijd of kort daarna, om de boeken in evenwicht te brengen.