Positieve bevestiging
Positieve bevestiging is een controlevraag waarbij de klant moet reageren en de juistheid van een artikel bevestigt. Positieve bevestiging vereist een bewijs van juistheid door te bevestigen dat de originele informatie correct was of door de juiste informatie te verstrekken indien onjuist.
Belangrijkste leerpunten
- Positieve bevestiging is een controlevraag waarbij de klant moet reageren en de juistheid van een artikel bevestigt.
- Positieve bevestiging vereist een bewijs van juistheid door te bevestigen dat de originele informatie correct was of door de juiste informatie te verstrekken indien onjuist.
- Positieve bevestigingen worden gebruikt om de bedragen van verplichtingen, investeringen, bankrekeningen, debiteuren en schulden te verifiëren.
Positieve bevestiging begrijpen
Positieve bevestiging maakt deel uit van de bevestigingsprocedures die auditors gebruiken om specifieke stukjes informatie te bevestigen. De ontvanger van de brief dient te antwoorden om de juistheid te bevestigen of informatie te verstrekken en deze terug te sturen naar de auditor. Enkele voorbeelden van de vereiste informatie van auditors omvatten het bevestigen van het volgende:
- De bedragen en beschrijvingen van verschillende soorten verplichtingen
- Bankrekeninginformatie inclusief saldi
- Voorraadbedragen en soorten
- Investeringen of effecten
- Kopieën van verkoopfacturen om ervoor te zorgen dat de verkopen zijn gemaakt
- Informatie of kopieën van verzendfacturen om te verzekeren dat producten zijn verzonden
Bevestigingsanalyse
Accountants gebruiken ook positieve bevestigingsbrieven om crediteuren en debiteuren of bedrijven te verifiëren. Crediteuren zijn kortlopende schulden die bedrijven aan hun leveranciers verschuldigd zijn. Debiteuren vertegenwoordigen geld dat klanten van een bedrijf verschuldigd zijn voor de verkoop van goederen. Vorderingen en schulden hebben doorgaans een betalingstermijn van 30, 60 of 90 dagen, wat betekent dat een betaling binnen dat tijdsbestek moet worden uitgevoerd.
Een auditor kan de nauwkeurigheid van de te onderzoeken rekeningen van de rekeningen verifiëren door te bepalen of de dossiers de transacties die tussen de onderneming en haar klanten hebben plaatsgevonden, nauwkeurig weergeven. Door rechtstreeks contact op te nemen met klanten, kunnen accountants controleren of de vermelde accounts daadwerkelijk bestaan, dat saldi die als verschuldigd zijn, correct zijn en dat betalingen die zijn gemarkeerd als ontvangen waar zijn.
Debiteuren zijn kortlopende activa en kunnen door bedrijven worden gebruikt als onderpand om leningen of financiering van banken te verkrijgen. Daarom is het belangrijk dat de vorderingen worden gecontroleerd om te bevestigen dat de verkopen zijn gedaan en om te bevestigen dat de fondsen van de verkopen op tijd worden geïnd.
Als een bedrijf zijn crediteurenadministratie wil controleren, moet het alle uitgaande fondsen die verband houden met schulden of crediteurenbetalingen controleren. Het proces vereist mogelijk een herziening van facturen en een afstemming van die bedragen met betalingen die werden geregistreerd als zijnde uitgevoerd. Bovendien kan het bedrijf ervoor kiezen om de bovengenoemde bedragen te koppelen aan daadwerkelijke opnames van betaalrekeningen om de nauwkeurigheid te bevestigen.
Positieve versus negatieve bevestiging
Hoewel positieve bevestiging ondersteunende informatie vereist, ondanks de nauwkeurigheid van de originele records, vereist negatieve bevestiging alleen een reactie als er een verschil is. Tijdens een negatief verzoek om bevestiging kan een bedrijf worden gevraagd om te bevestigen dat een rekeningsaldo wordt vermeld voor een specifiek bedrag, zoals $ 100.000. Als het huidige accountsaldo $ 100.000 is, is er geen extra actie vereist. Als het saldo verschilt, moet aanvullende informatie worden verstrekt om het verschil te verklaren. Negatieve bevestigingsbrieven worden ook gebruikt om na te gaan of de ontvanger zich wil afmelden voor een gebeurtenis die in de brief wordt beschreven.
Negatieve bevestiging wordt vaker gebruikt als de administratie van het individu of bedrijf over het algemeen als zeer nauwkeurig wordt beschouwd. Doorgaans wordt aangenomen dat het bedrijf dat een negatieve bevestiging ontvangt, strenge interne vereisten en bedrijfspraktijken heeft. Als gevolg hiervan is een negatieve bevestiging veel minder duur en tijdrovend voor auditors, omdat ze meestal slechts één brief hoeven te verzenden.
Omgekeerd gaat het meer om positieve bevestigingsverzoeken, omdat financiële gegevens moeten worden verstrekt, zelfs als de oorspronkelijke informatie in de brief correct was. Ook worden positieve bevestigingsverzoeken waarschijnlijk vaker gebruikt als wordt vermoed dat de boeken van het bedrijf fouten bevatten. Een positieve bevestigingsbrief komt echter vaker voor bij complexe transacties, omdat deze nauwkeuriger is en ervoor zorgt dat iedereen zich op dezelfde pagina bevindt of dezelfde financiële informatie heeft. Bij kredietverlening gebruiken accountants bijvoorbeeld positieve bevestigingen aan banken en bedrijven om het exacte bedrag van een schuld vast te stellen.
Als gevolg hiervan is een positieve bevestiging meestal een betere weergave van de financiële informatie dan een negatieve bevestiging, omdat het een expliciet verzoek is dat door de ontvanger is geretourneerd. Als er een geschil ontstaat, is een positieve bevestiging fysiek bewijs dat de informatie is bevestigd.
Voorbeeld van positieve bevestiging
Als een individuele of zakelijke entiteit is geselecteerd voor een audit door de Internal Revenue Service (IRS), moet de belastingbetaler records produceren om de informatie op de geselecteerde belastingaangifte te bevestigen. De audit kan een positief bevestigingsverzoek voor alle inkomstenbronnen omvatten, verificatie van toepasselijke aftrekposten en bewijs van geclaimde winsten of verliezen. Zelfs als de voor de controle vereiste informatie overeenkomt met de gerapporteerde informatie, moet alle bewijsmateriaal worden verstrekt om aan de auditvereisten te voldoen.
Vergelijk beleggingsrekeningen Aanbieder Naam Beschrijving Adverteerder Openbaarmaking × De aanbiedingen die in deze tabel worden weergegeven, zijn afkomstig van samenwerkingsverbanden waarvan Investopedia een vergoeding ontvangt.