Het doel van het W-9-formulier

Bedrijven gebruiken IRS-formulier W-9, Verzoek om belastingbetaler-identificatienummer en certificering, om informatie te krijgen van leveranciers die zij inhuren als onafhankelijke contractanten (ook wel freelancers genoemd). Wanneer een bedrijf een aannemer $ 600 of meer betaalt tijdens een belastingjaar, moet het deze betalingen melden aan de Internal Revenue Service (IRS), met behulp van een informatierapport genaamd Form 1099-MISC. Bedrijven gebruiken de naam, het adres en het sofinummer of het belastingidentificatienummer dat contractanten op formulier W-9 opgeven om die informatie te retourneren. Noch de afzender, noch de ontvanger mag een kopie naar de IRS sturen.

Bedrijven die onafhankelijke contractanten inhuren, houden geen inkomstenbelasting in of betalen geen Medicare of sociale zekerheidsbelasting voor hun onafhankelijke contractanten, net zoals voor hun werknemers. In plaats daarvan zijn aannemers verantwoordelijk voor deze verplichtingen. De IRS wil echter nog steeds weten hoeveel deze aannemers hebben ontvangen om er zeker van te zijn dat ze de verschuldigde belastingen betalen, en het gebruikt formulier 1099-MISC om deze informatie te verzamelen. Bedrijven verzenden formulier W-9 niet naar de IRS.

Het doel van het W-9-formulier

Benodigde informatie op formulier W-9

Formulier W-9 vraagt ​​om de naam van de onafhankelijke contractant, de bedrijfsnaam (indien anders), de zakelijke entiteit (eenmanszaak, partnerschap, C-corporatie, S-corporatie, trust / estate, naamloze vennootschap of "andere") en de belastingidentificatie van de onderneming nummer (of sofinummer, voor eenmanszaken die geen afzonderlijk belastingnummer gebruiken).

Formulier W-9 vraagt ​​de persoon die het invult ook om te certificeren dat zij niet zijn onderworpen aan het achterhouden van back-ups. De meeste belastingbetalers zijn dat niet, maar als ze dat wel zijn, moet het bedrijf dat de onafhankelijke contractant inhuurt inkomstenbelasting op het loon van die contractant inhouden tegen een vast tarief van 24% (voor belastingjaren 2018-25) en verzenden naar de belastingdienst.

Omdat formulier W-9 een belastingnummer of burgerservicenummer vereist, moeten zowel de persoon die het invult als het bedrijf dat het ingevulde formulier ontvangt, het zorgvuldig bewaken tijdens de verzending en na ontvangst ter bescherming tegen identiteitsdiefstal.

Wanneer u een W-9 niet moet invullen

Een onafhankelijke aannemer die een onverwachte W-9 ontvangt, moet aarzelen voordat hij deze invult en onderzoeken of de aanvrager een legitieme reden heeft om dit formulier aan te vragen. Financiële instellingen gebruiken soms formulier W-9 om informatie te vragen aan een klant wanneer deze dividenden of rente moet melden. Wees hier voorzichtig: de financiële instelling moet waarschijnlijk al uw belastingnummer hebben vanaf het moment dat u het account opende.

Een andere situatie waarin u moet aarzelen voordat u formulier W-9 invult, is als het bedrijf dat u hierom vraagt, uw werkgever is en u geacht wordt een werknemer te zijn en geen onafhankelijke contractant. Het verschil is aanzienlijk.

Werknemer of onafhankelijke contractant?

Als u werknemer bent, zal uw werkgever inkomstenbelasting inhouden, sociale zekerheids- en Medicare-belastingen inhouden en betalen, en werkloosheidsbelasting betalen over uw loon. Als u een onafhankelijke aannemer bent, zal het niet. Dat betekent dat je verantwoordelijk bent voor het aandeel van de werkgever in de sociale zekerheid en de Medicare-belastingen, en dat je niet in aanmerking komt voor een werkloosheidsuitkering als je wordt ontslagen.

Een gewetenloze of financieel worstelende werkgever kan proberen een werknemer als een onafhankelijke aannemer te classificeren om geld te besparen. Als u bent geclassificeerd als een onafhankelijke aannemer, komt het belastingbesparingspercentage van uw werkgever uit uw zak als zelfstandige belasting. U wordt ook verantwoordelijk voor het berekenen en betalen van uw geschatte belastingen vier keer per jaar en het invullen van Schema C wanneer u uw jaarlijkse belastingaangifte indient.

Het is niet altijd duidelijk of een werknemer een werknemer of een onafhankelijke aannemer is, maar in het algemeen geldt dat hoe meer controle het bedrijf heeft over wat werknemers doen en hoe ze het doen, hoe groter de kans is dat zij werknemers zijn. Als uw Spidey-gevoel begint te tintelen wanneer iemand die u heeft aangenomen u een onafhankelijke aannemer noemt, is dat een goed teken en moet u de situatie nader onderzoeken. Begin met het bekijken van de IRS-discussie over het verschil tussen de twee. Als u een werknemer bent, moet u formulier W-4 invullen en niet formulier W-9.

Hier is een voorbeeld van wanneer een werkgever uw status legitiem van werknemer in onafhankelijke contractant zou kunnen veranderen. Je bent een computerprogrammeur en je moet van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 18.00 uur op kantoor komen. Het bedrijf levert uw bureau en uw computer.

Vanaf volgende maand moet u uw computer opgeven. U kunt thuis werken of op een externe locatie die u wilt, en u kunt het werk op elk gewenst tijdstip voltooien, zolang uw opdrachten op schema worden voltooid en u op tijd aan werkgerelateerde telefoontjes en e-mails beantwoordt.

W-9 Veelgestelde vragen

Hoe weet ik of ik kan back-uppen?

Heeft de IRS u een brief gestuurd waarin staat dat u verplicht bent om back-ups te maken? Dit kan zijn gebeurd als u niet al uw rente en dividenden bij een eerdere belastingaangifte hebt gemeld. Als u deze brief niet hebt ontvangen en uw belastingnummer aan de aanvrager van formulier W-9 doorgeeft, hoeft u geen back-up in te houden. Als u te maken hebt met back-uponderhoud, verwijdert u item twee in deel twee van formulier W-9 voordat u het verzendt.

Wat is de veiligste manier om formulier W-9 in te dienen?

Als u het document persoonlijk kunt overhandigen, is dat ideaal. Anders is een optie om een ​​gratis online service te gebruiken om uw ingevulde formulier W-9 te coderen en het veilig naar de aanvrager te e-mailen. U kunt ook een gecodeerde service voor het delen van bestanden gebruiken.

Een andere optie is om het te verzenden via een service zoals FedEx, UPS of de postdienst, hoewel er geen garantie is dat uw formulier tijdens het transport niet verloren, gestolen of geknoeid zal worden.

Er is ook geen garantie dat de ontvanger het formulier veilig opslaat, zelfs als u het veilig verzendt, dus u kunt daarover vooraf vragen.

Is mijn bedrijf een vrijgestelde entiteit?

Als u een eenmanszaak bent, is dat waarschijnlijk niet zo. Als het een bedrijf is, zou het kunnen, als het in aanmerking komt voor de belastingvrije status van IRS.

Ik heb zowel een werkgever-identificatienummer (EIN) als een sofi-nummer. Welk nummer moet ik op het formulier invullen?

Als u een eenmanszaak bent, kunt u een van beide invoeren. Als uw bedrijf een LLC is dat is geclassificeerd als bedrijf of partnerschap, gebruikt u het EIN van de entiteit. Als uw bedrijf een LLC met één lid is dat een genegeerde entiteit is, voert u uw SSN of EIN in (niet de EIN van de entiteit).

Kan ik weigeren formulier W-9 in te vullen?

Zeker. Als u weigert als reactie op een legitiem verzoek, zal uw klant belastingen op uw loon inhouden met een tarief van 24%. De boekhoudafdeling kan u ook lastig vinden en uw contact vertellen om te weigeren verdere zaken met u te doen. Bedrijven hebben een zware verplichting van de IRS om een ​​ingevuld formulier W-9 te verkrijgen van iedereen aan wie ze gedurende het jaar $ 600 of meer betalen. Niet-naleving kan leiden tot boetes.

Als u echter denkt dat de persoon die het formulier aanvraagt ​​er niet om vraagt, is weigering waarschijnlijk een goed idee. Als u zich zorgen maakt, vraag dan een belastingdeskundige wat u moet doen.

Naast een klant, wie vraagt ​​mij misschien om formulier W-9 in te vullen?

Een bank, een beursvennootschap, een leningverstrekkende instelling die een schuld die u verschuldigd bent, heeft geannuleerd of de uitgever van een prijs die u hebt gewonnen, kunnen u vragen. Als je te gast bent op "Ellen" tijdens haar "12 Days of Giveaways" -promotie en de talkshowproducenten je vragen om een ​​W-9 in te vullen voordat je vertrekt, is het veilig om aan te nemen dat het verzoek legitiem is. Als je een e-mail ontvangt waarin staat dat je een prijs hebt gewonnen voor een wedstrijd waarvan je je niet kunt herinneren dat je ze hebt ingevoerd, wil je die persoon misschien geen W-9 geven.

Pas op voor W-9 phishing-zwendel. Als u een e-mailverzoek ontvangt voor een formulier W-9 en u niet zeker weet of het legitiem is, neemt u telefonisch contact op met de vermeende afzender (en gebruikt u geen telefoonnummer in de verdachte e-mail) om te vragen of het verzoek geldig is. Aanvallers zijn verfijnd en kunnen ervoor zorgen dat een bericht van uw bank of zelfs van uw klant komt. En als u een e-mail van de IRS ontvangt, is dit absoluut een poging tot phishing, en u moet de e-mail doorsturen naar De IRS start geen contact met belastingbetalers via e-mail.

Het komt neer op

W-9-formulieren zijn voor onafhankelijke contractanten, ook wel freelancers genoemd. Het is belangrijk om het formulier correct in te vullen, maar alleen als u zeker weet dat het het juiste formulier is om in te dienen en het verzoek legitiem is.