Reiskosten
Reiskosten zijn kosten in verband met reizen voor het uitvoeren van bedrijfsgerelateerde activiteiten. Reiskosten kunnen in het algemeen door werknemers worden afgetrokken als niet-terugbetaalde kosten die speciaal voor zakelijke doeleinden zijn gemaakt om van huis te reizen. Die zakelijke doeleinden kunnen conferenties of vergaderingen omvatten.
Hoewel veel reiskosten kunnen worden afgetrokken, zijn die met een overdadig of extravagant karakter of die voor persoonlijke doeleinden zijn uitgesloten. De Internal Revenue Service (IRS) beschouwt werknemers om van huis weg te reizen als hun zakelijke verplichtingen hen vereisen om weg te zijn van hun "fiscale woning" (het algemene gebied waar hun hoofdkantoor is gevestigd) voor een periode langer dan een normale werkdag. Als alternatief, bij het verhuizen naar een nieuw huis, zijn er bepaalde belastingformulieren die betrokken zijn.
Inzicht in reiskosten
Goed georganiseerde records zoals bonnen, geannuleerde cheques en andere documenten die een aftrek ondersteunen, kunnen particulieren helpen bij het opstellen van belastingaangiften en het beantwoorden van vragen van de IRS. Voorbeelden van reiskosten kunnen zijn:
- Vliegtickets en accommodatie met het uitdrukkelijke doel om zaken te doen buiten huis
- Transportdiensten zoals taxi's, bussen of treinen naar de luchthaven of naar en rond de reisbestemming
- De kosten van maaltijden en fooien, een stomerijservice voor kleding en de kosten van zakelijke gesprekken
- Het gebruik van een faxapparaat en andere communicatieapparatuur tijdens de zakenreis
Reiskosten zijn exclusief reguliere woon-werkverkeer.
Soorten reiskosten
Het gebruik van iemands persoonlijke voertuig in combinatie met de reis, inclusief werkelijke kilometers, tolgelden en parkeerkosten, kan worden opgenomen als reiskosten. De kosten voor het gebruik van huurauto's kunnen ook worden gerekend als reiskosten, maar alleen voor het zakelijke gedeelte van de reis. Als een zakenreis bijvoorbeeld een persoon in de buurt van een familielid of kennis meeneemt, komen de kosten voor het rijden van het hotel om hen te bezoeken niet in aanmerking voor aftrek van reiskosten.
Reiskosten gemaakt tijdens een onbepaalde werkopdracht, die volgens de IRS meer dan een jaar duurt, zijn niet fiscaal aftrekbaar. De IRS staat toe dat andere soortgelijke en noodzakelijke kosten worden geboekt als gerelateerd aan zakenreizen voor aftrek. Dergelijke kosten kunnen omvatten vervoer van en naar een zakelijke maaltijd, het inhuren van een openbare stenograaf, betaling voor computerhuurkosten in verband met de reis, en de verzending van bagage en weergavemateriaal dat wordt gebruikt voor zakelijke presentaties. Reiskosten kunnen ook het exploiteren en onderhouden van een huistrailer omvatten als onderdeel van de zakenreis.
Belangrijkste leerpunten
- Reiskosten zijn kosten in verband met reizen voor het uitvoeren van bedrijfsgerelateerde activiteiten.
- Die uitgaven die overvloedig of extravagant van aard zijn, of voor persoonlijke doeleinden zijn, worden door de IRS verdisconteerd.
- De IRS beschouwt werknemers om van huis weg te reizen als hun zakelijke verplichtingen vereisen dat ze weg zijn van hun "fiscale woning".
- Voorbeelden van reiskosten zijn vliegtickets en accommodatie, transportdiensten, kosten van maaltijden en fooien, gebruik van communicatieapparatuur.
- Reiskosten gemaakt tijdens een onbepaalde werkopdracht, die volgens de IRS meer dan een jaar duurt, zijn niet fiscaal aftrekbaar.