Incidentele kosten - IE
Incidentele kosten, ook wel incidentele kosten genoemd, zijn fooien en andere kleine vergoedingen of kosten die worden gemaakt naast de hoofddienst, het item of het evenement dat tijdens zakelijke activiteiten wordt betaald.
Incidentele kosten die samenhangen met de kosten van transport, maaltijden en logies zijn gebruikelijk wanneer een werknemer voor zaken reist. Een medewerker die een taxi van het vliegveld naar een hotel neemt, maakt kosten voor taxi's en hotels en, als dit lokaal gebruikelijk is, maakt hij incidentele fooien aan de taxichauffeur en het hotelpersoneel. Incidentele kosten voor artikelen of diensten zoals kapsels of toiletartikelen worden waarschijnlijk als persoonlijk gecategoriseerd, omdat ze toch nodig zouden zijn en thuis zouden worden betaald.
Bedrijfsprocedures voor incidentele posten
Incidentele uitgaven en het beleid en de procedures daarvoor zijn vaak uiteengezet in het werknemershandboek van een bedrijf. Daarin zullen incidentele kosten worden gedefinieerd, gecategoriseerd als zakelijke of persoonlijke, en beperkt in hoeveelheid, kwaliteit of bedrag in dollars. Of er kan een dagvergoeding worden vastgesteld en alle kosten daarboven moeten worden gedragen door de werknemer. Bedrijfsprocedures voor terugbetaling kunnen vereisen dat incidentele kosten door werknemers uit eigen zak of door een bedrijfscreditcard of kleine contanten worden betaald.
Deze procedures moeten het volgen van incidentele kosten voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden vergemakkelijken. Werknemers moeten gedetailleerde gegevens bijhouden voor elke aankoop. Werknemers moeten deze gegevens samenvatten in een onkostendeclaratie ondersteund door werkelijke ontvangsten waaruit de betaling blijkt en deze indienen bij het bedrijf. Incidentele uitgaven betaald door persoonlijke middelen van werknemers moeten worden vergoed door op zichzelf staande cheques, zodat het duidelijk is dat de betalingen terugbetalingen zijn en geen inkomsten voor de werknemers.
Maaltijden en incidentele kosten
Incidentele kosten zijn aftrekbaar, binnen de limiet van 50% indien betaald zonder vergoeding in verband met zakenreizen, voor investeringen of inkomsten producerende eigendommen, of voor kwalificerende educatieve, medische of liefdadigheidsdoeleinden.
Er zijn vijf methoden om de kosten voor maaltijden en incidentele kosten (M&IE) te berekenen:
- De werkelijke kostenmethode
- Standaard maaltijdvergoeding
- De dagvergoeding volgens de methode met verantwoordelijke plannen
- Hoog-laag methode
- De methode voor incidentele kosten.
De beschikbaarheid van een methode hangt volledig af van de specifieke feiten en omstandigheden. De eerste methode, werkelijke kosten, biedt een rechtstreekse vergoeding voor onderbouwde contante reiskosten. De vier resterende methoden bieden inclusief diem-tarieven om specifieke kosten te dekken.
Het standaard maaltijdtarief dekt de kosten van alle maaltijden, roomservice, wasgoed, stomerij en het persen van kleding en vergoedingen en tips voor personen die diensten verlenen, zoals voedselservers en bagagebehandelaars. De vergoeding per dag tegen het federale tarief per dag en de high-low tegen een door IRS vastgesteld tarief dekken alle maaltijden, overnachtingen en bijkomende kosten. Het tarief voor incidentele kosten van $ 5 per dag dekt incidentele kosten en mag alleen worden gebruikt als er geen maaltijdkosten zijn betaald of gemaakt en de standaard maaltijdvergoeding niet is gebruikt.
Voor de aftrek van maaltijden en incidentele kosten (M&IE) zijn incidentele kosten vergoedingen en fooien die worden gegeven aan dragers, bagagedragers, hotelpersoneel en personeel op schepen. Incidentele uitgaven omvatten niet de kosten voor het wassen, schoonmaken en persen van kleding, accommodatiebelastingen, kosten van telegrammen of telefoongesprekken, vervoer tussen verblijfplaatsen of bedrijven en plaatsen waar maaltijden worden ingenomen, of de verzendingskosten voor het indienen van reischeques en het betalen van door de werkgever gesponsorde facturen van de laadpas.
Fiscale behandeling van incidentele posten
De fiscale behandeling van incidentele kosten die door bedrijven worden betaald of vergoed, verschilt per type en belastingplichtige. In het algemeen kunnen incidentele kosten aftrekbaar zijn als ze aanvullend zijn op zakelijke kosten die normaal en noodzakelijk zijn voor hun respectieve zakelijke activiteiten, als ze lokaal gebruikelijk en verwacht worden, en als ze redelijk in omvang zijn.
Relatiegeschenken
Incidentele uitgaven die samenhangen met de kosten van geschenken zijn gebruikelijk wanneer een bedrijf geschenken aan zijn klanten geeft. Een bedrijf dat dergelijke geschenken geeft, maakt incidentele kosten van inpakpapier, linten, strikken en bezorging bovenop de kosten van de onderliggende geschenken.
Aftrekbaarheid van relatiegeschenken
Incidentele uitgaven voor relatiegeschenken zoals het inpakken van cadeaus, graveren, verpakken, verzenden, verzekeren of andere gerelateerde kosten die geen wezenlijke waarde toevoegen aan het geschenk worden niet meegeteld bij het bepalen van de aftreklimiet voor relatiegeschenken. Dat is een goede zaak omdat inhoudingen op relatiegeschenken beperkt zijn tot $ 25 per ontvanger tijdens elk belastingjaar. Eventuele kosten boven $ 25 van een geschenk aan een ontvanger kunnen niet worden afgetrokken.
Slachtoffer of diefstal
Incidentele kosten die samenhangen met de kosten van beschadigd of gestolen eigendom zijn gebruikelijk wanneer een bedrijf een zakelijk slachtoffer of diefstal ervaart. Als een fabriek afbrandt, zal het bedrijf dat de fabriek bezit, moeten betalen om de fabriek te repareren of te vervangen en kunnen ook incidentele kosten worden gemaakt, zoals medische behandeling voor persoonlijk letsel, verplaatsings- en opslagkosten of huur voor tijdelijke fabrieksruimte.
Aftrekbaarheid van slachtoffer of diefstal
Incidentele kosten van een slachtoffer of diefstal, zoals medische behandeling voor persoonlijk letsel, tijdelijke huisvesting, brandstof, verhuizing of huur voor tijdelijke woonruimte, zijn niet aftrekbaar als verliezen.
Nationale Garde en reserve reizen
Leden van de Nationale Garde en de Reserve kunnen aanspraak maken op een boven de lijn aftrek van bruto-inkomen tot het federale dagtarief voor maaltijden, overnachtingen en incidentele reiskosten van meer dan 100 mijl met een overnachting om de vergaderingen van de Bewaker of de Reserve bij te wonen.
Belastingaangifteformulieren voor incidentele personen
Werknemers brengen werkgerelateerde reiskosten af op schema A van formulier 1040, 1040A of 1040EZ als werkkosten en diverse gespecificeerde inhoudingen die onderworpen zijn aan de 2% van de AGI-limiet. National Guard en Reserve-leden rapporteren de 100-mijl reiskosten op lijn 24 van formulier 1040 als een boven de lijn aftrek van bruto-inkomen.
Zelfstandigen trekken werkgerelateerde reiskosten als zakelijke kosten af op schema C van formulier 1040, 1040A of 1040EZ. Bedrijven brengen, afhankelijk van de indeling van de entiteit, reiskosten in rekening als zakelijke kosten op formulier 1120 of 1120S of formulier 1065.
Vergelijk beleggingsrekeningen Aanbieder Naam Beschrijving Adverteerder Openbaarmaking × De aanbiedingen die in deze tabel worden weergegeven, zijn afkomstig van samenwerkingsverbanden waarvan Investopedia een vergoeding ontvangt.