Inleiding tot boekhoudinformatiesystemen - AIS

Een boekhoudinformatiesysteem (AIS) is een structuur die een bedrijf gebruikt om zijn financiële gegevens te verzamelen, op te slaan, te beheren, te verwerken en op te vragen, zodat het kan worden gebruikt door accountants, consultants, bedrijfsanalisten, managers, financieel directeuren (CFO's), accountants, toezichthouders en belastinginstanties.

Speciaal opgeleide accountants werken diepgaand met AIS om de hoogste nauwkeurigheid te garanderen bij de financiële transacties en administratie van een bedrijf, en om financiële gegevens gemakkelijk beschikbaar te maken voor diegenen die er legitiem toegang toe nodig hebben - en dit terwijl de gegevens intact en veilig blijven .

Boekhoudinformatiesystemen bestaan ​​over het algemeen uit zes primaire componenten: mensen, procedures en instructies, gegevens, software, informatietechnologie-infrastructuur en interne controles. Laten we elk onderdeel in detail bekijken.

Inleiding tot boekhoudinformatiesystemen

1. AIS-mensen

De mensen in een AIS zijn gewoon de systeemgebruikers. Professionals die mogelijk AIS van een organisatie moeten gebruiken, zijn accountants, consultants, bedrijfsanalisten, managers, financieel directeuren en auditors. Een AIS helpt de verschillende afdelingen binnen een bedrijf samen te werken.

Het management kan bijvoorbeeld verkoopdoelen vaststellen waarvoor het personeel vervolgens de juiste hoeveelheid voorraad kan bestellen. De voorraadorder geeft de boekhoudafdeling een nieuw te betalen bedrag door. Wanneer verkopen worden gedaan, kunnen verkopers klantorders invoeren, boekhouding kan klanten factureren, het magazijn kan de bestelling samenstellen, de verzendafdeling kan het verzenden en de boekhoudafdeling krijgt een melding van een nieuwe vordering. De klantenservice kan vervolgens zendingen van klanten volgen en het systeem kan verkooprapporten voor beheer maken. Managers kunnen ook voorraadkosten, verzendkosten, productiekosten enzovoort bekijken.

Met een goed ontworpen AIS heeft iedereen binnen een organisatie die daartoe gemachtigd is toegang tot hetzelfde systeem en dezelfde informatie. Een AIS vereenvoudigt ook het verkrijgen van informatie aan mensen buiten de organisatie, indien nodig.

Consultants kunnen bijvoorbeeld de informatie in een AIS gebruiken om de effectiviteit van de prijsstructuur van het bedrijf te analyseren door te kijken naar kostengegevens, verkoopgegevens en inkomsten. Ook kunnen auditors de gegevens gebruiken om de interne controles, de financiële toestand en de naleving van de Sarbanes-Oxley Act (SOX) van een bedrijf te beoordelen.

De AIS moet worden ontworpen om te voldoen aan de behoeften van de mensen die hem gaan gebruiken. Het systeem moet ook gemakkelijk te gebruiken zijn en moet de efficiëntie verbeteren, niet belemmeren.

2. Procedures en instructies

De procedure en instructies van een AIS zijn de methoden die het gebruikt voor het verzamelen, opslaan, ophalen en verwerken van gegevens. Deze methoden zijn zowel handmatig als geautomatiseerd. De gegevens kunnen afkomstig zijn van zowel interne bronnen (bijvoorbeeld werknemers) als externe bronnen (bijvoorbeeld online bestellingen van klanten). Procedures en instructies worden gecodeerd in AIS-software - ze moeten ook worden "gecodeerd" in werknemers door middel van documentatie en training. Om effectief te zijn, moeten procedures en instructies consequent worden opgevolgd.

3. AIS-gegevens

Om informatie op te slaan, moet een AIS een databasestructuur hebben, zoals gestructureerde querytaal (SQL), een computertaal die vaak wordt gebruikt voor databases. De AIS heeft ook verschillende invoerschermen nodig voor de verschillende soorten systeemgebruikers en gegevensinvoer, evenals verschillende uitvoerformaten om te voldoen aan de behoeften van verschillende gebruikers en verschillende soorten informatie.

De gegevens in een AIS zijn alle financiële informatie die relevant is voor de zakelijke praktijken van de organisatie. Alle bedrijfsgegevens die van invloed zijn op de financiën van het bedrijf moeten in een AIS worden ingevoerd.

Het type gegevens in een AIS is afhankelijk van de aard van het bedrijf, maar kan uit het volgende bestaan:

• verkooporders
• klantafschriften
• verkoopanalyserapporten
• inkoopaanvragen
• leveranciersfacturen
• controleer registers
• grootboek
• inventarisgegevens
• loonlijstinformatie
• tijdwaarneming
• belasting informatie

Deze gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt om boekhoudkundige overzichten en rapporten op te stellen, zoals veroudering van rekeningen, afschrijving- / afschrijvingsschema's, proefsaldo, winst en verlies, enzovoort. Als u al deze gegevens op één plaats hebt - in de AIS - kunt u de activiteiten van een bedrijf bijhouden, rapporteren, analyseren, controleren en beslissen. Willen de gegevens nuttig zijn, dan moeten deze volledig, correct en relevant zijn.

Aan de andere kant zijn voorbeelden van gegevens die niet in een AIS zouden worden opgenomen memo's, correspondentie, presentaties en handleidingen. Deze documenten kunnen een tangentiële relatie hebben met de financiën van het bedrijf, maar exclusief de standaardvoetnoten maken ze niet echt deel uit van de financiële administratie van het bedrijf.

4. AIS-software

De softwarecomponent van een AIS zijn de computerprogramma's die worden gebruikt om de financiële gegevens van het bedrijf op te slaan, op te halen, te verwerken en te analyseren. Voordat er computers waren, was een AIS een handmatig, op papier gebaseerd systeem, maar tegenwoordig gebruiken de meeste bedrijven computersoftware als basis voor de AIS. Kleine bedrijven kunnen de Quickbooks van Intuit of Sage's Sage 50 Accounting gebruiken, maar er zijn er nog meer. Kleine tot middelgrote bedrijven kunnen gebruikmaken van Business One van SAP. Middelgrote en grote bedrijven kunnen Microsoft Dynamics GP, Sage Group's MAS 90 of MAS 200, Oracle's PeopleSoft of Epicor Financial Management gebruiken.

Kwaliteit, betrouwbaarheid en veiligheid zijn belangrijke componenten van effectieve AIS-software. Managers vertrouwen op de informatie die het afgeeft om beslissingen voor het bedrijf te nemen, en ze hebben informatie van hoge kwaliteit nodig om goede beslissingen te nemen.

AIS-softwareprogramma's kunnen worden aangepast om te voldoen aan de unieke behoeften van verschillende soorten bedrijven. Als een bestaand programma niet voldoet aan de behoeften van een bedrijf, kan de software ook in eigen huis worden ontwikkeld met substantiële input van eindgebruikers of kan het worden ontwikkeld door een extern bedrijf specifiek voor de organisatie. Het systeem kan zelfs worden uitbesteed aan een gespecialiseerd bedrijf.

Voor beursgenoteerde bedrijven, ongeacht het softwareprogramma en de aanpassingsmogelijkheden die het bedrijf kiest, zullen Sarbanes-Oxley-voorschriften de structuur van de AIS tot op zekere hoogte bepalen. Dit komt omdat SOX-voorschriften interne controles en auditprocedures vaststellen waaraan overheidsbedrijven moeten voldoen.

5. IT-infrastructuur

Informatietechnologie-infrastructuur is slechts een mooie naam voor de hardware die wordt gebruikt om het boekhoudinformatiesysteem te bedienen. De meeste van deze hardware-items die een bedrijf sowieso zou moeten hebben, inclusief computers, mobiele apparaten, servers, printers, overspanningsbeveiligers, routers, opslagmedia en mogelijk back-upvoeding. Naast kosten zijn factoren die u moet overwegen bij het selecteren van hardware snelheid, opslagcapaciteit en of deze kan worden uitgebreid en opgewaardeerd.

Misschien het belangrijkste is dat de hardware die is geselecteerd voor een AIS compatibel moet zijn met de beoogde software. In het ideale geval zou het niet alleen compatibel zijn, maar ook optimaal - een onhandig systeem zal veel minder nuttig zijn dan een snel. Bedrijven kunnen eenvoudig aan hardware- en softwarecompatibiliteitsvereisten voldoen door een kant-en-klaar systeem te kopen dat zowel de hardware als de software bevat die het bedrijf nodig heeft. De aanschaf van een turnkey-systeem betekent in theorie dat het bedrijf een optimale combinatie van hardware en software voor zijn AIS krijgt.

Een goede AIS moet ook een plan omvatten voor onderhoud, service, vervanging en upgrade van componenten van het hardwaresysteem, evenals een plan voor het verwijderen van kapotte en verouderde hardware zodat gevoelige gegevens volledig worden vernietigd.

6. Interne controles

De interne controles van een AIS zijn de beveiligingsmaatregelen die het bevat om gevoelige gegevens te beschermen. Deze kunnen zo eenvoudig zijn als wachtwoorden of zo complex als biometrische identificatie. Een AIS moet interne controles hebben om te beschermen tegen ongeautoriseerde computertoegang en om de toegang te beperken tot geautoriseerde gebruikers, waaronder sommige gebruikers binnen het bedrijf. Het moet ook voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot bestanden door personen die alleen toegang hebben tot bepaalde delen van het systeem.

Een AIS bevat vertrouwelijke informatie die niet alleen toebehoort aan het bedrijf maar ook aan zijn werknemers en klanten. Deze gegevens kunnen sofi-nummers, salarisinformatie, creditcardnummers, enzovoort omvatten. Alle gegevens in een AIS moeten worden gecodeerd en de toegang tot het systeem moet worden vastgelegd en gecontroleerd. Systeemactiviteit moet ook traceerbaar zijn.

Een AIS heeft ook interne controles nodig die het beschermen tegen computervirussen, hackers en andere interne en externe bedreigingen voor netwerkbeveiliging. Het moet ook worden beschermd tegen natuurrampen en stroompieken die gegevensverlies kunnen veroorzaken.

Hoe een AIS in het echte leven werkt

We hebben gezien hoe een goed ontworpen AIS een bedrijf in staat stelt om dagelijks vlot te werken of de werking ervan belemmert als het systeem slecht is ontworpen. Het derde gebruik voor een AIS is dat, wanneer een bedrijf in moeilijkheden is, de gegevens in zijn AIS kunnen worden gebruikt om het verhaal van wat er mis is gegaan aan het licht te brengen.

De cases van WorldCom en Lehman Brothers zijn twee voorbeelden.

In 2002 gebruikten WorldCom interne auditors Eugene Morse en Cynthia Cooper de AIS van het bedrijf om $ 4 miljard aan frauduleuze onkostenuitgaven en andere boekhoudkundige posten te ontdekken. Hun onderzoek leidde tot de beëindiging van CFO Scott Sullivan, evenals nieuwe wetgeving - sectie 404 van de Sarbanes-Oxley Act, die de interne financiële controles en procedures van bedrijven regelt.

Bij het onderzoeken van de oorzaken van de ineenstorting van Lehman was een beoordeling van de AIS en andere gegevenssystemen een belangrijk onderdeel, samen met het verzamelen en beoordelen van documenten, en interviews met getuigen. De zoektocht naar de oorzaken van het falen van het bedrijf 'vereiste een uitgebreid onderzoek en herziening van de operationele, handels-, waarderings-, financiële, boekhoudkundige en andere gegevenssystemen van Lehman', volgens het rapport van 2.200 pagina's tellende, negen delen tellende examinator.

De systemen van Lehman geven een voorbeeld van hoe een AIS niet moet worden gestructureerd. Het rapport van onderzoeker Anton R. Valukas verklaart: "Ten tijde van de faillissementsaanvraag handhaafde Lehman een patchwork van meer dan 2.600 softwaresystemen en applicaties ... Veel van de systemen van Lehman waren geheimzinnig, verouderd of niet-standaard."

De onderzoeker besloot zijn inspanningen te concentreren op de 96 systemen die het meest relevant leken. Dit onderzoek vereiste training, studie en vallen en opstaan ​​om te leren hoe de systemen te gebruiken.

Het rapport van Valukas merkte ook op: "Lehmans systemen waren sterk van elkaar afhankelijk, maar hun relaties waren moeilijk te ontcijferen en niet goed gedocumenteerd. Het kostte buitengewone inspanningen om deze systemen te ontwarren om de nodige informatie te verkrijgen."

(Bekijk ook Case Study: The Collapse of Lehman Brothers. )

Het komt neer op

De zes componenten van een AIS werken allemaal samen om belangrijke werknemers te helpen bij het verzamelen, opslaan, beheren, verwerken, ophalen en rapporteren van hun financiële gegevens. Het hebben van een goed ontwikkeld en onderhouden boekhoudinformatiesysteem dat efficiënt en nauwkeurig is, is een onmisbaar onderdeel van een succesvol bedrijf.

(Lees hoe u een baan op dit gebied kunt vinden, lees een gids voor carrières in boekhoudinformatiesystemen .)