W-9-formulier
Een W-9-formulier is een belastingformulier (Internal Revenue Service) dat wordt gebruikt om de naam, het adres en het identificatienummer van de belastingbetaler (FIN) te bevestigen voor tewerkstelling of andere inkomstengenererende doeleinden. De bevestiging kan worden aangevraagd voor een persoon die is gedefinieerd als een Amerikaans staatsburger of een persoon die is gedefinieerd als een inwonende vreemdeling.
Een W-9-formulier staat ook bekend als een aanvraag voor een belastingbetaler-identificatienummer en een certificatieformulier.
De basisprincipes van een W-9-formulier
Een W-9-formulier is een formeel schriftelijk verzoek om informatie en wordt uitsluitend gebruikt om het belastingnummer van een belastingbetaler (TIN) te bevestigen. Een entiteit die verplicht is een informatiedocument in te dienen bij de IRS zoals Form 1099, moet uw juiste FIN verkrijgen om inkomsten of verliezen te rapporteren die van invloed kunnen zijn op uw federale belastingaangifte of uw belastbare inkomsten. Voor de meeste personen is het FIN hun sofinummer (SSN).
De W-9 verschilt van een W-4-formulier - dat meestal door werknemers wordt verstrekt aan directe werkgevers - doordat de W-9 niet inherent zorgt voor het inhouden van verschuldigde belastingen. Alle vereiste belastingen op basis van winsten met betrekking tot de geleverde W-9 vallen onder de verantwoordelijkheid van de TIN-houder die op het document wordt vermeld, tenzij de belastingplichtige is onderworpen aan reserve-inhouding. Als het achterhouden van back-ups vereist is, moet dit op de W-9 worden genoteerd om de entiteit die de informatie ontvangt naar behoren te informeren over de noodzaak om dienovereenkomstig in te houden.
Belangrijkste leerpunten
- De W-9 is een officieel formulier dat door de IRS wordt verstrekt voor werkgevers of andere entiteiten om de naam, het adres en het belastingidentificatienummer van een persoon die inkomsten ontvangt te verifiëren.
- De informatie uit een W-9-formulier wordt vaak gebruikt om een belastingformulier van 1099 te genereren, dat vereist is voor het indienen van inkomstenbelasting.
- De informatie die door een entiteit op een W-9-formulier wordt verzameld, kan voor geen enkel ander doel worden vrijgegeven, onder strikte privacyregelgeving.
Gebruik van W-9-informatie
De informatie die op een W-9-formulier wordt verkregen, wordt meestal gebruikt om een versie van het formulier 1099 te maken. Een formulier 1099 bevat informatie over eventuele inkomsten die door de TIN-houder zijn ontvangen en die normaal niet op een W-2 zouden worden vermeld. . Dit omvat, maar is niet beperkt tot, inkomsten die aan een persoon worden betaald als onderdeel van een contract; bepaalde onroerendgoedtransacties; hypotheekrente betaald door een persoon; dividenden betaald tegen een investering; en verschillende andere financiële transacties.
De IRS vereist dat niet-Amerikaanse burgers of ingezeten vreemdelingen het juiste W-8-formulier gebruiken in plaats van een W-9-formulier.
Een formulier 1099 hoeft alleen te worden uitgegeven zodra de minimale inkomensgrens is bereikt, die is vastgesteld op $ 600 vanaf 2018. Bedragen onder deze drempel moeten als inkomsten worden gerapporteerd door de TIN-houder maar vereisen geen 1099-formulier.
Hoewel werknemers wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonlijke informatie aan hun werkgevers te verstrekken, wordt de privacy van een werknemer wettelijk beschermd. Een werkgever die de persoonlijke informatie van een werknemer op een ongeoorloofde manier openbaar maakt, kan worden onderworpen aan civiele en strafrechtelijke vervolging.
Stapsgewijze aanwijzingen
Formulier W-9 is een van de meest eenvoudige IRS-formulieren om in te vullen, maar als belastingformulieren u nerveus maken, hoeft u zich geen zorgen te maken. We helpen u op de juiste manier om het te voltooien.
Stap 1: Voer uw naam in zoals weergegeven op uw belastingaangifte. Makkelijk toch?
Stap 2: Voer uw bedrijfsnaam of de naam 'genegeerde entiteit' in, indien deze afwijkt van de naam die u hebt ingevoerd voor stap 1. U bent bijvoorbeeld een eenmanszaak, maar voor marketingdoeleinden gebruikt u uw persoonlijke naam niet als uw Bedrijfsnaam; in plaats daarvan "doet u zaken als" een andere naam. Je zou die naam hier invoeren. Wat betreft het deel van de genegeerde entiteit, als u niet weet wat het is, bent u waarschijnlijk niet één. Het meest voorkomende genegeerde entiteitstype is een naamloze vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Eenmanszaken en S-vennootschappen worden nooit geclassificeerd als genegeerde entiteiten.
Stap 3: Welk type bedrijfsentiteit bent u voor federale belastingclassificatie: eenmanszaak, vennootschap, C-vennootschap, S-vennootschap, trust / estate, vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of “andere”? Vink het juiste vakje aan. Als u niet zeker bent, bent u waarschijnlijk een eenmanszaak, omdat u veel papierwerk had moeten indienen om een van de andere entiteiten te worden.
Stap 4: Vrijstellingen. De kans is groot dat u deze vakken leeg laat. Hier zijn een paar uitzonderingen:
- Ontvangers die zijn vrijgesteld van het inhouden van back-ups, zoals bedrijven (in de meeste gevallen), moeten mogelijk een code invoeren in het vak 'Code vrijgestelde begunstigde'. In de instructies op het formulier W-9 staan de vrijgestelde begunstigden en hun codes en de soorten betalingen waarvoor deze codes moeten worden gebruikt. Bedrijven die een W-9 invullen voor ontvangst van rente- of dividendbetalingen, voeren bijvoorbeeld code "5" in.
- Ontvangers die zijn vrijgesteld van rapportage op grond van de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) moeten mogelijk een code invoeren in het vak "Vrijstelling van FATCA-meldingscode". Geen van deze vakken is van toepassing op de typische onafhankelijke aannemer of freelancer.
Stap 5: Geef uw adres, woonplaats, staat en postcode op. Wat als uw thuisadres verschilt van uw bedrijfsadres? Welk adres moet u opgeven op formulier W-9? Gebruik het adres dat u zult gebruiken op uw belastingaangifte. Als u bijvoorbeeld een eenmanszaak bent die kantoorruimte huurt, maar u uw belastingaangifte indient met uw thuisadres, voert u uw thuisadres in op formulier W-9 zodat de IRS geen problemen heeft om uw 1099's te matchen met uw 1040-formulier .
Stap 6: In deze optionele stap kunt u de naam en het adres van de aanvrager opgeven. Misschien wilt u dit vak invullen om bij te houden aan wie u uw fiscaal identificatienummer hebt verstrekt.
Stap 7: De IRS noemt deze sectie deel I, waardoor u zich moet afvragen wat al die stappen zijn die u zojuist hebt uitgevoerd. Hier moet u het belastingidentificatienummer van uw bedrijf opgeven, ofwel uw individuele sofi-nummer (SSN) als u een eenmanszaak bent, of uw werkgeveridentificatienummer (EIN) als u een ander type bedrijf bent. Nu hebben sommige eenmanszaken ook EIN's, maar de IRS geeft er de voorkeur aan dat eenmansbedrijven hun SSN's gebruiken op formulier W-9. Nogmaals, als u dit doet, wordt het eenvoudiger om 1099's die u ontvangt te koppelen aan uw belastingaangifte, die u onder uw SSN zult indienen.
Wat als uw bedrijf nieuw is en geen EIN heeft? U kunt nog steeds formulier W-9 invullen. De IRS zegt dat u uw nummer moet aanvragen en in de ruimte voor het TIN 'aangevraagd' moet schrijven. U wilt dit nummer zo snel mogelijk krijgen, want totdat u dit doet, wordt u onderworpen aan het inhouden van back-ups. U kunt een EIN aanvragen op de IRS-website. Zie de onderstaande instructies voor stap 8, deel II, voor meer informatie over het achterhouden van back-ups.
Stap 8: In deel II moet u de waarheid van al uw informatie bevestigen voordat u formulier W-9 kunt ondertekenen. Opzettelijk liegen op een belastingformulier kan betekenen dat u een boete moet betalen of naar de gevangenis moet gaan; de IRS rotzooit niet. Voordat u formulier W-9 ondertekent, zijn de verklaringen die u moet certificeren waar, op straffe van meineed:
1. Het nummer op dit formulier is mijn juiste identificatienummer van de belastingbetaler (of ik wacht op een nummer dat aan mij wordt verstrekt).
- Als u overweegt een 'geleend', gestolen of verzonnen btw-nummer te gebruiken, denk dan twee keer na voordat u onder ede ligt.
2. Ik ben niet onderworpen aan back-upinhouding omdat: (a) ik ben vrijgesteld van back-upinhouding, of (b) ik niet door de Internal Revenue Service (IRS) op de hoogte ben gebracht dat ik onderworpen ben aan back-upinhouding als gevolg van een verzuim om alle rente of dividenden te melden, of (c) de IRS heeft me laten weten dat ik niet langer onderworpen ben aan back-up.
- De meeste belastingbetalers zijn vrijgesteld van het inhouden van back-ups. Als je geen idee hebt waar de IRS het hier over heeft, ben je waarschijnlijk vrijgesteld. Als u niet bent vrijgesteld, heeft de IRS u hiervan op de hoogte gesteld en moet het bedrijf dat u betaalt weten, omdat het verplicht is inkomstenbelasting in te houden op uw loon tegen een vast tarief van 28% en dit naar de IRS te sturen. Overigens, nu weet je nog een goede reden om niet te bedriegen met je belastingaangifte: je moet er misschien een toekomstige klant over vertellen, en dat kan het bedrijf misschien twee keer over je laten nadenken. Item (c) zegt eigenlijk dat als je ooit te maken had met back-uponderhoud, maar dat nu niet meer bent, niemand het hoeft te weten.
3. Ik ben een Amerikaans staatsburger of een andere Amerikaanse persoon.
- Als je een inwonende alien bent, ben je vrij. De IRS beschouwt ook het volgende als een "Amerikaanse persoon": een partnerschap, bedrijf, bedrijf of vereniging opgericht of georganiseerd in de Verenigde Staten of onder de wetten van de Verenigde Staten; een binnenlands landgoed; en een binnenlands vertrouwen. Als uw bedrijf een partnerschap is met een buitenlandse partner, zijn er speciale regels van toepassing; lees erover in de instructies om W-9 te vormen. Als u geen Amerikaans staatsburger bent, moet u mogelijk in plaats daarvan formulier W-8 of formulier 8233 invullen.
4. De FATCA-code (s) die op dit formulier zijn ingevuld (indien aanwezig) die aangeven dat ik vrijgesteld ben van FATCA-rapportage is correct.
- U hoeft zich hier waarschijnlijk geen zorgen over te maken, wat te maken heeft met de Tax Account Compliance Act.
Nog een paar punten voordat u zich aanmeldt
Formulier W-9 vertelt u om punt 2 hierboven te schrappen als u door de IRS bent geïnformeerd dat u momenteel onderworpen bent aan reserve-inhouding omdat u niet alle rente en dividenden op uw belastingaangifte hebt gemeld.
U kunt punt 2 doorhalen als u formulier W-9 invult in verband met een onroerendgoedtransactie. Item 2 is in dit geval niet van toepassing, dus het maakt niet uit of u back-uponderhoud hebt.
Als u de kleine lettertjes in de W-9-instructies aandachtig leest, lijkt dit erop te wijzen dat de meeste mensen dit formulier helemaal niet hoeven te ondertekenen. Over het algemeen hoeft u dit alleen te ondertekenen als de IRS u heeft gemeld dat u eerder een onjuist TIN heeft opgegeven. Technische details opzij, echter, de persoon die u heeft gevraagd om formulier W-9 in te vullen, zal het waarschijnlijk als onvolledig of ongeldig beschouwen als u het niet hebt ondertekend, en veel geluk proberen ze anders te overtuigen.
Retourneren van het formulier
Stuur uw ingevulde formulier W-9 terug naar het bedrijf dat u heeft gevraagd het in te vullen. In het ideale geval levert u het persoonlijk op om uw blootstelling aan identiteitsdiefstal te beperken, maar deze methode is vaak niet praktisch. Mail wordt als relatief veilig beschouwd. Als u het formulier moet e-mailen, codeert u zowel het document als uw e-mailbericht en controleert u driemaal of u het juiste e-mailadres van de ontvanger hebt voordat u uw bericht verzendt. Gratis diensten zijn online beschikbaar om u hierbij te helpen, maar controleer hun reputatie voordat u uw documenten aan hen vertrouwt. (Zie "Het doel van het W-9-formulier" voor meer informatie.)
Vergelijk beleggingsrekeningen Aanbieder Naam Beschrijving Adverteerder Openbaarmaking × De aanbiedingen die in deze tabel worden weergegeven, zijn afkomstig van samenwerkingsverbanden waarvan Investopedia een vergoeding ontvangt.