Verantwoord plan
Een verantwoordingsplan is een plan dat de IRS-voorschriften (Internal Revenue Service) volgt voor de vergoeding van werknemers voor zakelijke kosten waarbij de vergoeding niet als inkomen wordt geteld. Dit betekent dat vergoedingen niet onderworpen zijn aan bronbelasting of W-2-rapportage. Deze uitgaven moeten echter bedrijfsgerelateerd zijn om onder een verantwoordingsplan te vallen.
Belangrijkste leerpunten
- Een verantwoordingsplan is een proces waarbij werknemers hun werkgerelateerde kosten worden vergoed.
- Verantwoordelijke plannen zijn niet onderworpen aan belastingheffing, omdat ze niet worden beschouwd als een vorm van werkvergoeding.
- Kosten kunnen alleen worden beschouwd als onderdeel van een verantwoordingsplan als ze bedrijfsgerelateerd zijn, nauwkeurig worden gerapporteerd en als overtollige vergoedingen worden geretourneerd.
- Als een terugbetaalde kost als niet-toerekenbaar wordt beschouwd, is deze onderworpen aan belastingheffing door de belastingdienst. Overtollig geld moet doorgaans binnen 120 dagen worden geretourneerd.
Hoe een accountable plan werkt
Een verantwoord plan verschilt van een niet-verantwoord plan. Als het vergoedingsplan van een bedrijf niet voldoet aan de IRS-vereisten voor een verantwoordelijk plan, is het plan niet verantwoordelijk en wordt vergoeding voor kosten beschouwd als onderdeel van de vergoeding van de werknemer en daarom is het onderworpen aan inhouding en moet dit worden vermeld op het W-formulier van een werknemer. .
Volgens de IRS-regels worden kosten volgens een verantwoordingsplan vergoed als ze bedrijfsgerelateerd zijn en voldoende worden verantwoord. Bovendien moeten betaalde bedragen die de werkelijke kosten overschrijden binnen een gespecificeerd tijdsbestek aan het bedrijf worden geretourneerd. Bedrijfsgerelateerde kosten die door werknemers worden gemaakt, kunnen zaken als reizen, maaltijden, overnachtingen, entertainment of transport omvatten. Werknemers zijn verplicht om uitgaven op de juiste manier te registreren en om overtollige vergoedingen binnen een redelijke termijn te retourneren.
Werkgevers zijn niet verplicht om de details van hun plan in te dienen bij de IRS, maar ze moeten wel kunnen aantonen dat ze voldoen aan de vereisten van een verantwoordelijk plan.
Werkgevers zijn vaak in staat om strengere accountplanvereisten te gebruiken dan door de IRS worden gepost.
Vereisten voor een accountable plan
De vereisten voor een verantwoordingsplan zijn dat ze bedrijfsgerelateerd zijn, dat de personeelskosten op een redelijke en tijdige manier adequaat aan hun werkgever worden verantwoord en dat een teveel aan vergoeding binnen een redelijke termijn aan de werkgever moet worden teruggegeven.
Om kosten als bedrijfsgerelateerd te beschouwen, moeten ze (losjes) voldoen aan de volgende vereisten: dat de kosten moeten worden gemaakt in het kader van de tewerkstelling en dat alle uitgaven die opgaan in een combinatie tussen persoonlijke uitgaven en zakelijke uitgaven op de juiste wijze worden verantwoord als zoals het verdelen van de kosten tussen de werkgever en de werknemer. Een gebruikelijk voorbeeld is dat van een persoonlijke auto die wordt gebruikt voor zakenreizen: in een dergelijk geval kan van een werknemer worden verwacht dat hij de kilometers meetelt die zijn gemaakt tijdens zijn persoonlijk transport en werkgerelateerd transport, waarbij de kosten zijn verdeeld op gepaste wijze.
Adequate boekhouding is meestal afhankelijk van bevestiging door een derde partij om aan te tonen dat werknemersfondsen bedrijfsgerelateerd waren. Ontvangsten zijn een veel voorkomende vorm van onderbouwing door derden die werknemers zullen gebruiken om de legitimiteit van hun financieringsaanvragen te bewijzen. Er zijn echter uitzonderingen op deze regel, waaronder gevallen van niet-verblijfkosten die minder dan $ 75 bedragen, maaltijdvergoeding die binnen de IRS per diem-normen valt en transportkosten waarvoor het verkrijgen van een officieel betalingsbewijs moeilijk is, zoals taxi's, metro's en bussen. Over het algemeen is de verwachting voor de teruggave van overtollige vergoedingsfondsen dat dergelijke fondsen binnen 120 dagen na hun uitbetaling aan de werkgever worden teruggegeven.
Vergelijk beleggingsrekeningen Aanbieder Naam Beschrijving Adverteerder Openbaarmaking × De aanbiedingen die in deze tabel worden weergegeven, zijn afkomstig van samenwerkingsverbanden waarvan Investopedia een vergoeding ontvangt.