Digitaal transactiebeheer (DTM)
Digital Transaction Management (DTM) maakt gebruik van computersystemen in plaats van papier om zakelijke overeenkomsten te beheren op een manier die snel, nauwkeurig en veilig is. DTM is een 100% digitale cloudgebaseerde service die het ondertekenen van contracten versnelt en het aantal fouten vermindert dat onderweg kan worden gemaakt, omdat documenten direct online kunnen worden ondertekend en verzonden in plaats van dat ze moeten worden afgedrukt, fysiek ondertekend, gescand en gemaild, of per post geretourneerd.
Digital Transaction Management (DTM) afbreken
DTM-technologie creëert digitale handtekeningen die zeer veilig en geverifieerd zijn, waardoor ze juridisch beter afdwingbaar zijn dan traditionele handtekeningen. Omdat DTM bovendien cloudgebaseerd is, hebben bedrijven toegang tot belangrijke documenten en kunnen ze altijd, overal en op elk apparaat zaken doen.
Voordelen van digitaal transactiebeheer
DTM komt organisaties ten goede door de transactietijd te verkorten en de klantervaring te verbeteren. De industriestandaard voor DTM wordt xDTM genoemd en deze heeft eisen voor privacy, beveiliging, universaliteit, schaalbaarheid, beschikbaarheid, afdwingbaarheid, openheid en compliance. Chief information officers (CIO's) en leidinggevenden van bedrijven zoals DocuSign, Microsoft, FedEx, Intel en UPS helpen deze norm te beheren. DTM vereist experts in de industrie om best practices te ontwikkelen en te implementeren voor beoefenaars op verschillende gebieden, van artsen tot advocaten en ambtenaren. Wanneer DTM bijvoorbeeld wordt gebruikt in een zorginstelling, kan de privacystandaard van het grootste belang zijn, terwijl in de financiële sector de beveiligingsstandaard mogelijk de beste facturering krijgt.
Elk aspect van een bedrijf kan profiteren van de voordelen van DTM.
- In de verkoop kan het worden gebruikt voor compensatieovereenkomsten, verwijzingsovereenkomsten, aanmeldingen van nieuwe klanten en overeenkomsten voor algemene voorwaarden.
- Human resources-afdelingen kunnen het gebruiken voor nieuw huurpapier, geheimhoudingsovereenkomsten en loonlijsten.
- Financiële afdelingen kunnen het gebruiken voor factuurverwerking, activaoverdracht en pensioenrekeningen.
- In IT kan het worden gebruikt voor toegangsbeheer en onderhoudsautorisatie.
- Juridische teams kunnen DTM gebruiken voor contractbeheer en interne compliance.
- Inkooppersoneel kan het gebruiken voor inkooporders en werkafschriften.
Digitaal transactiebeheer in de praktijk
Bedrijven kunnen DTM gemakkelijker overnemen als ze hun bestaande papieren processen van begin tot eind omschakelen naar volledig digitale processen. Processen op papier, hoewel ze voor veel gebruikers meer vertrouwd en comfortabel zijn, zijn niet zo veilig of betrouwbaar als sommige gebruikers denken. Papieren documenten kunnen verloren gaan, ze zijn niet erg veilig en ze kunnen moeilijk te controleren zijn. Een bedrijf kan ervoor kiezen om DTM op een enkele afdeling te implementeren of het bedrijfsbreed te implementeren.
DocuSign, Adobe en VASCO Data Security (voorheen Silanis) zijn drie grote spelers in de DTM-markt. Allen zijn gespecialiseerd in digitale handtekeningen. Andere belangrijke DTM-bedrijven zijn Box, die cloudopslag, teamsamenwerking en workflowautomatisering voor bedrijven biedt; Fluix, die bestanden opslaat, samenwerking tussen documenten mogelijk maakt en papieren documenten converteert naar digitale bestanden, naast het aanbieden van e-handtekeningen; en MiForms, waarmee werknemers gegevens, GPS, foto's, barcodes en handtekeningen in het veld kunnen verzamelen. Er zijn een aantal andere DTM-bedrijven, dus potentiële gebruikers moeten een vergelijking maken van kosten en functies, die regelmatig veranderen. Sommige bedrijven bedienen kleine bedrijven, terwijl andere zich richten op oplossingen op ondernemingsniveau. Een handige manier om providers te controleren, is te zien wie ze als klanten vermelden.
Vergelijk beleggingsrekeningen Aanbieder Naam Beschrijving Adverteerder Openbaarmaking × De aanbiedingen die in deze tabel worden weergegeven, zijn afkomstig van samenwerkingsverbanden waarvan Investopedia een vergoeding ontvangt.