Gelden
Een voorschot is een geldrekening waarop een bedrijf vertrouwt om kleine, routinekosten te betalen. Fondsen vervat in tegoeden worden regelmatig aangevuld om een vast saldo te behouden. De term "voorschot" kan ook verwijzen naar een voorschot dat aan een persoon voor een specifiek doel wordt gegeven.
Belangrijkste leerpunten
- Imprest verwijst naar een soort geldrekening bijgehouden door een bedrijf dat wordt gebruikt om kleine incidentele of routinekosten te betalen.
- Een vast rekeningsaldo wordt op de voorschotrekening ingesteld en indien nodig terugbetaald wanneer geld wordt opgenomen voor items zoals salarisadministratie, reizen of kleine contanten.
- Vanwege zijn kleine en vaste karakter dat gemakkelijk kan worden gemonitord, ontmoedigt voorschot ongeautoriseerde of overdadige kosten.
Hoe werkt Imprest?
Het meest bekende type voorschot is een kleine geldrekening, die wordt gebruikt om kleinere transacties te dekken wanneer het onpraktisch of onhandig is om cheques uit te snijden. Dergelijke accounts houden ter plaatse een vast bedrag aan contant geld aan dat kan worden gebruikt om werknemers te vergoeden en kleine kosten te betalen. Kleine geldfondsen worden doorgaans behandeld door beheerders die de rekening bewaken en contant geld afgeven aan werknemers, die op hun beurt bedrijfsgerelateerde ontvangsten verstrekken.
Investeringen kunnen ook worden gebruikt om de personeelsbelasting, dividenden, werknemersreizen en bonussen te dekken. Nadat deze uitgaande kosten zijn betaald, wordt het fonds doorgaans met kapitaal terugbetaald van de primaire bankrekening van het bedrijf.
Belangen schrikken het gebruik van niet-toegestane uitgaven af, omdat de middelen voor specifieke doeleinden zijn gereserveerd. Bijgevolg betalen schrijvers doorgaans regelmatig hetzelfde geld uit, wat idealiter de rekening op een bijna nul-saldo brengt, voordat het automatisch wordt aangevuld met datzelfde ingestelde geldbedrag. Dit systeem maakt het eenvoudiger om uitgaven te bewaken, afwijkingen te signaleren en uiteindelijk fraude op te sporen.
Het Imprest-systeem
Het voorschotsysteem omvat de volgende stappen:
- Er wordt een kleingeldfonds opgericht met een vast bedrag aan contanten. Dit wordt vastgelegd in het grootboek van het bedrijf.
- Alle uitgaven die via het kleingeldfonds worden betaald, moeten worden gedocumenteerd met bonnen.
- Het fonds wordt regelmatig aangevuld met betalingsontvangsten om een vast saldo te handhaven.
- Het fonds wordt nauwlettend in de gaten gehouden voor eventuele verschillen tussen verwachte contanten (op basis van documentatie) en werkelijke contanten. Als er verschillen zijn, worden deze onderzocht.
De toekomst van indrukken
Naarmate bedrijven in toenemende mate afhankelijk zijn van elektronische transacties, raakt het voorschotsysteem steeds meer uit de gratie. Het is vaak gemakkelijker om een bedrijfscreditcard te gebruiken dan een voorschot, omdat de eerste elektronische documentatie van transacties aanbiedt, en geen aanleiding is om uitgaande fondsen aan te vullen.
Vergelijk beleggingsrekeningen Aanbieder Naam Beschrijving Adverteerder Openbaarmaking × De aanbiedingen die in deze tabel worden weergegeven, zijn afkomstig van samenwerkingsverbanden waarvan Investopedia een vergoeding ontvangt.