Purchase-to-Pay
Purchase-to-pay is een geïntegreerd systeem dat het inkoopproces van goederen en diensten voor een bedrijf volledig automatiseert. Het systeem heeft zijn naam verdiend omdat het alle aspecten van acquisitie afhandelt, van de aankoop van goederen tot de betaling van de verkoper. De belangrijkste voordelen van aankoop-tot-betaling zijn efficiëntie, kostenbesparingen en een grotere zichtbaarheid van financiën en inkoop.
Inzicht in Purchase-to-Pay
Het purchase-to-pay-systeem begint met de aanvraag, gaat door naar de inkoop en eindigt met de betaling. Aanvragen is het proces waarbij een service, item of product formeel wordt aangevraagd met een aanvraagformulier. Inkoop vindt plaats wanneer de goederen of diensten zijn ontvangen. Het systeem eindigt wanneer de betaling is verricht.
Belangrijkste leerpunten
- Purchase-to-pay is een compleet aankoopsysteem voor bedrijven, van de aankoop van goederen tot de betaling van leveranciers.
- Purchase-to-pay wordt ook P2P, procure-to-pay, eProcurement of req-to-check genoemd.
- Het purchase-to-pay-proces is geautomatiseerd, bespaart kosten en vermindert het risico.
- Purchase-to-pay is niet bedoeld om de betaling van leveranciers te versnellen, omdat dit niet in het belang is van bedrijven die hun geld zo lang mogelijk willen behouden.
- Purchase-to-pay-systemen zijn ontworpen om de efficiëntie en financiële controles te verbeteren.
Purchase-to-pay streeft ernaar het inkoopproces te optimaliseren, waardoor de organisatie profijt trekt door betere financiële controles en efficiëntie. Dit gestroomlijnde, geïntegreerde systeem bespaart kosten en vermindert risico's. Een typisch Purchase-to-Pay-systeem omvat vijf stappen en vereisten voor voltooiing:
- Catalogi : catalogi van voorkeursleveranciers zijn de eerste vereiste in een inkoop-tot-betalingssysteem.
- Aankoopaanvragen : zodra een product uit een catalogus is geselecteerd, stuurt de koper een aanvraag tot bestellen naar de juiste manager.
- Inkooporder workflow : Een bestelling wordt gegenereerd zodra de aanvraag tot bestellen is goedgekeurd door de manager.
- Facturering : dit is een essentieel onderdeel van een inkoop-tot-betaalsysteem, omdat handmatige verwerking van facturen een enorm bewerkelijk en tijdrovend proces is. Geautomatiseerde factuurverwerking bespaart tijd en geld en bevat een afstemmingsfunctie die inkooporders koppelt aan facturen.
- Betaling : zodra een factuur is goedgekeurd voor betaling, wordt een bestand gegenereerd in het crediteurensysteem van het bedrijf. De goedgekeurde factuur resulteert in betaling aan de leverancier aan het einde van de periode waarvoor de leverancier het krediet heeft verlengd.
Purchase-to-pay-systemen zijn niet bedoeld om het betalingsproces te versnellen. Hoewel dit een lovenswaardig doel zou zijn, is de realiteit dat het voor de meeste bedrijven geen prioriteit zou zijn, omdat het sneller betalen van rekeningen de timing van hun eigen kasstromen zou beïnvloeden. Het doel van een inkoop-naar-betaalsysteem is veeleer het verbeteren van de efficiëntie en financiële controles, aangezien financiële afdelingen tijdige inkoopgegevens binnen handbereik hebben.
Snelle feit
Purchase-to-pay-systemen zijn geautomatiseerde processen die de arbeidskosten verlagen en de nauwkeurigheid verhogen.
Best practices voor systemen van aankoop tot betaling zijn onder meer solide technologie die één contactpunt gebruikt, zoals een leveranciersportaal, verminderde complexiteit in catalogi en inkoopkanalen en ondersteuning van het topmanagement. Het kan belangrijke gegevens verschaffen over hoeveel er wordt uitgegeven, welke producten of diensten worden ontvangen en levertijden.
Vergelijk beleggingsrekeningen Aanbieder Naam Beschrijving Adverteerder Openbaarmaking × De aanbiedingen die in deze tabel worden weergegeven, zijn afkomstig van samenwerkingsverbanden waarvan Investopedia een vergoeding ontvangt.