Hoe lang moet ik mijn belastinggegevens bewaren?

De Internal Revenue Service (IRS) heeft een aantal harde en snelle regels over hoe lang belastingbetalers hun belastinggegevens moeten bewaren.

Zoals de IRS het zegt, hangt de duur van uw belastingregistratie af van de "actie, kosten of gebeurtenis" die van invloed is op die gegevens.

Die acties en die tijdlijnen zijn belangrijk, omdat ze van invloed zijn op het statuut van beperkingen op eventuele wijzigingen in uw belastingaangifte, of op het vermogen van de federale overheid om extra belastingbetalingen van u te eisen.

Om te voldoen aan de IRS-documentatiemandaten, moet u de volgende belastingregisters bewaren voor de volgende perioden:

Als u federale belastingen te weinig hebt gerapporteerd, bewaar uw belastingdocumenten van de afgelopen zes jaar, te beginnen met het jaar waarin de belastingen te weinig werden gerapporteerd. Als u een formulier niet hebt ingediend of een frauduleus formulier hebt ingediend, gooi dan geen belastinggegevens weg. De IRS heeft een wettelijk recht om ze te herzien.

De periode van beperkingen is de tijd waarin u uw belastingaangifte kunt wijzigen om een ​​tegoed of terugbetaling te claimen, of de tijd waarin de belastingdienst aanvullende belasting kan vaststellen.

De volgende informatie bevat de perioden van beperkingen die van toepassing zijn op aangiften inkomstenbelasting. Tenzij anders vermeld, hebben de jaren betrekking op de periode na het indienen van de aangifte. Retourzendingen die vóór de vervaldatum zijn ingediend, worden behandeld zoals ingediend op de vervaldatum.

Opmerking: bewaar kopieën van uw ingediende belastingaangiften. Ze helpen bij het voorbereiden van toekomstige belastingaangiften en het maken van berekeningen als u een gewijzigde aangifte indient.

1. U bent extra belasting verschuldigd en situaties (2), (3) en (4) hieronder zijn niet op u van toepassing: houd gegevens drie jaar bij.

2. U rapporteert geen inkomsten die u moet melden, en het is meer dan 25% van het bruto-inkomen dat op uw rendement wordt vermeld: houd gegevens gedurende zes jaar bij.

3. U dient een frauduleuze aangifte in: houd archieven voor onbepaalde tijd bij.

4. U dient geen aangifte in: houd records voor onbepaalde tijd bij.

5. U dient een claim voor krediet of terugbetaling in nadat u uw aangifte hebt gedaan: houd gegevens bij gedurende drie jaar vanaf de datum waarop u uw oorspronkelijke aangifte hebt ingediend of twee jaar vanaf de datum waarop u de belasting hebt betaald, afhankelijk van wat later is.

6. U dient een claim in voor verlies van waardeloze effecten of aftrek van oninbare vorderingen: houd gegevens zeven jaar bij.

7. Bewaar alle gegevens van de dienstbelastingen gedurende ten minste vier jaar na de datum waarop de belasting verschuldigd is of wordt betaald, afhankelijk van wat later is.

Belangrijke vragen

De volgende vragen moeten op elke record worden toegepast wanneer u besluit of u een document wilt behouden of weggooien:

Zijn de records gekoppeld aan activa ">

Bewaar gegevens met betrekking tot onroerend goed totdat de periode van beperkingen afloopt voor het jaar waarin u over het onroerend goed beschikt in een belastbare vorm. U moet deze gegevens bijhouden om eventuele waardevermindering, afschrijving of verlaging van de uitputting te bepalen, en om de winst of het verlies te vinden wanneer u het onroerend goed verkoopt of anderszins vervult.

Over het algemeen, als u onroerend goed in een niet-belastbare ruil heeft ontvangen, is uw basis in dat onroerend goed hetzelfde als de basis van het onroerend goed dat u hebt opgegeven, vermeerderd met het geld dat u hebt betaald. U moet de administratie van het oude onroerend goed bewaren, evenals van het nieuwe onroerend goed, totdat de periode van beperkingen afloopt voor het jaar waarin u het nieuwe onroerend goed in een belastbare vorm vervult.

Hebt u niet-aftrekbare bijdragen geleverd aan een IRA?

Vervolgens moet u, zoals hierboven besproken, de volgende documenten bewaren om het niet-belastbare deel van distributies van uw traditionele en Roth IRA's te verifiëren. Hier, van de IRS-website, is een lijst van de formulieren en records die u moet bewaren totdat alle distributies zijn gemaakt:

• Pagina 1 van Formulieren 1040 (of Formulieren 1040A, 1040NR of 1040-T) ingediend voor elk jaar dat u een niet-aftrekbare bijdrage hebt geleverd aan een traditionele IRA.
• Formulieren 8606 en alle ondersteunende verklaringen, bijlagen en werkbladen voor alle toepasselijke jaren.
• Formulieren 5498, IRA Bijdrage-informatie of vergelijkbare verklaringen die u elk jaar hebt ontvangen met bijdragen die u hebt geleverd aan een traditionele IRA of Roth IRA.
• Formulieren 5498 of soortgelijke verklaringen die u hebt ontvangen waarin de waarde van uw traditionele IRA's wordt weergegeven

Wat moet ik doen met mijn gegevens voor niet-belastingdoeleinden?

Wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn voor belastingdoeleinden, gooi ze dan niet weg totdat u zeker weet dat u ze niet voor andere doeleinden nodig hebt. Uw verzekeringsmaatschappij of schuldeisers kunnen bijvoorbeeld van u verlangen dat u gegevens langer bewaart dan de IRS. Speel bij twijfel veilig en bewaar de gegevens.

Adviseur inzicht

Als de IRS een substantiële fout aantreft in uw huidige aangifte, kunnen ze zes jaar teruggaan in uw belastinggeschiedenis om dit te onderzoeken. Het is echter mogelijk dat u uw rendement nog langer wilt behouden. Uw belastingadministratie vat uw financiële leven samen. Ze bevatten belangrijke gegevens over de kosten die vanaf nu moeilijk te vinden zijn. Dit is tegenwoordig minder een probleem, omdat accountbeheerders nu kostengegevens moeten rapporteren en overdragen met activa. Maar waarom zou u op de bewaarder vertrouwen als u de info hebt? Uw rendement bevestigt ook uw inkomen en of u pensioenbijdragen hebt gedaan. Best practices suggereren dat u uw belastingaangifte en ondersteunende documenten zo lang mogelijk moet bewaren. In dit tijdperk van elektronisch archiveren en bijhouden van archieven is het gemakkelijk om te doen.

Neal Frankle, CFP®
Wealth Resources Group Westlake Village, CA