Belastingdocumenten die u altijd moet bewaren

Als u eenmaal uw belastingaangifte hebt ingediend, heeft u waarschijnlijk geen zin om alle papieren bij te houden - W-2, 1099's en meer - of zelfs maar aan belastingen te denken. Maar er zijn enkele documenten die u voor onbepaalde tijd wilt bewaren. Als u de gewoonte hebt om papieren te bewaren die u voor de toekomst nodig hebt, betaalt u zich later terug in belastingbesparingen. Hier is een overzicht van die documenten en waarom u ze moet bewaren.

Kopieën van retouren

De IRS heeft een beperkte tijd om aangiften te controleren (meestal drie jaar vanaf de vervaldatum van de aangifte). Deze limiet is echter niet van toepassing als de IRS denkt dat u nooit aangifte hebt gedaan. Als de IRS u een brief stuurt waarin staat dat u nooit hebt ingediend, moet u het tegendeel bewijzen. Bewaar voor altijd een kopie van uw retourzending , samen met een bewijs van indiening. Het type bewijs is afhankelijk van hoe u uw retour heeft ingediend:

• Voor retourzendingen op papier: een geregistreerd of gecertificeerd ontvangstbewijs of de bon van een particuliere koerier (bijv. FedEx, UPS).
• Voor elektronische retouren: de e-mail die uw terugkeer bevestigde, werd geaccepteerd voor archivering. Als u software gebruikt om te archiveren, wordt de e-mail gegenereerd door de software (bijvoorbeeld TurboTax stuurt u een e-mail). Als u een betaalde opsteller gebruikt, vraagt ​​u om een ​​bevestiging van de opsteller dat uw retour is geaccepteerd voor indiening.

Hetzelfde geldt voor aangiften inkomstenbelasting van de staat. Bewaar voor altijd een kopie van de aangifte inkomstenbelasting, samen met het bewijs van indiening.

Documenten voor uw huis

Voor veel mensen is een persoonlijke woning hun grootste bezit, en een die een aanzienlijke belastingaanslag kan genereren wanneer ze wordt verkocht. De belastingwet staat maximaal $ 250.000 aan winst toe op de verkoop van een hoofdverblijfplaats ($ 500.000 voor gezamenlijke filers) als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan - of als de winst de limiet van de dollar overschrijdt - ontstaat een belastbare winst. Om winst te minimaliseren, is het handig om de basis van het huis te maximaliseren. Basis, die begint met wat u voor de woning hebt betaald, kan worden verhoogd door kapitaalverbeteringen, zoals een toevoeging, een nieuw dak, apparaten, een in de grond gelegen zwembad en groenvoorziening.

Hoe langer u de woning bezit, hoe groter de kans dat (a) de prijs die u krijgt wanneer u verkoopt hoger is dan wat u hebt betaald en (b) dat u meer geld in de woning hebt gestoken voor verbeteringen. Zoek een lijst met kapitaalverbeteringen waarvoor u ontvangsten of een ander betalingsbewijs moet opslaan in IRS Publicatie 523 (update 2017 niet gepubliceerd op het moment van schrijven).

Behalve uw huisverbeteringen, bewaar u ook uw oorspronkelijke afrekeningsoverzicht en andere papieren die betrekking hebben op de aankoop. Hiermee kunt u het volgende toevoegen aan uw kostenbasis:

• abstracte kosten (samenvatting van de titelkosten)
• kosten voor het installeren van hulpprogramma's
• juridische kosten (inclusief kosten voor het zoeken naar een titel, het voorbereiden van het verkoopcontract en het voorbereiden van de akte)
• opnamekosten
• enquêtekosten
• titel verzekering
• belasting of zegelbelasting overdragen

Houd deze uitgaven bij zolang u uw huis bezit en vervolgens gedurende ten minste drie jaar nadat u uw aangifte hebt ingediend en de verkoop meldt. De periode van drie jaar is in de meeste gevallen de tijd waarin de IRS uw positie in twijfel kan trekken.

Aanschaffingskosten voor onroerend goed

Net als bij woningverbeteringen, wilt u gegevens bijhouden met betrekking tot andere eigendommen - voorraden, een vakantiehuis, huurwoningen of kunstwerken. Nogmaals, je moet weten wat je hebt betaald voor onroerend goed, inclusief commissies en andere acquisitiekosten, zodat je de winst goed kunt berekenen wanneer je verkoopt. Als u dat niet doet, moet u mogelijk meer belasting betalen dan anders verschuldigd zou zijn (het is aan u om uw belastinggrondslag te bewijzen als de IRS uw aangifte betwist).

Net als in het geval van gegevens met betrekking tot uw woning, bewaart u deze gegevens zolang u de eigendom bezit, en vervolgens gedurende ten minste drie jaar nadat u uw aangifte hebt ingediend en de verkoop van de woning meldt.

Opmerking: beursvennootschappen en beleggingsfondsen moeten nu basisinformatie verstrekken over bepaalde effecten (bijv. Aandelen die sinds 2011 van hen zijn overgenomen). Het is echter verstandig om deze informatie te bewaren voor het geval u van bedrijf verandert of bedrijven samenvoegen en uw gegevens verloren gaan (het gebeurt).

Overgenomen eigendom

Wanneer u onroerend goed erft, wordt uw belastinggrondslag de waarde van het onroerend goed op de datum van het overlijden van de persoon die het aan u heeft achtergelaten (de zogenaamde verhoogde basis). Grote landgoederen (die met een waarde van meer dan $ 11.180.000 voor degenen die sterven in 2018) rapporteren de waarde op een federale belastingaangifte (formulier 706). Kleinere landgoederen moeten mogelijk de waarde van onroerend goed vermelden op formulieren van de staatsbelasting, zelfs als er geen federale aangifte verschuldigd is. Vraag de uitvoerder, beheerder of persoonlijke vertegenwoordiger van het landgoed om deze informatie. (De nieuwe belastingwetgeving verdubbelde het basisuitsluitingsbedrag voor vermogensbelasting van ongeveer $ 5 miljoen tot $ 10 miljoen.)

Voor landgoederen die niet verplicht zijn dergelijke aangiften in te dienen, is het aan de erfgenamen om de waarde te bepalen, die de basis van het onroerend goed wordt. Als u beursgenoteerde effecten erveert, verkrijg dan de waarde ervan voor de datum van overlijden. Als u onroerend goed erveert, wilt u mogelijk een beoordeling voor het tijdstip van overlijden krijgen, zodat u later uw basis kunt aantonen. Nogmaals, net als bij andere eigendommen, bewaar deze informatie zolang u de eigendom bezit, plus de periode waarin de IRS uw rapport van een verkoop kan betwisten.

Het komt neer op

Het bijhouden van gegevens lijkt misschien vervelend en omslachtig. Maak een archiveringssysteem dat voor u werkt. Vereenvoudig uw papieren door een elektronisch record te maken (bijv. Scan documenten die u wilt bewaren en bewaar ze in een bestand op uw laptop, op een flashstation of in de cloud).

Het bewaren van kopieën van uw belangrijkste gegevens in de cloud en / of op een andere locatie is zelfs een belangrijke beveiliging. Laptops en flash drives kunnen crashen of verloren gaan. En zelfs met elektronische documenten, bewaar ook de papieren, voor het geval dat. Het kan u veel problemen besparen als u - of uw erfgenamen - ze in de toekomst nodig hebt.