'Per Diem' begrijpen

'Per diem' of dagtarief is een vast bedrag aan vergoedingen dat aan werknemers wordt betaald voor dagelijkse accommodatie, maaltijden en incidentele kosten die zijn gemaakt tijdens zakelijke reizen. De tarieven worden elk jaar door de General Services Administration (GSA) vastgesteld voor bestemmingen in de VS. niet-buitenlandse tarieven (bijvoorbeeld Alaska, Hawaii, Puerto Rico en Guam) worden vastgesteld door het ministerie van Defensie en buitenlandse tarieven (overal buiten de VS en zijn territoria) worden vastgesteld door het State Department.

Als u voor zaken reist of werknemers heeft die reizen, is het belangrijk om per dag te begrijpen, dat een alternatief biedt voor vergoeding op basis van gedetailleerde onkostennota's en minder uitgebreide boekhouding vereist. Hier beantwoorden we vragen die u zou kunnen hebben over per diem, hoe het werkt en wat het fiscaal inhoudt.

Wat dekt Per Diem?

De GSA verdeelt per diem-tarieven in twee categorieën:

• Maaltijden en incidentele kosten (M&IE)
• logies

Maaltijden en incidentele kosten

De categorie maaltijden en incidentele kosten (M&IE) omvat alle maaltijden (ontbijt, lunch en diner), roomservice, wasserette, stomerij, kleding persen en vergoedingen en tips voor de mensen die diensten verlenen, zoals voedselservers en bagage carriers. De tarieven per dag voor maaltijden variëren per locatie en zijn onderverdeeld in zes niveaus.

Grote steden hebben doorgaans het maximale niveau per dag van $ 76 (voor het fiscale jaar 2019); kleinere steden die aanzienlijke zakelijke reizen organiseren, hebben per diems die tussen niveau 2 en 5 vallen ($ 56 tot $ 71). Gebieden die doorgaans niet door zakenreizigers worden bezocht, hebben het minimumniveau van $ 55.

Verblijfkosten

De categorie accommodatie omvat accommodaties voor overnachtingen, zoals hotels, motels, herbergen, resorts en appartementen. Voor elke locatie wordt een afzonderlijke dagvergoeding vastgesteld voor zowel M&IE als accommodatie. Voor het fiscale jaar 2019 bijvoorbeeld, liggen de per diem-tarieven voor Atlanta tussen $ 152 en $ 159 voor accommodatie en $ 66 voor M&IE. Voor Chicago variëren de verblijfstarieven tussen $ 131 en $ 223, afhankelijk van de maand, en de M&IE per dag is $ 76.

Waarom tarieven verschillen per locatie

Per dag tarieven zijn gebaseerd op de kosten van levensonderhoud van een gebied. Per dag tarieven in grote steden, zoals Chicago, New York en Los Angeles zijn hoger dan niet-grootstedelijke gebieden omdat goederen en diensten in grotere steden over het algemeen duurder zijn. Verblijfstarieven kunnen ook per maand variëren als reactie op vraag en aanbod. Het hoogste verblijf per dag in New York City valt bijvoorbeeld samen met de herfst, het seizoen dat de meeste toeristen en zakenreizigers aantrekt. Per dag tarieven worden jaarlijks bijgewerkt en worden van kracht 1 oktober, de eerste dag van het fiscale jaar van de federale overheid.

Tarieven zoeken voor elke locatie

Vraag de personeelsafdeling of boekhoudafdeling van uw werkgever voor specifieke tarieven, of zoek de informatie op door de GSA-website te bezoeken, waar u kunt zoeken op stad, provincie of postcode voor het huidige fiscale jaar (1 oktober tot 30 september). Als u het volgende fiscale jaar of een ander jaar sinds 1997 wilt bekijken, zoekt u op staat en selecteert u het juiste jaar in het vervolgkeuzemenu. Klik op "Find per diem rates" om de resultaten te bekijken, uitgesplitst naar primaire bestemming, provincie, maximale accommodatie per maand en maaltijden en incidentele kosten (M&IE).

Als u zoekt naar een gebied dat niet onder GSA-tabellen valt (bijvoorbeeld Hawaii, dat geen deel uitmaakt van de continentale VS), verschijnen er twee links die u naar de juiste website leiden: het ministerie van Defensie voor niet-buitenlandse reizen (Alaska, Hawaii, Puerto Rico en Guam) en het ministerie van Buitenlandse Zaken voor alle buitenlandse bestemmingen.

Het standaardpercentage per Diem

Een standaardtarief van $ 55 per dag voor M&IE en een standaardtarief van $ 94 per dag voor accommodatie (het fiscale jaar 2019) is van toepassing op elke locatie die geen gespecificeerd tarief in de GSA-tabellen heeft. Dit geldt voor alle staten in de continentale VS.

Werkgever Gebruik van GSA-tarieven

Hoewel de meeste bedrijven de door de GSA vastgestelde dagvergoedingen gebruiken, kunnen ze alternatieve vergoedingsmethoden gebruiken. Werkgevers kunnen bijvoorbeeld de IRS hoog-laag-methode gebruiken, die één vast tarief per dag voor hoge-kostenlocaties (bijvoorbeeld New York, Chicago en het District of Columbia) en één vast tarief voor alle andere locaties vaststelt. Voor reizen op of na 1 oktober 2018 is het tarief $ 287 ($ 71 als M&IE alleen) voor reizen naar een gebied met hoge kosten en $ 195 ($ 60 M&IE) voor reizen naar een andere locatie in de continentale VS.

Belastingen op vergoedingen per Diem

Betalingen per dag worden niet beschouwd als loon - en zijn daarom niet-belastbaar - zolang ze aan bepaalde voorwaarden voldoen. U bent onderworpen aan belastingen als een van de volgende situaties van toepassing is

• De betaling is meer dan het toegestane federale tarief per dag
• U hebt geen onkostendeclaratie ingediend bij uw werkgever
• Uw onkostendeclaratie bevatte niet de datum, tijd, plaats, bedrag en zakelijke doeleinden van de onkosten
• Je werkgever gaf je een dagvergoeding en had geen onkostendeclaratie nodig.

Als een van de bovenstaande situaties waar is, wordt uw dagvergoeding beschouwd als loon en is het onderworpen aan bronbelasting en loonheffingen. Het bedrag wordt door uw werkgever op uw W-2-formulier vermeld. Als het alleen is dat uw per diem boven het toegestane federale per diem tarief lag, wordt alleen het overtollige bedrag als loon beschouwd.

Om uw reis- en gerelateerde uitgaven te onderbouwen, moet u een logboek bijhouden met de dagen dat u voor zaken hebt gereisd, waar u bent geweest en het zakelijke doel van de reis. Opmerking: als uw zakelijke reis langer dan een jaar op één locatie duurt - zelfs als het twee of meer afzonderlijke opdrachten betreft - komt u mogelijk niet in aanmerking voor belastingvrijstelling onder de per diem belastingregels. Neem contact op met uw belastingadviseur voordat u een uitgebreide zakenreis begint om ongunstige fiscale gevolgen te voorkomen.

Per Diem als een salarisalternatief

Omdat betalingen per dag niet-belastbaar zijn, kunnen sommige mensen de vraag opwerpen: "Kan ik een lager salaris accepteren per dag in plaats van een hoger salaris zonder per dag?" Het antwoord is "nee". Per diem-beleid kan niet worden opgesteld op een manier die toelaat wat er moet worden gelabeld als iets anders - in dit geval per diem.

Het komt neer op

Betalingen per dag bieden terugbetaling aan werknemers die voor zakelijke doeleinden reizen. Tarieven variëren per locatie en tijd van het jaar en zijn onderverdeeld in twee categorieën: a href = "/ artikelen / personal-finance / 091214 / business-credit-cards-strategically.asp gebruiken"> logies en maaltijden en bijkomende kosten (M&IE ). Zolang uw betalingen niet het maximale federale tarief per dag overschrijden, zijn ze niet belastbaar; als de betalingen per dag de federale limieten overschrijden, wordt elk eigen risico belast als gewoon inkomen.

De tarieven per dag kunnen jaarlijks veranderen en de belastingwetgeving kan ingewikkeld zijn. Raadpleeg een gekwalificeerde fiscalist als u vragen of opmerkingen heeft over het beleid van uw bedrijf per dag.