Virtuele dataroom (VDR)
Een virtuele dataroom (VDR), ook bekend als een dealroom, is een veilige online repository voor documentopslag en -distributie. Het wordt meestal gebruikt tijdens het due diligence-proces voorafgaand aan een fusie of overname om bedrijfsdocumentatie te herzien, te delen en openbaar te maken.
Virtuele datarooms begrijpen
Virtuele datakamers vervangen steeds vaker fysieke datakamers die traditioneel werden gebruikt om documenten openbaar te maken en te delen. Met de globalisering van bedrijven en verhoogde controle om kosten te verlagen, zijn virtuele datarooms een aantrekkelijk alternatief voor fysieke datarooms. Virtuele datarooms zijn breed toegankelijk, direct beschikbaar en veiliger. Naarmate de veiligheidsproblemen toenemen en incidenten met inbreuken toenemen, ontwikkelen VDR-providers geavanceerdere en betrouwbaardere databases. Initiële openbare aanbiedingen (IPO's), auditactiviteiten en partnerschappen of andere bedrijven die moeten samenwerken en informatie moeten delen, gebruiken virtuele datarooms.
Gebruik van virtuele datarooms
Procedures voor fusies en overnames (M&A) zijn het meest gebruikelijke gebruik van VDR's. Deze repositories bieden een plek voor de due diligence die nodig is tijdens de afronding van de deal. Deze zakelijke transacties betreffen grote hoeveelheden documenten, waarvan vele vertrouwelijk zijn en gevoelige informatie bevatten. Het gebruik van een VDR is een veilige en betrouwbare manier voor alle geïnteresseerde partijen om documenten te beoordelen en uit te wisselen tijdens hun onderhandelingen.
Bedrijven werken vaak met elkaar samen om producten te produceren en te produceren tijdens de bouw van een gebouw en om diensten aan te bieden. Het aangaan en onderhouden van deze zakelijke relaties vereist contracten en de frequente overdracht van gegevens. Virtuele datarooms zorgen voor de opslag van deze contracten en stellen direct beschikbare documenten beschikbaar die nodig zijn voor de continuïteit van zakelijke partnerships. Als voorbeeld zijn wijzigingen die door een ingenieur in de blauwdrukken van een structuur zijn aangebracht, onmiddellijk beschikbaar voor alle aannemers die bij het project betrokken zijn.
Het controleren van bedrijfspraktijken, compliance en accounts is een gangbare praktijk in alle bedrijven. Dit proces is vaak een probleem omdat werknemers moeten omgaan met externe regelgevers en regelaars. Ook hebben veel bedrijven tegenwoordig kantoren op afgelegen locaties en over de hele wereld in verschillende tijdzones. Het gebruik van een virtuele dataroom stelt advocaten, accountants, interne en externe toezichthouders en andere geïnteresseerde partijen in staat om een centraal toegangspunt te hebben. Het aanbieden van een centraal systeem vermindert fouten en tijd. Het zorgt ook voor communicatie-transparantie. Afhankelijk van het type audit varieert het toegangsniveau en de autoriteit.
Het aanbieden van een eerste openbare aanbieding (IPO) is een ontmoedigende taak die een ondenkbare hoeveelheid papierwerk vereist. Net als audits is transparantie essentieel. Bedrijven moeten grote hoeveelheden documenten maken, uitwisselen, bewaren en beheren. Vanwege de aard van de transactie hebben de meeste gebruikers beperkte toegang, zoals 'alleen bekijken'. De mogelijkheid om te kopiëren, door te sturen of af te drukken kan verboden zijn.
Alternatief voor een VDR
Hoewel virtuele datarooms veel voordelen bieden, zijn ze niet geschikt voor elke branche. Sommige overheden kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om fysieke datakamers te blijven gebruiken voor zeer vertrouwelijke informatie-uitwisseling. De schade door potentiële cyberaanvallen en datalekken overtreft de voordelen van virtuele datarooms. De resultaten van dergelijke gebeurtenissen kunnen rampzalig zijn als bedreigende partijen toegang hebben tot vertrouwelijke informatie. In die gevallen zal het gebruik van een VDR geen overweging zijn.
Vergelijk beleggingsrekeningen Aanbieder Naam Beschrijving Adverteerder Openbaarmaking × De aanbiedingen die in deze tabel worden weergegeven, zijn afkomstig van samenwerkingsverbanden waarvan Investopedia een vergoeding ontvangt.