Hoe lang moet u uw bankafschriften bewaren?
We worden allemaal gebombardeerd met zoveel papier dat het soms moeilijk is om er allemaal doorheen te waden. Tussen de ongewenste e-mail, bonnetjes en financiële documenten die we verzamelen, lijkt het misschien een beetje belachelijk om papierwerk te bewaren waarvan we denken dat we het nooit echt nodig hebben. En gezien de overstap naar online bankieren, is het niet tijd om dat oude schoenendoossysteem van archivering op te geven?
Hoewel je dat oude archiefsysteem misschien niet nodig hebt, kan er een tijd komen dat je je oude bankafschriften nodig hebt. Deze overzichten vertegenwoordigen de activiteit die plaatsvindt op uw bankrekening - een cheque, spaarrekening of ander type rekening bij uw financiële instelling (en). Lees verder voor meer informatie over hoe lang u uw verklaringen moet bewaren en waarom.
Belangrijkste leerpunten
- Bankafschriften moeten één jaar op papier of in elektronische vorm worden bewaard, waarna ze kunnen worden versnipperd.
- Het bijhouden van bankafschriften is ideaal om debet- en kredietactiviteiten te verifiëren, te beschermen tegen identiteitsdiefstal en om inkomsten te bewijzen.
- Banken geven klanten toegang tot bankafschriften voor minimaal een jaar online.
Hoe lang moet u uw verklaringen bewaren?
Als u zich niet heeft afgemeld voor het bewaren van traditionele papieren gegevens bij uw bank, betekent dit dat u papieren afschriften per post blijft ontvangen. Plan om deze bankafschriften minimaal een jaar te bewaren. U kunt ervoor kiezen om uw afschriften bij te houden en in te dienen. Maar zorg ervoor dat u ze op een plaats bewaart die gemakkelijk toegankelijk is voor u, maar uit de buurt van nieuwsgierige blikken. Als alternatief, als u goed bent in het invoeren van gegevens, kunt u ervoor kiezen om een elektronisch formaat in een boekhoudprogramma of uw eigen spreadsheet te bewaren. Na deze periode van een jaar is het veilig om ze te vernietigen en weg te gooien.
Redenen voor het bijhouden van verklaringen
Buiten het hebben van records voor aankopen, factuurbetalingen en loonstortingen, biedt het bijhouden van oude bankafschriften een aantal voordelen. De activiteit op de bankrekening moet regelmatig worden gecontroleerd op gevallen van identiteitsdiefstal en fraude met betaalpassen. Het bijhouden van verklaringen biedt verificatie van illegale activiteiten die kunnen worden gebruikt om eventuele schade te verhalen.
U kunt ook bankafschriften gebruiken om inkomsten en transactieactiviteiten te verifiëren, zoals liefdadigheidsbijdragen en zakelijke uitgaven die u mogelijk nodig hebt voor belastingaangiften. Bankafschriften die grote aankopen of betalingen bevestigen, kunnen ook de moeite waard zijn om te bewaren. U kunt kwitanties van de geldautomaat vernietigen zodra u ze met uw accountrecords hebt afgestemd. Evenzo kunnen stortings- en opnamebonnen worden versnipperd zodra transacties zijn geverifieerd met het maandelijkse overzicht.
Online versus papieren verklaringen
Het bijhouden van papieren exemplaren van bankafschriften is minder noodzakelijk dan in het verleden, gezien de beschikbaarheid van online accountinformatie. Veel banken en financiële instellingen houden maandelijkse klantafschriften vijf jaar of langer online die toegankelijk zijn via hun online bankplatforms. Gedetailleerde overzichten zijn vaak beschikbaar in gemakkelijk printbare formaten en samengevatte transactie-informatie is vaak gratis te downloaden.
U kunt mogelijk ook papieren afschriften van uw bank krijgen die een aantal jaren teruggaan. Sommige banken brengen zoek- en / of printkosten in rekening voor deze service, omdat dit niet op filiaalniveau kan worden gedaan. In plaats daarvan worden oudere verklaringen afgedrukt en voorbereid in een backoffice.
Voor de veiligheid is het het beste om papieren bankafschriften in een brandvrije kluis op een veilige locatie te bewaren. Elektronische verklaringen moeten worden bewaard in een wachtwoordbeveiligd bestand.
Afgedrukte verklaringen moeten worden bewaard op een veilige, brandveilige locatie die gemakkelijk toegankelijk is.
Documenten vernietigen
Omdat zoveel verschillende documenten verschillende vereisten hebben voor verwijdering, lijkt het misschien eenvoudiger om alles voor altijd te bewaren - inclusief bankafschriften. Het is echter niet de beste methode om sommige documenten voor onbepaalde tijd te bewaren, vooral omdat identiteitsdieven ze kunnen bemachtigen.
Andere documenten die u na een bepaalde periode moet vernietigen, zijn onder meer:
- Creditcardafschriften: bewaar ze 60 dagen tenzij ze belastinggerelateerde kosten bevatten. Bewaar ze in deze gevallen zeven jaar.
- Betaalstubs: koppel ze aan uw W-2 en vernietig ze.
- Nutsrekeningen: houd ze maximaal één jaar vast.
- Belastingaangiften en belastingontvangsten: bewaar deze net als belastinggerelateerde creditcardafschriften zeven jaar lang.
- Huis- en autoverzekeringen: vernietig de oude wanneer u nieuwe polissen ontvangt.
- Hypotheekafschriften en woningverbetering: vernietig deze wanneer u het huis verkoopt.
Hoe uw documenten te vernietigen
Wanneer u klaar bent om uw bankafschriften te verwijderen, zorg er dan voor dat u ze daadwerkelijk vernietigt. Als je ze gewoon in tweeën scheurt, voorkom je niet dat identiteitsdieven je persoonlijke gegevens samenvoegen. Als je een shredder hebt, kun je dit zelf regelen. Als dit niet het geval is, moet u mogelijk een service inhuren, vooral als u een groot aantal documenten hebt. Neem ook contact op met uw bank. Velen zullen shredderservices gratis aanbieden aan klanten.